Comment RMB a développé l’usage des outils digitaux auprès de ses utilisateurs

mars 22, 2021

En l’espace d’un an, la régie publicitaire RMB a pu faire progresser sensiblement sa maturité numérique au travers du déploiement d’un environnement de travail centré sur les outils Office365 en général et Teams en particulier. En s’appuyant sur l’expertise de delaware, sur le plan technique et fonctionnel autant qu’en matière de gestion du changement, la Régie Média Belge a réussi à développer l’usage des outils digitaux auprès de ses utilisateurs.

Le parcours de RMB vers la ‘digital workplace’ s’est effectué en trois temps, au rythme effréné d’une année 2020 hors normes.

Dans un premier temps, dès les premiers signes de télétravail ‘forcé’, il a fallu parer au plus pressé et faire en sorte que les équipes puissent rester connectées à distance. Il est peu de dire que l’usage de la vidéoconférence et du chat dans Teams a été accéléré pour maintenir une certaine continuité des affaires.

Dans un second temps, il a été nécessaire d’apporter de la gouvernance et de la structure dans les modes de collaboration. Ce besoin a été rencontré par le déploiement de l’application de gouvernance Workspaces, un développement spécifique de delaware, au sein de Teams. Les utilisateurs ont ainsi été davantage encadrés dans la gestion de leurs espaces collaboratifs, tout en bénéficiant d’une autonomie accrue.

Enfin, la troisième priorité a été d’organiser la migration des fichiers partagés d’un environnement virtualisé sur des serveurs Citrix vers la nouvelle ‘workplace’ basée sur Office365, avec Teams comme porte d’accès.

Un accompagnement de qualité

Lors de ces trois temps, RMB a pu compter sur la réactivité des experts de delaware pour débloquer des freins techniques autant que de répondre aux questions des utilisateurs finaux. « Nous avons pu compter sur un accompagnement de qualité, tant pour éclairer des procédures techniques que pour positionner l’utilisation des différents outils, » explique Sandrine Penninckx, directrice marketing & communication de RMB et sponsor du projet ‘workplace’. « La collaboration entre experts techniques et business a bien fonctionné. Dès le début du projet, nous avons eu en face de nous des consultants IT que nous comprenions. C’est loin d’être toujours le cas. Dans le cas présent, les consultants de delaware ont fait l’effort d’abandonner tout jargon inutile pour se mettre au niveau de leurs interlocuteurs. »

Dès le début du projet, nous avons eu en face de nous des consultants IT que nous comprenions. C’est loin d’être toujours le cas.
Sandrine Penninckx, directrice marketing & communication de RMB

Attention accrue pour le facteur humain

« La réussite d’un projet Digital Workplace centré sur Office365 et Teams se jauge à l’adoption par les utilisateurs, » rappelle Benoit Loffet, Manager Digital Workplace chez delaware. « En étroite collaboration avec RMB, nous avons pu véritablement accompagner le changement et donner au facteur humain toute la place qu’il mérite. »

C’est ainsi qu’outre le déploiement technique et fonctionnel des outils Office365, delaware a conçu et mis en œuvre un plan intégré de communication et de gestion du changement qui incluait un portail d’apprentissage, des webinaires et sessions interactives ainsi que des permanences pour répondre aux questions individuelles des utilisateurs.

« Nous avons sondé nos utilisateurs à propos de leur sentiment sur les outils digitaux concernés. Nous constatons très clairement que les gens sont bien plus positifs et ouverts qu’ils ne l’étaient il y a encore quelques mois, signe que l’accompagnement qui a été mis en place avec delaware porte ses fruits en termes de maturité numérique, » conclut Sandrine Penninckx.

En étroite collaboration avec RMB, nous avons pu véritablement accompagner le changement et donner au facteur humain toute la place qu’il mérite.
Benoit Loffet, Manager Digital Workplace chez delaware

RMB identifie trois grands avantages à ce projet Workplace mené avec delaware :

  1. Collaboration accrue en interne et en externe, dans un cadre structuré et gouverné ;
  2. Gains d’efficacité en raison d’une maturité digitale accrue ;
  3. Continuité des affaires en dépit du Covid.

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