Hoe houden we grip op de content in MS Teams?

30 06 2022
  • IT
  • OpenText

Door de lockdowns en het verplicht thuiswerken heeft Microsoft Teams zijn intrede gemaakt. Het wordt voor een groot deel ingezet om online te vergaderen maar ook als gedeelde samenwerkings omgeving. Even een “Team” opzetten is zo gebeurt en met dat zelfde gemak kunnen we ad hoc documenten delen en er gelijktijdig in werken. Dit ad hoc karakter werkt natuurlijk erg prettig maar brengt op het gebied van governance en documentbeheer grote uitdagingen met zich mee. Hoe managen we de content, gecreëerd of gedeeld in een teams omgeving op een efficiente manier?

Microsoft positioneert Teams als samenwerkingstool en hub voor Office 365 en de daarbij behorende applicaties. De acceptatie als tool voor het samenwerken binnen Teams is door de onverwacht snel stijgende populariteit in een stroomversnelling gekomen. Bedrijven en organisaties ontdekken de voordelen van het integrale gebruik van Office-toepassingen binnen het Teams-platform. Ook komt elk document dat wordt gedeeld in Teams in de achtergrond automatisch toegevoegd aan een SharePoint-omgeving of OneDrive van de organisatie. Er is geen goed beeld waar de content precies wordt opgeslagen en daar gaat het vervolgens vaak mis.

Document chaos

Teams blinkt uit in zijn eenvoud maar kent weinig voorzieningen voor het gestructureerd en geclassificeerd opslaan van content zoals documenten, chatgeschiedenis, opgenomen videovergaderingen enzovoort. Dat betekent minder mogelijkheden voor documentmanagement of informatiemanagement. Bijvoorbeeld: binnen Teams kun je kanalen aanmaken voor samenwerkende teams binnen een organisatie, maar daar is geen controle op qua naamgeving wat het zoeken lastiger maakt. Organisaties waarin het juist managen van content van belang is zouden hun Teams-omgeving moeten aanvullen met een geïntegreerde volwaardige document management oplossing.

Krijg de grip terug

Bij delaware helpen wij organisaties de grip terug te krijgen op de content door deze centraal en volgens de door de organisatie vastgestelde richtlijnen op te slaan. Daarmee creëren we een ‘single source of truth’, volledig geïntegreerd binnen Teams en de rest van de Office 365-producten. Dit doen we door gebruik te maken van een product van OpenText genaamd Extended Enterprise Content Management (xECM). OpenText xECM biedt een breed scala aan informatiemanagement-functionaliteiten. Denk hierbij aan automatisch versiebeheer, document (approval) workflows, metadata toekennen, records management en nog veel meer.  

Hoe ziet dat er dan in de praktijk uit? In Teams is een aparte tab beschikbaar waar de centrale content van xECM toegankelijk wordt gemaakt.Ook in andere Office-applicaties vind je OpenText-functionaliteit terug, zodat samenwerken en co-authoring gemakkelijker wordt. Bijvoorbeeld in Outlook, voor de meeste mensen de applicatie waarmee ze hun werk organiseren. Deze invoegtoepassing geeft ook toegang tot de content in Teams en de kanalen, tot SharePoint en OneDrive. Een zoekfunctie grijpt direct toe op alle informatiesilo’s. Je kunt ook SharePoint direct als front-end gebruiken en daarbij alle content ontsluiten voor je Office 365-gebruikers. Die kunnen daarmee de hele Content Server doorzoeken naar relevante content, metadata bekijken en nieuwe content toevoegen. 

Meer weten over hoe delaware kan helpen de grip op content kan vergroten?

gerelateerde content