Robotic Process Automation: voor alle tijdrovende (en saaie) klussen

dec 13, 2021

Businessprocessen bestaan uit meerdere repetitieve handelingen. Orderverwerking, adresmutaties, kilometerdeclaraties: het gaat om heel veel dezelfde handelingen. Met behulp van Robotic Process Automation kun je veel van zulke taken automatiseren. Is het wat voor jouw organisatie?

Computers bestaan al decennia, dus waarom doen we nog steeds veel administratie met de hand? Dit komt omdat bedrijven werken met verschillende systemen. Bijvoorbeeld voor boekhouding, facturatie, productie en voorraadbeheer. Informatie uit de ene applicatie kan niet rechtstreeks uitgewisseld worden met de andere. Maar dat betekent niet dat dit per se door een mens gedaan moet worden. Robotic Process Automation (RPA) kan je dit werk uit handen nemen.

RPA zorgt ervoor dat deze tijdrovende, handmatige processen automatisch worden uitgevoerd. Medewerkers kunnen zich bezighouden met werk dat meer toegevoegde waarde heeft voor het bedrijf. De 'virtuele' RPA-robots kunnen deze taken 24/7 (dag en nacht) uitvoeren op de achtergrond. Daarnaast werkt een robot op een 'logische' wijze en maakt dus geen menselijke fouten.


Om het duidelijk te maken even de kenmerken van RPA op een rijtje.


WAT IS RPA WEL?

WAT IS RPA NIET?

  • Automatiseringssoftware
  • Een virtuele bot die integreert met andere applicaties
  • Ontwikkelplatform voor (geautomatiseerde) processen

 

  • Een fysieke robot
  • Alleen voor grote bedrijven
  • Een vervanging voor mensen
  • Een ERP-software

 


Wat kan RPA voor jouw bedrijf betekenen?

  • Verhogen van nauwkeurigheid en conformiteit (geen menselijke fouten)
  • Verlagen van kosten
  • Meer medewerkers beschikbaar maken voor kwalitatiever werk
  • Verhogen van de werknemerstevredenheid en/of klantentevredenheid
  • Accelereren en in kaart brengen van gestandaardiseerde processen (de basis van elk RPA project!)
  • Pandemie-proof (kan overal, op elk moment en van op afstand geïmplementeerd worden)


Dat klinkt, zoals wel vaker bij automatiseringsprojecten, nog behoorlijk abstract. Daarom een paar voorbeelden uit onze praktijk. 

1.     Automatisch facturen in SAP verwerken vanuit een e-mail

Veel bedrijven ontvangen facturen standaard via een specifiek mailadres. Deze inkomende facturen worden vaak nog handmatig bekeken voordat ze verwerkt worden in bijvoorbeeld het SAP Invoice Management systeem. De financiële afdeling loopt deze e-mails stuk voor stuk na om te beoordelen of de mail wel een factuur als bijlage bevat, om ze vervolgens door te sturen naar SAP voor de vervolgstappen.

RPA kan dit proces automatiseren, zodat deze mails automatisch gecontroleerd worden en verstuurd worden naar het SAP Invoice Management systeem. Daarbij controleert RPA bijvoorbeeld ook op company codes. Verder kunnen er ook nog extra functionaliteiten toegevoegd worden. Bijvoorbeeld de afzender informeren over de behandelingsstatus of eventuele foutmeldingen doorgeven wanneer de factuur niet in goede orde ontvangen is.

 

2.     Instroom – Automatisch verwerken van personeelsdossiers

Tegenwoordig werken bedrijven met talloze verschillende bedrijfssystemen. Zo worden er vaak nog diverse platformen gebruikt voor het verwerken van personeelsgegevens. Dat levert allerlei uitdagingen op, bijvoorbeeld wanneer nieuwe medewerkers in een bedrijf instromen. HR-medewerkers moeten per medewerker controleren of de basisinstructies al afgerond zijn en vervolgens moeten de gegevens van het ene systeem handmatig overgezet worden naar het andere. De ondernomen acties moeten dan weer in het eerste systeem worden genoteerd, zodat het instroomproces van deze medewerker afgerond kan worden.

Je kunt dit tijdrovende proces automatiseren met behulp van RPA. De robot controleert dagelijks of er nog acties openstaan bij nieuwe medewerkers. Indien de nodige acties zoals de basisinstructies afgerond zijn, kunnen de personeelsgegevens overgezet worden en wordt dit genoteerd in de verschillende systemen zoals SAP, SharePoint en meer. De robot kan dit snel en vooral foutloos.

 

3.     Kilometerdeclaraties van medewerkers verwerken

Medewerkers sturen hun reisdeclaraties op door middel van een vast Excel bestand waarin de verschillende vertrek- en aankomstlocaties worden aangegeven plus het aantal gereden kilometers.  Deze declaraties worden handmatig gecontroleerd en daarbij wordt het aantal kilometers tussen twee locaties geverifieerd met behulp van Google Maps. Klopt alles? Dan gaat de informatie naar SAP. Het is duidelijk dat dit veel tijd en energie vergt, zeker als er veel medewerkers zijn met kilometerdeclaraties.

We kunnen dit proces met RPA van begin tot eind automatiseren. De medewerkers blijven hun declaraties gewoon opsturen, in Excel, naar hetzelfde emailadres. De robot checkt elke regel in het bestand én controleert de afstanden via Google Maps.   Vervolgens worden de geverifieerde declaraties in SAP verwerkt.

Wat kan delaware voor jou betekenen?

We hebben kennis en expertise te over als het gaat om RPA. Daarnaast werken we nauw samen met UiPath en SAP Intelligent RPA, twee van de meest gerenommeerde systemen voor RPA. Samen met jou bekijken we graag welke (administratieve) processen versimpeld kunnen worden door de implementatie van Robotic Process Automation.

Voor meer informatie, bezoek onze webpagina van Robotic Process Automation of neem contact met ons op.