Digitale transformatie bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Geef de toekomst een verleden en het verleden een toekomst

De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, onderdeel van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), speelt al decennialang een toonaangevende rol in het behoud en de verspreiding van het Nederlandse culturele erfgoed, met een specifieke focus op monumenten. Als niet alleen een kenniscentrum en uitvoeringspartner, maar ook als waardevolle adviseur en expert, draagt de RCE bij aan de bescherming en het behoud van ons erfgoed voor de toekomst.

Monumentaal informatiebeheer

Een van de voornaamste uitdagingen waar de RCE voor stond, betrof de optimalisatie van de toegankelijkheid en het overzicht van informatie binnen hun informatiesystemen. Op dit moment huisvest het Document Management Systeem (DMS) van de RCE meer dan 3 miljoen documenten over Rijksmonumenten, variërend van oude gedigitaliseerde archieven tot zaakdossiers en diverse andere informatiebronnen.  Door deze enorme hoeveelheid aan documenten was het voor de medewerkers een uitdaging om snel en efficiënt relevante informatie te vinden.

Dit probleem kreeg extra urgentie omdat de RCE voor het uitvoeren van haar wettelijke taken, zoals het geven van advies en verlenen van subsidies, vaak beroep doet op eerder ontvangen of gemaakte documentatie. Daarbij is directe toegang tot alle relevante informatie over een Rijksmonument van essentieel belang: deze taken hebben immers een wettelijke afhandeltermijn. Het gebrek aan overzicht belemmerde niet alleen een snelle en complete informatie opvraag, maar ondermijnde ook het delen van kennis binnen de organisatie zelf.

delaware's rol in het behoud van Nederlands Cultureel Erfgoed: snel én efficiënt werken dankzij OpenText

Om deze uitdagingen aan te pakken, heeft delaware nauw samengewerkt met de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en OneFox om een innovatieve oplossing genaamd 'Monumentdossiers' te implementeren. Deze oplossing is gebaseerd op het concept van Business Workspaces van OpenText. De aanpak begon met een Proof of Concept (PoC) om de visie te valideren en te testen. 

Na een succesvolle PoC werden er workshops georganiseerd om diepgaande feedback te verzamelen en gedetailleerde vereisten van de RCE en haar medewerkers vast te leggen. Bij deze workshops waren medewerkers vanuit alle hoeken van de organisatie vertegenwoordigd: van kennismedewerkers tot juristen en functioneel beheerders. Dit proces was van essentieel belang om ervoor te zorgen dat de oplossing naadloos zou aansluiten op de behoeften van de RCE. 

De implementatie omvatte de automatische creatie van monumentdossiers voor elk van de meer dan 67.000 rijksmonumenten, direct vanuit het registerbeheerproces van de RCE. Een belangrijk voordeel van deze aanpak is dat wanneer er een nieuw monument wordt aangewezen, het bijbehorende dossier automatisch en onmiddellijk wordt aangemaakt in het Document Management System. Bovendien werden twee archieven van het type 'folder' omgezet naar 'Business Workspaces', inclusief de migratie van 1,5 miljoen documenten. Tot slot werden onderlinge relaties tussen de dossiers vastgelegd en werd een tijdslijn-widget ontwikkeld om zaken in chronologische volgorde weer te geven. Dit resulteerde in een centrale toegangspoort waarmee de betrokkenheid van de RCE bij elk rijksmonument overzichtelijk en efficiënt kon worden weergegeven. 

Dankzij deze oplossing kunnen medewerkers van de RCE nu snel en effectief inzicht krijgen in de betrokkenheid van hun organisatie bij een rijksmonument, inclusief informatie uit gerelateerde archieven en zaken, en dat alles binnen de relevante context. De monumentdossiers zijn daarnaast ook voorzien van een mogelijkheid om snel en gebruiksvriendelijk nieuwe kennisdocumenten op te slaan.

Samenwerking met toekomstperspectief: een blik vooruit

Dankzij de implementatie van Monumentdossiers heeft de RCE een solide basis gelegd voor een centrale toegangspoort die hen in staat stelt om een volledig overzicht van hun betrokkenheid te krijgen. In de nabije toekomst staat er een uitbreiding op de planning, waarbij de beeldbank van de RCE- het systeem waarin foto’s en tekeningen van cultureel erfgoed zijn opgeslagen wordt gekoppeld aan monumentdossiers om een nog completer beeld te bieden.