Le VDAB comble le fossé entre la finance et les affaires

Le VDAB fournit des services d'emploi, de formation et d'orientation professionnelle en Flandre depuis 1989, sous la supervision du gouvernement flamand. Pour s'assurer de pouvoir continuer à remplir efficacement sa mission dans un paysage de l'emploi en pleine mutation, l'organisation s'est lancée dans un plan de transformation ambitieux en 2018. L'un des défis était d'évoluer vers une organisation qui parvient à lier de manière transparente budget et services.

La finance en tant que partenaire commercial

« Lors du contrôle des budgets, l'équipe financière n'a pas réussi à s'aligner sur les activités de l'entreprise. Il était donc difficile de relier les budgets aux résultats réels et, par conséquent, d'améliorer l'allocation des ressources. De plus, nous ne pouvions pas fournir des rapports de gestion clairs et transparents, qui sont pourtant nécessaires à la prise de décision », explique Ingrid De Kinder, responsable du contrôle de gestion au VDAB. « En fait, les services financiers avaient l'impression d'être de simples contrôleurs budgétaires, alors que nous voulons être des partenaires commerciaux. »

Dominik Huysmans, business manager au VDAB, explique que combler le fossé avec la finance était également important pour ses équipes : « Il n'est pas facile de définir une stratégie et d'identifier des objectifs sans aucune perspective sur le coût et le budget disponible, sur les implications financières d'un plan ou sur les résultats d'un ancien investissement. En outre, le plan de transformation 2018 du VDAB impliquait le passage à une approche sectorielle, ce qui nous a obligés à allouer les budgets sur une base sectorielle. Un meilleur aperçu de facteurs tels que la rentabilité, les résultats et les budgets était devenu vraiment essentiel. »

Approche pragmatique et méthodologie éprouvée

Le VDAB savait qu'il était impossible d'installer du jour au lendemain un processus de contrôle d'entreprise à part entière, car cela bouleverserait complètement la méthode de travail existante. Pour niveler le chemin, ils ont fait appel à l'aide de l'équipe financière de delaware. « Leur approche pragmatique et leur méthodologie nous ont convaincus. En particulier, l'Execution Premium Framework de Kaplan et Norton, que delaware utilise pour mettre en œuvre et gérer le contrôle de gestion, semblait parfaitement adapté au VDAB », explique Ingrid.

Mené par un comité de pilotage

delaware a mis en place un groupe d'utilisateurs composé de personnes issues de différents départements du VDAB (finances, stratégie, informatique, affaires,...), sous la direction d'experts de delaware. Ils ont reçu le soutien total d'un comité de pilotage comprenant les directeurs généraux. Ensemble, ils ont d'abord évalué leurs méthodes de travail existantes, puis ont défini les exigences du nouveau processus de contrôle et ont décidé d'utiliser la planification basée sur les objectifs pour rapprocher les plans et les budgets.

Après avoir identifié les facteurs clés des objectifs (tels que le volume et les effectifs), delaware a construit un modèle basé sur les facteurs et a attribué des rôles et des responsabilités clairs. Le modèle a été déployé dans tous les départements, conformément à l'Execution Premium Framework. Un calendrier de contrôle de l'activité avec des objectifs et des délais clairs s'est également avéré utile pour toutes les parties prenantes afin de respecter les délais.

Le pouvoir de la gestion du changement

Pour s'assurer de l'adhésion de toutes les personnes concernées, l'équipe du VDAB a lancé un vaste exercice de gestion du changement dès le début du projet. C'était l'une des clés du succès.

Au-delà de la gestion du changement, Dominik souligne également que l'approche progressive - un projet pilote en 2020, suivi d'un déploiement complet en 2021 - et l'environnement Excel familier sont des facteurs de réussite. Les deux ont conduit à des résultats tangibles rapidement, ce qui a stimulé l'adoption : « delaware a parfaitement compris notre organisation et a fait des choix qui étaient réalisables pour nous tous. Pas trop complexes, pas trop rapides - juste une étape à la fois. »

Transparence, informations et responsabilité

Les avantages de cette nouvelle approche sont multiples. Étant donné que le VDAB utilise désormais un modèle partagé par l'ensemble de l'entreprise et que les budgets sont liés à la planification basée sur les conducteurs, ils bénéficient de plus de transparence, de meilleures perspectives et d'une plus grande efficacité. « delaware a consolidé 95 déclarations de dépenses en une seule plateforme de reporting budgétaire, facile d'accès et facile à partager. Elle nous fournit une mine d'informations sur la manière d'allouer et de déléguer nos budgets », déclare Ingrid.

Dominik : « Lorsque nous déterminons un budget, nous ne pensons plus uniquement en termes de 'produits' ou d''actions', mais nous les associons à des volumes. En outre, les détenteurs de budget tiennent désormais compte des ressources secondaires, telles que le coût du personnel ou des installations. En outre, la responsabilisation s'est accrue, puisque chaque responsable a un accès direct aux chiffres qui montrent les impacts de ses décisions. »

« Le calendrier, d'ailleurs, est aussi très pratique pour s'assurer que chacun livre conformément au planning et aux responsabilités. Il a permis de réduire considérablement le temps de passage », ajoute Ingrid. « Enfin, pour moi personnellement, je suis très heureuse de voir comment la planification basée sur les conducteurs favorise la collaboration entre les départements et entre les finances et la direction - exactement ce que nous espérions. »

Projets futurs

Les rapports budgétaires ont été une première étape réussie pour le VDAB. Au cours de l'année à venir, il souhaite améliorer encore l'alignement et préparer des rapports de gestion plus détaillés qui établissent un lien entre les finances, les opérations, les résultats et les indicateurs clés de performance. En outre, ils espèrent mettre en place un outil unique de planification et d'analyse financière pour remplacer les feuilles de calcul Excel, très appréciées mais difficiles à consolider. En attendant, delaware continue d'affiner l'approche existante et de fournir des conseils précieux pour renforcer le rôle stratégique des finances au VDAB.