Continu in verbinding met je partners dankzij SAP EDI

nov 26, 2021
  • IT

De tijd dat je met je toeleveranciers per fax communiceerde, ligt ver achter ons. Maar dat betekent niet dat de communicatie in de leveringsketen altijd gesmeerd verloopt. Informatie-uitwisseling tussen ERP-systemen wordt steeds essentiëler. Hoe zorg je voor grip op de supply chain in de voedingsmiddelenindustrie?

Door: Paul van Os en Corné Spreij
 

In veel productieketens is ERP (vaak SAP) de standaard manier om zicht te houden op je bedrijfsprocessen. Inkoop, verkoop en alles wat daartussen zit, financiële afwikkeling, tot aan human resources toe: SAP zorgt ervoor dat je altijd weet hoe je ervoor staat. Voorraad, administratie, logistieke informatie, het is allemaal altijd up to date. Stel de juiste KPI’s in, en SAP genereert een rapport waarin precies staat hoe jouw parameters presteren.

Maar waar ERP in de voedingsmiddelenindustrie goed ingeburgerd is, geldt dat lang niet altijd voor het uitwisselen van informatie tussen bedrijven binnen jouw productieketen. En dat terwijl het essentieel is dat alle informatie klopt. Daarbij komt EDI in het spel: een standaard die ervoor zorgt dat informatie automatisch uitgewisseld wordt tussen verschillende partijen. Waar je eerst werkte met formulieren – op papier of elektronisch – daar zorgt SAP EDI ervoor dat de gegevens geautomatiseerd verstuurd worden. 

SAP EDI in de praktijk

Hoe ziet dat er dan in de praktijk uit? Laten we als voorbeeld een situatie nemen waarbij er bij een toeleverancier een order geplaatst is die op het punt staat geleverd te worden. Het SAP-systeem bij leverancier stuurt een serie EDI-berichten dat de order is verwerkt en dat deze op een specifieke datum geleverd gaat worden. Die informatie bevat ook heel precies hoe het verpakt is: zoveel dozen op een pallet van formaat x bij y, zoveel pallets in totaal. De berichtenstroom komt binnen in het SAP-systeem van het ontvangende bedrijf, waarna – ook weer helemaal automatisch – allerlei administratieve processen gaan lopen, waarbij SAP onder meer een bevestiging van ontvangst stuurt en ervoor zorgt dat de producten in het warehouse worden ingeklaard en in de voorraadinformatie opgenomen. 

Een ander praktijkvoorbeeld gaat over verse, gekoelde producten. Het is essentieel dat wanneer deze worden verstuurd naar een vrieshuis, dat er op de plaats van bestemming ook bekend is dat het eraan komt. Op geen enkel moment mag de koelketen worden onderbroken. Dankzij EDI gaat er geen tijd verloren bij het scannen en inklaren van de producten.

Voordelen van SAP EDI

De voordelen liggen voor de hand:

  • Niemand hoeft meer papieren in te vullen (of elektronische documenten op een scherm). De grootste winst is dat er geen fouten meer gemaakt worden bij het overtypen. Automatiseren betekent in dit geval direct kostenbesparing in werkuren die je anders kwijt was aan het controleren en opsporen van fouten.
  • Het bespaart (erg veel) tijd, zeker wanneer je het vergelijkt met het inmiddels verouderde faxen of zelfs e-mailen. Dat betekent ook dat tijd-kritische situaties gemakkelijk kunnen worden getackeld.
  • Het is mogelijk om binnen de EDI-protocollen 'delivery notification' op te nemen. Voor jou geruststellend, want je kunt altijd bewijzen dat je de andere partij hebt geïnformeerd en voorkomen dat boeteclausules in werking treden.

 Voor de voedingsmiddelenindustrie zijn er nog extra voordelen:

  • Er is veel regelgeving als het gaat om food. Dankzij EDI en SAP is het gemakkelijker om daaraan te voldoen. Zo is bijvoorbeeld de herkomst van voedsel en grondstoffen eenvoudig te achterhalen. Je kunt ook blockchain integreren. Daarmee kun je tot op de akker nauwkeurig zien waar een product vandaan is gekomen. Consumentenorganisaties (en consumenten zelf) willen steeds meer zekerheid over duurzame, biologische en fair-trade producten.
  • Sommige grote bedrijven, supermarktketens bijvoorbeeld, eisen dat je als toeleverancier gebruik maakt van ERP en EDI om gegevens uit te wisselen. 

Het is belangrijk dat je je realiseert dat het om grote aantallen EDI-berichten gaat, vaak in korte tijd uitgewisseld. Een systeem waarbij je dat allemaal handmatig zou moeten doen is domweg onmogelijk. Dat betekent dat bij de manier waarop we onze maatschappij nu hebben ingericht, we echt niet meer zonder SAP EDI zouden kunnen. De schappen zouden op veel momenten leeg blijven.

Het is dan ook een goed idee om jouw SAP of ander ERP-systeem te laten doorlichten om te zien waar verbeteringen mogelijk zijn en winst kan worden gehaald. Wij helpen je er graag bij.