Veilig en gemakkelijk documenten delen met Core Share

Veel bedrijven delen documenten simpelweg via de e-mail. Afgezien van het feit dat de e-mailapplicatie daar niet voor is bedoeld, levert het ook allerlei problemen op. Zo is e-mail vooral een persoonlijke toepassing: wat jij binnenkrijgt geldt niet automatisch voor alle betrokkenen, tenzij de zender eraan denkt om die in cc te zetten. Documenten komen als kopie uit een systeem en moeten na externe bewerking weer teruggezet worden. Dat betekent handmatig versiebeheer, altijd een slecht idee. En dat allemaal nog afgezien van de vraag hoe veilig het is om documenten via de e-mail te versturen, als het gaat om privacy. 

Gedeelde cloud-opslag

Zeker bij grote hoeveelheden en bij grote bestanden, grijpen organisaties vaak naar gedeelde cloud-opslag, zoals Dropbox, OneDrive, Google Drive. Maar dat lost maar een deel van de problemen op. Want vaak betekent dit dat er alsnog een document uit de organisatie vertrekt, om gewijzigd terug te komen. En hoewel je kunt samenwerken aan documenten, is er geen versiebeheer en weet je meestal niet wat er het laatst is aangepast en door wie.

Wat je wilt, is een systeem waarin documenten worden beheerd, waarin traceerbaar is wat er is uitgestuurd, wat er binnenkomt, en wie, wat, wanneer heeft aangepast. Ook wil je kunnen bepalen wie er toegang heeft tot welk document. En graag gemakkelijk in gebruik.

OpenText Content Suite en Core Share

Dat roept om een centraal systeem: één plek waar alle documenten zijn opgeslagen en dat dient als vertrekpunt voor alle content die jouw organisatie genereert. OpenText Content Suite is zo’n documentbeheersysteem, dat om kan gaan met alle typen content, van technische tekeningen tot systeemrapporten en van contracten tot foto’s. Ook e-mails kunnen in dit systeem worden beheerd. De kern zit hem in de metadata, extra informatie over het document die wordt opgeslagen samen met de content zelf. In OpenText Content Suite kun je documenten daardoor gemakkelijk terugvinden, catalogiseren en beheren.

Belangrijk onderdeel van Content Suite is OpenText Core Share. Deze toepassing zorgt ervoor dat de content die met Content Suite wordt opgeslagen en beheerd, gedeeld kan worden. Hiermee kun je bepalen wat er wel en niet gedeeld wordt, of dat delen dan ‘alleen lezen’ is of ook bewerken en downloaden. Je kunt met behulp van Core Share ook samenwerken aan gedeelde documenten met volledige bewerkingsgeschiedenis. Bovendien kun je als dat nodig is het delen van specifieke documenten direct stoppen. 

Gemakkelijk gebruik

Belangrijk is dat Core Share voldoet aan alle regels rondom privacy (AVG). Zo is er een audit trail, waarin je het spoor terug kunt volgen wie wanneer toegang heeft gehad en welke documenten door wie met wie gedeeld zijn. Ook kun je aangeven hoe lang een document gedeeld mag worden, waarna de toegang automatisch wordt stopgezet.

Voor de externe gebruikers is alles transparant. Qua manier van werken wijkt het niet echt af van bekende gedeelde opslagoplossingen als Dropbox, OneDrive of Google Drive. Alles is bovendien te benaderen via de browser, dus geen aparte applicatie nodig.