Wat is het succes achter de 25 succesvolle RPA-cases bij Umicore?

Om de RPA-technologie en de mogelijkheden ervan grondig te verkennen, zette Umnicore de stap richting robotisering door een RPA-expertisecentrum te lanceren. Daarbij koos het voor UiPath als het geprefereerde RPA-platform."We waren ervan overtuigd dat RPA snel zakelijke voordelen zou opleveren", begint Joris Peeters, Director Business Applications IT. "De beste manier om die voordelen te bereiken was door pilotprojecten op te zetten in domeinen waar we een snelle ROI verwachtten, zoals treasury, audit, fiscaliteit en boekhouding, naast inkoop en IT-administratie." 

Terugverdientijd: 3 tot 9 maanden

"De uitdaging bij finance projecten, is dat voor ons finance teams, de ROI altijd top of mind is", geeft Koen van Impe, Global Process Owner Finance, toe. "RPA past daar perfect bij, want je kunt beginnen met een minimale startinvestering en voortdurend blijven opschalen met nieuwe producten en robots. Doorgaans is de terugverdientijd van een RPA-project ongeveer drie tot negen maanden. Naast ROI is ook datakwaliteit een waardevolle maatstaaf voor het prioriteren van cases." 

"Dat is echter alleen belangrijk als je processen wil aansluiten bij RPA", voegt Joris toe. "Een RPA-project lanceren alleen omdat je RPA wilt proberen is niet de juiste manier. Begin met de business case: wat zijn de uitdagingen waar het finance team tegenaan loopt, wat zijn de processen waar verbetering nodig is en welke processen en workflows zijn goed geschikt voor RPA. Wanneer een proces opnieuw moet worden ingericht of worden verbeterd, is RPA vaak slechts één van - of een deel van - de mogelijke oplossingen."

Zorgen voor betrokkenheid

Uit ervaring weet Umicore dat betrokkenheid van werknemers cruciaal is voor het succes van elk digitaliseringsproject. Daarom hebben ze de zakelijke gebruikers nauw betrokken bij de RPA-pilotprojecten. Koen: "We organiseerden een workshop waarin we de basisprincipes van procesautomatisering en voorwaarden voor een goede RPA case uitlegden. Samen met mensen uit onze financiële teams wereldwijd, hebben we vervolgens een reeks van mogelijke business cases verzameld." 

4 voorwaarden voor een goede RPA case, volgens Umicore:

• De input is digitaal (of kan gedigitaliseerd worden): de gegevens en bestanden zijn opgeslagen op een computersysteem;
• De input is gestructureerd, zoals Excel- of databasebestanden, in plaats van ongestructureerd (e-mails, interpretatiegevoelige input, etc.);
• Het proces is gebaseerd op regels: het kan bijvoorbeeld gevisualiseerd worden in beslissingsbomen zonder al te veel uitzonderingen;
• Het proces is stabiel: het kan consistent worden uitgevoerd over een langere periode (minimaal 6 maanden).

De ideale processen voor RPA

Umicore heeft tot nu toe meer dan 25 RPA business cases in finance succesvol afgerond. Deze kunnen worden onderverdeeld in drie grote projecttypes:

• Het vervangen van administratieve en routinematige werkzaamheden: Taken die voorheen door mensen werden gedaan (bv. het aanmaken van SAP-gebruikers). 
• Het valideren van menselijke werkzaamheden: Taken zoals het vergelijken van documenten met veel gegevens kan vervelend en tijdrovend zijn om te verwerken.   
• Het uitvoeren van arbeidsintensieve taken: Taken die bleven liggen omdat ze te arbeidsintensief waren. Gevallen die voornamelijk verband houden met gegevenskwaliteit en auditprocessen, zoals het verifiëren van alle coördinaten en informatie van nieuwe Umicore-leveranciers (70 tot 80 criteria voor 10.000+ leveranciers/jaar).

Mens en machine werken samen

"Robotsystemen zijn in deze gevallen ideale stand-ins voor mensen", vervolgt Joris. "Ze zijn 24/7 beschikbaar en verliezen hun focus niet, hoe lang ze ook bezig zijn." Koen: "Dat klinkt natuurlijk best hard voor mensen. Sommige werknemers waren bang dat RPA hun baan zou wegnemen in plaats van de werkdruk te verlichten. Maar het is absoluut niet ons doel om mensen te vervangen. Door routine- en foutgevoelige activiteiten over te nemen, maakt RPA de tijd van financiële teams vrij om interessanter werk met toegevoegde waarde uit te voeren."  

"De controles van leveranciersfacturen om dubbele facturen op te sporen, wordt grotendeels gedekt door ERP-systemen, maar sommige gevallen glippen door de ingebouwde controles heen. Door RPA te combineren met zogenaamde “fuzzy logic algoritmes” kunnen we vermoedelijke dubbele facturen identificeren en rapporteren aan de A/P-accountants. Zelfs als de ontdekte gevallen uitzonderingen blijven, gaat het nog steeds om veel geld en heeft het een directe impact op de cashflow en P&L. De ROI van deze situatie is behoorlijk, aangezien de oplossing ook kan worden toegepast op historische gegevens."

Vergeet de 'people magical triangle' niet

Hoewel de ROI van RPA snel en hoog zijn, vereisen RPA-tools wel de nodige expertise om ze te bouwen, te integreren en soepel te laten werken. "Vandaar ons RPA-expertisecentrum", zegt Joris. "Sterker nog, we hebben drie verschillende rollen nodig om een RPA-project te ondersteunen: technische mensen met een focus op analyses om de bots te ontwikkelen, bedrijfsmensen met ervaring in de workflows en processen om de ideeën in te brengen en - in sommige gevallen - een IT-expert (bv. een SAP-expert) die de applicaties tot in detail kent. Dat hoeven geen verschillende personen te zijn, maar ze moeten wel verschillende petten kunnen dragen."

delaware als deskundige partner

Sinds de start van RPA bij Umicore is delaware de uitvoeringspartner. Twee fulltime medewerkers helpen het interne team bij het bouwen en uitvoeren van de RPA-technologie. "Elke case is een co-ontwikkeling", zegt Koen. "Daarnaast komen we om de twee weken samen om de status en de voortgang van RPA-cases en mogelijkheden in de toekomst te bespreken."

Terugkijkend op de 25 cases die succesvol zijn afgerond en de cases in het vooruitzicht, gelooft Umicore in de voordelen van RPA. "De kracht van RPA is aangetoond. We zijn al begonnen met het kapitaliseren van onze RPA-investeringen. Vanaf nu helpt elk nieuw project ons de (kosten)efficiëntie verder te verhogen en de lat hoger te leggen", besluit Joris. "Door RPA-technologie steeds meer te combineren met andere digitale technologieën zoals Webscraping, OCR, kunstmatige intelligentie en fuzzy logic, zullen we in de toekomst nog meer waarde kunnen toevoegen."