Hoe start-ups de spelregels van information management veranderen

In januari 2017 publiceerde Gartner een blogpost waarin gesteld werd dat Enterprise Content Management (ECM) dood was, althans vanuit het oogpunt van de auteur. Een nieuwe term werd de wereld ingestuurd: Content Services was een feit. Hierbij is content services platform een verzameling van services en micro-services die worden samengebracht tot een geïntegreerde productsuite of als aparte applicaties met een gedeelde API. De mogelijkheid om verschillende types informatie en content te exploiteren en zo accuraat mogelijk te voorzien in oplossingen voor een brede waaier use cases is ontstaan. Deze beweging was volgens Gartner noodzakelijk om de klassieke uitdagingen van een ECM programma te verhelpen en te zorgen dat de evolutie van technologie sneller haar weg kan vinden naar een steeds kritischer wordende gebruikersbasis.

Co-creation met innovatieve startups

Als we kijken naar de beweging van de grote spelers in de markt, valt op dat ze de content services filosofie van Gartner volgen. We zien steeds meer nieuwe services verschijnen in platforms en suites. Soms is dit het gevolg van in-house onderzoek en ontwikkeling, maar steeds vaker door acquisities van innovatieve startups. Neem Microsoft die werk blijft maken van het verbreden van zijn microservices op Azure. Hierbij vinden we steeds meer ondersteuning voor natural language processing van zowel tekst als spraak - die ook gebruikt worden voor hun product Delve. Of Microsoft Teams: een combinatie van content en communicatie services, dat erop gericht is om productiviteit en samenwerken nog eenvoudiger te maken. OpenText kocht Hightail om een verbeterde oplossing aan te bieden voor samenwerking op het gebied van foto- en videobewerking. Ook de kleinere, opkomende spelers verbreden. Een goed voorbeeld is het Finse M-Files. Zij kochten vorig jaar het Canadese Apprento om hun visie rond intelligent informatiebeheer verder vorm te geven.

Steeds slimmer

In de vorige blog spraken we over de impact van artificiële intelligentie en machine learning op information management. In 2017 lanceerde OpenText zijn cognitief platform Magellan, waarmee ze bedrijven slimmer willen maken. Gebouwd op een open platform waar jouw data scientists hun eigen algoritmes in kwijt kunnen en gewapend worden met mogelijkheden zoals sentiment analyse, taalverwerking en data analytics. Daarmee hebben ze een pijler uitgebouwd die als fundament dient voor de toekomst.

Een andere benadering wordt dan weer in de praktijk gebracht door M-Files. Hun intelligente motor helpt gebruikers uploaded content te bekijken en het type document automatisch te herkennen en tags voor te stellen die relevant zijn voor dat document. Het mooie is dat het systeem steeds slimmer en beter wordt en gebruikers dus steeds meer geholpen worden. Daarnaast biedt dezelfde motor de mogelijkheid om virtueel alle informatie te consolideren terwijl ze toch verspreid zit over meerdere systemen. Zo kunnen gebruikers vanuit één centrale plek zoeken naar alle informatie, ongeacht in welk systeem ze zich werkelijk bevindt. Dit zou wel eens het einde kunnen betekenen van langdurige en vaak omslachtige migraties.

Hoe ontwikkelt de markt zich?

Een belangrijk element in de groei van softwarebedrijven is altijd het uitvoeren van een welgemikte acquisitie geweest. Toen OpenText in 2016 de ECD divisie van Dell kocht, reageerde de markt heel onzeker. Vandaag zien we dat paniek plaats maakt voor enthousiasme: OpenText investeert verder in ontwikkeling en evolutie. Zo brengen ze hun unieke positionering rond SAP integratie ook naar Documentum en krijgen andere oplossingen zoals D2 een volledige remake van de gebruikerservaring. Tevens kochten ze in 2017 Guidance Software, producent van één van de meest gerenommeerde oplossingen voor end-point en data security aspecten. Hiermee halen ze een ongelooflijke versterking aan boord om te voldoen aan de eisen rond beveiliging. In het tijdperk van innovatieve startups verwachten we steeds meer acquisities die de markt vernieuwen.

Wat zijn de strategische stappen die jij gaat zetten?

Je vraagt je misschien af wat deze ontwikkelingen voor jouw bedrijf betekenen. Het verbaast je vast niet dat er geen “one size fits all” aanpak is jouw uitdagingen het hoofd gaat bieden. Toch geven we enkele raadzame stappen mee:

• Bedenk wat je wil bereiken binnen je bedrijf als het gaat om informatiebeheer. Dan kan variëren van minder papier tot snellere doorvoer van processen of van reduceren van administratieve werklast tot het automatiseren van bepaalde processen. 
• Technologie is een hulpmiddel een business probleem kan oplossen, maar nooit mag het een doel op zich worden. Kies een oplossing die het best geschikt is voor jouw doestellingen en niet omwille van de technologie op zich.
• Zet de eindgebruiker op de eerste plaats en bedenk jezelf steeds: “wat kan ik doen om het leven van de gebruiker aangenamer te maken?”. Change management is een integrale component van informatiebeheer en digitale transformatie. Een top-down aanpak is een illusie!
• Begin klein maar impactvol! Definieer een programma van initiatieven en begin met een eenvoudig project met grote impact. Zorg voor een positieve vibe en laat dat grote ambitieuze project even liggen tot de honger van je eindgebruikers voldoende gegroeid is.
• Kies voor snelheid en transparantie in je aanpak. Bij delaware hanteren we een rapid-prototyping. 

Wij zijn enthousiast over de veranderingen in de markt en kijken uit naar de mogelijkheden die ze teweeg brengen. Kun je niet wachten om bovenstaande tips toe te passen en wil je samen bekijken waar voor jou de kansen liggen? Neem dan contact op door op de button hieronder te klikken.