Comment John Cockerill construit un Digital Workplace plus collaboratif

Le besoin d’offrir aux collaborateurs davantage de flexibilité pour interagir au sein d’équipes de plus en plus distribuées géographiquement était déjà inscrit dans les astres. Il a toutefois été considérablement accéléré par la pandémie, permettant aux collaborateurs de rester connectés, au propre comme au figuré.

3 principes clés pour susciter l’adhésion

La mise à disposition de nouvelles technologies ne suffit pas en tant que telle à améliorer les modes de communication et de collaboration. Un risque typique de ce genre de déploiement est de donner l'impression que l'on multiplie les outils de partage et de stockage. Il convient aussi d’offrir plus de flexibilité à l’utilisateur tout en garantissant une certaine structure dans les interactions en équipe. Enfin, il faut aussi que les utilisateurs s’approprient réellement leur nouvel environnement de travail et en comprennent les avantages.

Pour amener la collaboration au niveau supérieur, John Cockerill, en tandem avec delaware, a appliqué trois principes fondateurs dans le déploiement de cette Digital Workplace :

1. Impliquer les métiers

L’équipe projet a veillé, dès le début, à impliquer tous les secteurs et une grande diversité de profils métiers dans le co-déploiement de la plateforme. Concrètement, des ‘IT business partners’, dans un rôle de passerelle entre l’IT et le business, étaient au coeur de l’équipe projet. Un réseau d’une centaine d’ambassadeurs a par ailleurs été mis sur pied et animé pour promouvoir le bon usage des outils 0365 et inspirer les collègues. Un certain nombre d’utilisateurs clés ont également alimenté des analyses d’impact pour optimiser par exemple la structuration des canaux dans Teams selon leurs spécificités business.

“L’une de nos leçons avec ce projet est qu’une approche inclusive, impliquant une grande diversité de profils métiers, est une première étape pour maximiser l’adoption de la plateforme,” épingle Benoit Delvaux, product owner Office365.

2. Automatiser la gouvernance

Une plateforme collaborative comme Teams peut vite générer le chaos, si elle est déployée sans aucun garde-fou. Il faut donc trouver un équilibre entre davantage d’autonomie pour l’utilisateur et un certain contrôle sur la création et la gestion des espaces collaboratifs. “Des règles de gouvernance, aussi bien écrites et claires soient-elles, ne suffisent pas. Il faut parvenir à les automatiser et les intégrer véritablement à la plateforme,” ajoute Benoit Delvaux. C’est ce que John Cockerill a pu réaliser à travers l’application Workspaces de delaware, intégrée à Teams. “Cette application permet d’éviter le chaos en guidant l’utilisateur dans le processus de création d’un espace Teams et en garantissant la conformité à certaines règles de sécurité et de confidentialité des données. Workspaces permet également de préconfigurer un espace collaboratif sur la base de spécificités métiers,” poursuit Vincent Sterken, chef de projet chez delaware.

3. Soigner la gestion du changement

Une Digital Workplace ne peut porter ses fruits que si son adoption par les utilisateurs est optimale. La gestion du changement a été au cœur de ce projet, avec pas moins de 80 activités en un an, toutes centrées sur l’adoption par l’utilisateur : contenus (vidéo) pour sensibiliser aux bénéfices attendus et au pourquoi de ce déploiement, coaching du management et support permanent aux ambassadeurs pour essaimer l’envie de s’emparer des outils, portail d’aide pour guider les utilisateurs vers des formations et des webinaires ou encore sessions ‘Coffee corners’ sur Teams pour répondre aux questions spécifiques des utilisateurs.

“L’adoption est un parcours. Il ne faut pas croire qu’il suffit de communiquer pour convaincre. C’est un processus d’amélioration permanente qui se poursuit après le déploiement,” observe Benoit Delvaux, pointant notamment la mise sur pied d’une communauté de pratique et d’un comité de gouvernance, réunissant l’IT et le business, pour faire évoluer la plateforme et disséminer des bonnes pratiques.

L’innovation depuis 200 ans

Animé depuis 1817 par l’esprit d’entreprendre et la soif d’innover de son fondateur, le Groupe John Cockerill met au point des solutions technologiques à grande échelle pour répondre aux besoins de son temps : préserver les ressources naturelles, contribuer à une mobilité plus verte, produire de manière durable, combattre l’insécurité et faciliter l’accès à l’énergie renouvelable. Son offre aux entreprises, aux États et aux collectivités se matérialise en services et équipements associés pour les secteurs de l’énergie, de la défense, de l’industrie, de l’environnement, des transports et des infrastructures.

Deux vidéos pour en savoir plus

Découvrez dans cette interview de Gérard Purnode, CIO de John Cockerill, pourquoi la gestion du changement est un facteur de succès essentiel de tout projet de transformation digitale.

Cette étude de cas « How John Cockerill built a new hub for teamwork », extraite de la Digital Workplace Conference (le 27 mai à Bruxelles), revient plus en détails sur les leçons apprises.

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