L'entreprise The Pots Company passe à la vitesse supérieure grâce à SAP Business ByDesign

Quand les choses deviennent trop complexes pour Excel

Dans le passé, The Pots Company utilisait Microsoft Office pour gérer l'administration. Si cela peut être gérable pour les petites entreprises, cela conduit au chaos et à la perte de données lorsque l'entreprise atteint une certaine taille. Ces dernières années, la demande pour ses Ecopots durables et au design épuré a augmenté de façon exponentielle parmi les clients soucieux de l'environnement, tout comme l'ambition de se développer davantage. 

« Au bout d'un certain temps, il est devenu très difficile de garder nos dossiers structurés et nous voulions éviter les pertes de données ou les erreurs. C'est alors qu'a commencé notre recherche d'un ERP adapté », explique Delphine Bossuwe, directrice des opérations chez The Pots Company. « Pour suivre notre croissance, nous avions besoin d'un outil facile à utiliser et rapidement déployable. » À la recherche d'un partenaire durable et expérimenté, delaware s'est avéré être le bon choix.

Le recours au cloud était un choix logique puisqu'il n'implique aucun coût d'infrastructure. « Le gros avantage du cloud est qu'il permet de faire évoluer les choses rapidement, ce qui convient parfaitement à une PME en pleine croissance », explique Stéphanie De Wispelaere, chef de projet chez delaware. « La flexibilité et l'extensibilité sont ce qui compte le plus pour nous », explique Delphine. SAP Business ByDesign s'est révélé être le choix idéal.

En route vers la croissance

Auparavant, The Pots Company devait classer manuellement les commandes de vente et d'achat pour chaque étape, ce qui entraînait une charge administrative interminable. « Grâce à un portail en ligne, nos clients soumettent leurs commandes. La seule chose qui nous reste à faire est de télécharger ces données dans SAP Business ByDesign », explique Delphine. « Nous avons fait des pas de géant en termes de gain de temps et de professionnalisation. »

La mise en œuvre d'un ERP de premier plan a donné un formidable élan à la PME et permet à The Pots Company de réaliser ses ambitions. SAP Business ByDesign s'accompagne d'un large éventail de solutions de gestion prédéfinies, allant de l’order-to-cash et du procure-to-pay au traitement des commandes de tiers. Le chaos des feuilles de calcul Excel appartient désormais au passé.

Des services personnalisés, quelle que soit la taille de l'entreprise 

« Le fait de devoir migrer toutes les données à partir de feuilles Excel a permis de prendre un nouveau départ en termes de cohérence des données. C'était certainement la partie la plus difficile du projet. Mais c'est aussi là que nous avons réalisé les plus gros gains. Une occasion idéale pour nettoyer en profondeur toutes les données », ajoute Delphine.  

Comme beaucoup de petites et moyennes entreprises, The Pots Company n'avait pas d'équipe en interne de mise en œuvre dédiée. Delphine : « Cela a rendu le projet particulièrement difficile. Cependant, grâce à la capacité de delaware à s'adapter rapidement, nous avons quand même pu terminer la mise en œuvre un mois avant la date limite, fixée à février 2022. Un timing parfait pour la nouvelle année fiscale. »

Quelle est la prochaine étape ?

Maintenant que la mise en œuvre est terminée, The Pots Company continue d'explorer les nouvelles possibilités offertes par SAP Business ByDesign. Comme l'extension du reporting avec des aperçus détaillés. En outre, la société étudie également les possibilités de relier SAP Business ByDesign à sa boutique en ligne et à ses partenaires dans le monde entier.

« Les PME sont animées par la passion », ajoute Stéphanie. « C'est l'une des raisons pour lesquelles nous aimons travailler avec elles. Nous sommes heureux de vous guider dans l'application des meilleures pratiques et de faire passer votre entreprise au niveau supérieur et de faciliter sa croissance. Chez delaware, nous croyons en une approche à long terme. Nous sommes impatients de voir comment The Pots Company va s'épanouir dans les années à venir. »