BekaertDeslee accélère l'accueil des employés avec SAP SuccessFactors et Azure Active Directory

juin 09, 2021
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Le fabricant de tissus pour matelas BekaertDeslee s'appuyait sur un long processus manuel pour l'intégration de ses employés ; la sécurisation de l'accès au système pour les nouveaux employés prenait généralement cinq jours. Récemment, l'entreprise a opté pour une configuration hybride afin de gérer à la fois son environnement existant et ses nouvelles solutions de Cloud Computing à l'épreuve du temps. En associant SAP SuccessFactors à Microsoft Azure Active Directory, elle a réduit le processus d'intégration à 12 heures seulement, alors qu'il fallait auparavant quatre jours de plus.

Avec une histoire de près de 130 ans, BekaertDeslee est le plus grand producteur mondial de toiles à matelas et de couvre-matelas. Son objectif ? Aider le monde à mieux dormir, notamment en responsabilisant ses propres employés.

Priorité à la sécurité et à l'identité

Pour protéger sa propriété intellectuelle et empêcher toute fuite de données sur les produits, l'équipe informatique donne la priorité à la sécurité et à la gestion des identités. Elle s'est tournée vers Microsoft Azure Active Directory (Azure AD) pour bénéficier d'un accès plus sécurisé, de fonctionnalités conviviales telles que la réinitialisation des mots de passe en libre-service, et d'une intégration avec SAP SuccessFactors et d'autres applications de type « software as a service », notamment Microsoft Dynamics CRM et Intuo employee engagement. 

« L'identité est très importante. Si vous voulez limiter l'accès et éviter les fuites de données, vous devez savoir qui a accès à quoi et qui peut transmettre quel type d'information », explique Rik Holvoet, DSI de BekaertDeslee. « Nous avons tous différents systèmes, et chaque système a un type de mécanisme d'authentification, mais nous voulons standardiser autant que possible et aller vers une identité unique pour tous. S'en tenir à une seule identité et gérer l'accès à toutes les applications et tous les services d'une entreprise, comme nous le faisons avec Azure Active Directory, va certainement nous faciliter la vie. »

Comme de nombreuses entreprises, le passage au cloud de BekaertDeslee a commencé par la migration des services de messagerie vers le cloud. L'entreprise utilisait Microsoft Mail avant de devenir un adopteur précoce d'Office 365 en 2011. BekaertDeslee a commencé à faire des recherches sur Microsoft 365 et Microsoft Azure dès qu'elle a envisagé de déplacer une plus grande partie de ses opérations vers le cloud. « Nous essayions de garder la vie simple », explique Rik. « Si nous nous débrouillons déjà très bien avec un seul cloud et un seul fournisseur de cloud, pourquoi devrions-nous passer à deux fournisseurs différents ? »

BekaertDeslee disposait initialement de Windows Server Active Directory sur site, mais a décidé en 2016 d'étendre son investissement dans le cloud à la gestion des identités et des accès. L'un des plus grands défis que l'entreprise souhaitait relever était la manière manuelle dont l'accès des utilisateurs était attribué et révoqué lors de l'intégration et de l'exclusion des employés. Elle souhaitait également être en mesure de gérer efficacement les changements d'accès tout au long du cycle de vie d'un employé dans l'entreprise. Dans le processus manuel précédent, les RH saisissaient les détails dans un document Excel pour demander la configuration d'un nouvel utilisateur et l'envoyaient en pièce jointe au service informatique. Après avoir reçu la demande, le service informatique examinait le document Excel et créait des tickets dans son outil de service desk, puis relançait les RH pour toute information incomplète. Ce processus fastidieux ralentissait la rapidité de contribution des nouveaux employés.

« C'était un processus manuel lourd, et il y avait de fortes chances que les gens oublient de faire quelque chose », ajoute Rik. « Par exemple, la feuille Excel pouvait n'être que partiellement ou incorrectement remplie. L'informatique a essayé d'aider en fournissant des menus déroulants pour limiter les erreurs, mais même dans ce cas, les gens choisissaient parfois la mauvaise option. »

Une solution de Cloud Computing à l'épreuve du temps

Il y a plus de 10 ans, BekaertDeslee a décidé de concentrer ses investissements technologiques sur l'écosystème Microsoft et l'écosystème SAP. En fait, la société a été l'une des premières à exécuter SAP dans un environnement Azure à des fins de reprise après sinistre. Rik explique : « Nous connaissons la flexibilité, l'évolutivité et l'agilité de la combinaison SAP et Azure. Si BekaertDeslee était une nouvelle entreprise, elle serait entièrement en nuage, mais il est difficile de se détacher entièrement des systèmes existants. Une configuration hybride est le moyen le plus simple de gérer à la fois l'environnement hérité et de bénéficier de nouvelles solutions de Cloud Computing à l'épreuve du temps. »

Client de SAP ERP depuis 10 ans, BekaertDeslee a choisi SAP SuccessFactors en 2020 pour son système d'information RH, où il est utilisé pour trouver, former et gérer les employés. Les RH ont demandé que toute solution d'authentification mise en œuvre par le service informatique fonctionne de manière transparente avec SAP SuccessFactors afin que les employés puissent se voir attribuer une identité unique et s'authentifier avec SAP SuccessFactors. Étant donné l'engagement de l'entreprise envers l'écosystème Microsoft et la facilité d'ajouter Azure AD, la décision n'a pas été difficile à prendre. « Si nous voulons ajouter des services comme SAP SuccessFactors ou autre, il est presque indispensable que l'authentification des utilisateurs se fasse via Azure Active Directory », explique Rik.

Aligner les RH et l'informatique

Pour soutenir la mise en œuvre de SAP SuccessFactors avec SAP Identity Authentication Service, l'équipe de Rik a fait appel à delaware. Le service de provisionnement Azure AD a été conçu et déployé en parfaite adéquation avec le projet SAP SuccessFactors. Combiner la mise en œuvre des deux outils est un avantage, tandis que la mise en œuvre d'un nouvel outil SIRH est un bon moment pour revoir et optimiser les processus RH et informatiques. Au cours des deux premiers mois de la mise en œuvre, delaware a organisé des ateliers pour discuter de ce qui était nécessaire pour aligner les processus RH sur les processus informatiques.

« Nous effectuons de nombreuses mises en œuvre de SAP SuccessFactors en un an, et la question de la liaison avec Azure Active Directory se pose toujours », explique Arne Feys, consultant en opérations cloud chez delaware. « La mise en œuvre de la solution a été assez facile car Azure AD fournit le cadre complet pour s'interfacer avec SAP SuccessFactors et Active Directory sur site. Il a donc été très facile de se concentrer sur les exigences fonctionnelles pendant la phase de test. Il n'était pas du tout nécessaire de se concentrer sur la connectivité ou d'autres problèmes techniques. »

Onboarding plus rapide de quatre jours

La combinaison d'Azure AD et de SAP SuccessFactors, actuellement en service au siège belge et en cours de déploiement sur tous les sites du monde, permet à BekaertDeslee de gagner un temps considérable en matière d'intégration. Selon Rik, il était logique que les RH soient responsables de l'accès des utilisateurs par le biais de flux de travail tels que l'intégration et l'exclusion. Il fallait auparavant cinq jours pour intégrer complètement les nouveaux employés. « Le processus est désormais plus précis et prend moins de 12 heures », explique-t-il. Des informations telles que le nom, le département, les coordonnées, le lieu et les numéros de téléphone d'une personne sont synchronisées entre SAP SuccessFactors et Azure AD.

« Les processus de soutien aux personnes qui entrent dans l'entreprise et à celles qui la quittent peuvent être un cauchemar. L'informatique n'est généralement pas en tête, mais doit toujours faire face aux tracas du verrouillage et du déverrouillage des comptes utilisateurs », poursuit Rik. « Dans ce cas, nous avons placé SAP SuccessFactors en tête, de sorte qu'Azure Active Directory ne faisait que suivre le statut de SAP SuccessFactors en termes d'utilisateur actif ou inactif et synchroniser les données de la personne. Nous ne pouvions pas passer à côté de cela. »

Profiter des fonctionnalités d'Azure AD

Outre SAP SuccessFactors, l'entreprise a réuni Microsoft Dynamics CRM, Office 365 et une application de système d'apprentissage SaaS avec Azure AD, ainsi qu'une solution de cloud personnalisée pour les clients. Toutefois, l'automatisation de l'accueil par SAP SuccessFactors a été le point fort de la mise en œuvre d'Azure AD. « On ressent un certain soulagement à l'idée que l'automatisation de l'onboarding avec Azure Active Directory ait été assez facile et que nous ayons déchargé les RH et le personnel informatique. D'une certaine manière, c'est un sentiment de soulagement. Les RH et l'informatique sont-elles désormais plus amicales ? Oui. »

« En automatisant ce type de processus, nous créons du temps pour que les gens puissent effectuer des tâches plus utiles », continue Rik. « Cela a un impact. Les tâches que vous éliminez sont celles que les gens ne veulent généralement pas exécuter et auxquelles ils ne prêtent pas trop d'attention, ce qui peut entraîner des erreurs. Éviter celles-ci constitue le principal retour sur investissement. »

BekaertDeslee s'appuie sur plusieurs fonctionnalités d'Azure AD pour sécuriser l'accès à son réseau. L'authentification multifactorielle Azure AD s'avère utile lorsqu'un employé se trouve en dehors du réseau et ne se connecte pas à partir d'un périphérique authentifié par BekaertDeslee. Si une personne se connecte à partir d'un périphérique de confiance, tel qu'un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable fourni par l'entreprise, l'authentification multifactorielle n'est pas nécessaire. La réinitialisation du mot de passe en libre-service permet aux employés de gagner du temps car ils n'ont plus à attendre qu'un membre de l'équipe informatique leur vienne en aide et peuvent se mettre au travail plus rapidement.

Rik poursuit : « Si les utilisateurs peuvent réinitialiser le mot de passe eux-mêmes, ils ne doivent pas attendre qu'un agent informatique résolve le problème. C'est surtout la rapidité que nous gagnons avec la réinitialisation du mot de passe en libre-service. D'une certaine manière, le fait de gagner en rapidité et de réduire la perte d'efficacité constitue une économie de coûts, mais il est difficile d'en calculer la valeur exacte. »

Investir à long terme

L'investissement de BekaertDeslee dans la technologie Microsoft, notamment Azure AD, a fait une grande différence pour les employés. Rik pense qu'il peut également s'avérer payant pour d'autres organisations.

« Si une entreprise envisageait Azure Active Directory et qu'elle avait déjà une expérience de Microsoft, je lui dirais de le faire », dit-il. « Il n'y a aucune raison d'évaluer d'autres options de gestion des identités et des accès. Restez simple. »

Source: BekaertDeslee speeds employee onboarding by bringing together SAP SuccessFactors and Azure Active Directory

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