Conformité : du fardeau financier à l'avantage concurrentiel

Conformité : du fardeau financier à l'avantage concurrentiel

L'un des défis les plus récurrents auxquels vous êtes confronté, en tant que CFO, est peut-être de maîtriser la complexité de la conformité dans l'environnement réglementaire actuel qui évolue rapidement. Comment pouvez-vous tenir votre entreprise à niveau avec l'augmentation des réglementations mondiales et régionales – et même convertir la conformité en avantage concurrentiel au lieu d'une perte financière et d'un fardeau administratif ?

La conformité réglementaire est un sujet très vaste, qui va des rapports, des formalités fiscales et douanières et de la réglementation en matière de sécurité des travailleurs et des produits à l'atténuation des risques liés à la vie privée, à la (cyber)sécurité, à la durabilité, aux droits humains, etc. 

Au-delà de l'évitement des pénalités et des atteintes à la réputation

« Au départ, la plupart des entreprises considèrent leurs efforts de conformité comme une affaire de "cases à cocher" pour éviter le risque de pénalités et d'atteinte à la réputation », explique Kristof Verbeken, SAP Compliance Manager chez delaware. « Cependant, cette perception est en train de changer. Les entreprises sont de plus en plus conscientes que l'anticipation des risques et le respect des exigences réglementaires peuvent les aider à optimiser la qualité de la performance globale, améliorer l'expérience client, garantir la sécurité des travailleurs, etc. Ainsi, les entreprises intègrent progressivement la conformité dans leurs stratégies commerciales. La technologie peut les aider à y parvenir. »

Comment votre système ERP peut-il vous aider à appliquer la conformité ?

« La conformité implique de fournir des rapports nombreux et variés à toutes sortes d'autorités, de fournisseurs et de clients. Comme les données sont souvent réparties entre de nombreux silos et fonctions, les réponses sont le plus souvent ponctuelles », poursuit Kristof. « Avec un système ERP, il devient plus facile de respecter la conformité dans chaque processus, car il aide à maintenir à jour le contenu réglementaire, à collecter des informations de conformité auprès des clients et des fournisseurs, à suivre les enregistrements et les volumes de substances, etc. Il peut également automatiser les classifications de produits et le processus de distribution de fiches de données de sécurité ainsi que l'étiquetage, le stockage et l'expédition des matières dangereuses en toute sécurité. »

« Par exemple, pour se conformer à la réglementation européenne REACH, les fabricants doivent enregistrer certains produits chimiques et leurs quantités avant de pouvoir les produire ou les importer en Europe. Les systèmes ERP suivront automatiquement les enregistrements requis et les qualités des substances. » 

Le pouvoir de l'intégration

Les systèmes logiciels spécialisés sont utiles pour faciliter les processus de conformité dans des domaines spécifiques tels que la gérance des produits, la fiscalité et les douanes. Un logiciel de conformité peut, par exemple, aider à suivre et à vérifier les volumes de substances réglementées et à déterminer l'état de conformité des matériaux sur la base d'un contenu réglementaire actualisé. Il peut également déterminer automatiquement les pays d'origine des marchandises, fournir les codes douaniers des produits, assurer le suivi des licences d'importation ou générer des déclarations en douane, afin de se conformer aux réglementations douanières – comme l'illustre le cas Decathlon.

« Il est toutefois important que ces solutions soient étroitement intégrées à d'autres systèmes », souligne Kristof. « Ce n'est qu'en intégrant les données transactionnelles et les données de base de divers processus commerciaux, tels que la R&D, les achats, la fabrication, la logistique et les ventes, que vous serez en mesure d'obtenir des résultats de conformité cohérents, fiables et efficaces. » 

Pour s'assurer que la conformité apporte une véritable valeur opérationnelle, Kristof conseille une intégration encore plus poussée : « Les entreprises doivent connecter leurs processus de conformité à leur stratégie générale », dit-il. En d'autres termes, la conformité n'est pas uniquement la responsabilité du CFO ou du responsable de la conformité : chaque département a un rôle à jouer.

5 étapes pour accroître la sensibilisation à la conformité

Les étapes suivantes peuvent vous aider à sensibiliser l'ensemble de votre organisation à la conformité et permettre aux dirigeants des différents services d'agir conformément aux normes de conformité.

1. Dressez le profil de la vulnérabilité de votre entreprise au risque. Donnez la priorité aux domaines les plus à risque;
2. Sensibilisez l'ensemble de l'entreprise à la responsabilité de chaque service en matière de conformité;
3. Automatisez le plus de processus possible;
4. Formez les employés à la bonne exécution de leurs tâches inhérentes à la conformité;
5. Élaborez et communiquez une procédure de recours à la hiérarchie.

Experts en conformité

delaware a réalisé avec succès de nombreux projets de conformité pour de grandes entreprises, ce qui fait de nous un expert en processus de conformité dans le domaine du commerce mondial et de l'EH&S. Nous pouvons vous aider à adopter une approche intelligente pour automatiser et optimiser vos activités de conformité.