Une industrie de 150 ans assure la facturation évolutive avec SAP VIM

ARaymond est une référence mondiale en matière de composants, d'accessoires, d'attaches et de fixations pour l'automobile, qui a été fondée en 1865. Depuis lors, l'entreprise de solutions d'assemblage industriel a ouvert des usines sur presque tous les continents. L'entreprise collabore avec un large éventail de constructeurs automobiles et de fournisseurs. Son vaste réseau fait de la gestion des factures un processus critique pour l'efficacité et la gestion des relations.

« Nous disposions auparavant d'une solution d'archivage, mais chaque facture papier devait être imputée manuellement », explique Xavier Lapray, responsable de l'équipe SAP Finance IT chez ARaymond. « Notre ambition était de devenir un bureau sans papier.  C'est pourquoi nous avons choisi d'implémenter le module SAP Vendor Invoice Management d'OpenText. »

ARaymond dispose de son propre département IT responsable de la gestion quotidienne de son environnement SAP, mais a fait appel à l'expertise SAP approfondie de delaware pour transformer tous les aspects de sa facturation, ses achats et ses données de base. 

Les machines font le travail – les humains ajoutent de la valeur

SAP VIM orchestre et automatise les processus de facturation. « VIM peut recueillir des données sur les factures auprès de diverses sources, y compris sur papier. Il numérise les factures papier et extrait les données qu'elles contiennent à l'aide de la reconnaissance optique de caractères », explique Hannes Dooms, FAST-Invoice Solution Owner chez delaware. « Comme vous pouvez l'imaginer, cela soulage les comptables hautement qualifiés du travail manuel long et sujet aux erreurs. »

Une fois les données extraites automatiquement, la facture peut être enregistrée immédiatement dans SAP sans intervention humaine, sauf en cas d'anomalie. « Le module comprend également une solution de workflow pour les employés des équipes de données de base achats/fournisseurs, leur permettant de résoudre rapidement tout problème ou d'assurer le suivi des anomalies », poursuit Hannes.

« Notre équipe peut traiter un nombre croissant de documents sans que sa charge de travail n'augmente », ajoute Ralf Heuberger, responsable des achats et VIM Power User chez ARaymond.

Chez ARaymond, ce ne sont pas seulement les processus comptables que VIM améliore. Ruben De Schrijver, chef de projet chez delaware : « Ses relations avec les fournisseurs sont également plus étroites et plus riches. Les demandes de statut peuvent être satisfaites immédiatement, les factures sont traitées plus rapidement et l'approbation sera automatisée et entièrement numérique via un portail Web et une application Fiori intuitive. »

Relever les défis en tant que collaborateurs

delaware a développé un modèle unique pour SAP VIM, FAST-INVOICE, qui assure une implémentation rapide, des économies budgétaires et une configuration facile pour de nombreux types d'entreprises. « Mais comme ARaymond est très intéressée par l'amélioration maximale de chaque processus, nous avons eu de nombreuses discussions sur la façon d'améliorer encore notre solution standard, » explique Ruben.

Depuis le déploiement initial en Allemagne, de nombreuses améliorations ont été introduites pour relever des défis uniques dans de nombreux domaines différents. « Nous avons commencé à implémenter la solution il y a des années, avec de nouvelles fonctionnalités et des déploiements réguliers. »

« Pour ne donner qu'un exemple, son équipe se heurtait à des problèmes de documentation d'importation lors de l'importation de marchandises en provenance de pays non membres de l'UE », explique Hannes. « Elle avait besoin d'un processus unique pour vérifier les données contenues dans ces documents d'importation et pour s'assurer que le fournisseur était légalement conforme. Il a fallu une étroite collaboration et une ouverture d'esprit pour développer cette solution, qui est actuellement à l'essai. »

« La collaboration est vraiment une caractéristique de la relation entre delaware et ARaymond », ajoute Ruben. « Nous réalisons le travail technique, mais nous pensons ensemble pour développer des solutions complètes qui répondent aux besoins de l'entreprise. »

« Les consultants de delaware ont de très solides compétences, » convient Ralf. L'équipe est vraiment extraordinaire : parce que les experts de delaware consultent et développent, ils sont présents des deux côtés du projet, ce qui accélère la communication et les délais de mise en œuvre. »

Moins de chaos, amélioration continue dans tous les domaines

Le résultat ? « Le principal avantage est que le processus est devenu beaucoup moins chaotique. Le système comprend divers contrôles automatiques qui permettent aux équipes d'identifier les problèmes non seulement au niveau des factures, mais aussi au niveau des achats et des marchandises réceptionnées », poursuit Ruben. Depuis son implémentation, VIM a permis à ARaymond d'identifier réellement les points faibles de son entreprise et de prendre des mesures à leur égard. »

Le suivi des factures est également devenu plus simple, plus clair et plus rapide. « Les employés ont une vue d'ensemble instantanée de la facture, de l'endroit où elle se trouve, de son responsable et de son statut actuel – il n'est pas nécessaire d'appeler ou d'envoyer un courriel à quiconque. Grâce à VIM, ces processus sont également standardisés dans de nombreuses entités différentes à travers le monde. »

Enfin, l'amélioration continue et les nouvelles fonctionnalités permettent à ARaymond et delaware d'introduire de nouvelles méthodes de travail évolutives et de s'améliorer dans des domaines autres que la facturation. Xavier : « La solution nous aide à atteindre nos objectifs de développement durable en permettant un flux sans papier, en améliorant les contrôles internes et en normalisant la séparation des tâches. »

« Nous continuons de déployer diverses fonctionnalités de SAP VIM dans différents pays. Nous sommes tous impatients de voir les possibilités que cette technologie va continuer d'offrir, » conclut Ralf.

Le traitement manuel des factures vous déprime ? Rationalisez tous les processus d'achat, de comptes créditeurs et de données de base des fournisseurs avec SAP VIM – et notre accélérateur FAST-INVOICE.