Werken met een projectmanagementtool: 3 mythes ontkracht

Een goede projectmanagementtool is essentieel om grotere projecten in goede banen te kunnen leiden. Toch blijkt een oplossing die projectmanagers volledige controle geeft over zowel de praktische als de financiële kant van hun projecten lastig te vinden. Bestaan ze niet, of heeft dit ook te maken met de sceptische houding van de markt?

Bekijk ook de delaware discover talk met John Speulman van Microsoft over dit onderwerp.

Dat laatste blijkt in ieder geval deels waar. In mijn werk zie ik dat er een hoop mythes bestaan rondom het gebruik van projectmanagementtools, waardoor deze niet, of niet optimaal, gebruikt worden. Drie voorbeelden van mythes die ik vaak tegenkom, maar gelukkig ook kan weerleggen:

Mythe 1: projectmanagementtools zijn alleen geschikt wanneer je werkt met diensten en niet met producten

Een veel gehoorde misvatting is dat een projectmanagementtool alleen werkt voor dienstenorganisaties. Niets is minder waar. Ook bedrijven die producten of andere zaken leveren, werken namelijk vaak in projectvorm. Zo zijn er bijvoorbeeld verschillende voorbeelden van projectmanagementtools die worden gebruikt in de bouw en door watermaatschappijen, organisaties die niet puur diensten leveren.

Mythe 2: nieuwe projectmanagementtools maken een projectmanager overbodig

Nee, een goede tool maakt een projectmanager juist blij. Het maakt zijn werk makkelijker doordat hij alle informatie in één overzicht heeft staan, makkelijker kan (bij)sturen en bijvoorbeeld meer inzicht geeft. Een projectmanagementtool zonder projectmanager is als een schip met hoogwaardige navigatieapparatuur, maar zonder kapitein. De technologie helpt de mens zijn werk beter te doen.

Mythe 3: realtime financiële grip op projecten is een utopie

Als je iets een ‘utopie’ noemt, zeg je eigenlijk dat het niet mogelijk is. Financiële grip is nu nog niet realtime mogelijk, dat klopt. Maar je kunt wel binnen een paar klikken precies zien hoe je ervoor staat. In de afgelopen jaren zijn veel stappen gezet op dit gebied. Het is dus slechts een kwestie van tijd voordat realtime grip werkelijkheid wordt.

Hoe integreer je finance en projecten dan wel?

Nu we deze mythes uit de wereld geholpen hebben, resteert de vraag: hoe breng je de praktische en financiële kant va je projecten dan eenvoudig samen? Softwareleveranciers zien de vraag naar geïntegreerde tools ook toenemen werken hard om aan de vraag vanuit de business te voldoen.

Om het gat tussen finance en projectmanagement te dichten, lanceerde Microsoft bijvoorbeeld de tool Microsoft Dynamics 365 Project Operations. De oplossing vervangt Microsoft Projects, een tool die overduidelijk veel minder functionaliteiten had dan het nieuwe Project Operations. De ‘oude’ oplossing was erg gebruiksvriendelijk, maar het ontbrak aan functies waar veel klanten naar vroegen. Er zat een groot verschil tussen wat de oplossing bood en waar klanten naar op zoek waren.

Het verschil zit vooral in de integratie van finance en de projectmanagementtool en de integratie met Microsoft Project. Dat alles zit nu samen in één ERP. Dit maakt het eenvoudiger om grip te houden op alle aspecten van je project, van uitvoering tot uitgaven. Ik merk in mijn werk bij klanten ook dat het integratiestuk flink verbeterd is. Vroeger moest je veel meer ‘verbouwen’ om koppelingen aan te leggen. Wat mij betreft de eerste tool die doet wat het belooft en het leven van een projectmanager écht eenvoudiger maakt.

Meer weten over Microsoft Dynamics 365 Project Operations en de toegevoegde waarde voor jouw organisatie? Bekijk de talkshowsessie met John Speulman van Microsoft.