Grote bedrijven beheren vaak een enorme hoeveelheid documenten, zoals klantcommunicatie, producttekeningen en contracten. Bij veel organisaties is die informatie verspreid opgeslagen in verschillende systemen die een specifiek proces ondersteunen. Dat heeft weliswaar voordelen, maar ook nadelen. Denk bijvoorbeeld aan gegevens die verschillen per systeem of diverse versies van documenten. De versnipperde informatie maakt het bovendien lastig om een scherp totaalbeeld van je klant of product te krijgen. Dat wreekt zich bijvoorbeeld wanneer je snel de juiste informatie wilt vinden als je een klant aan de lijn hebt.

Ervaart jouw organisatie deze uitdagingen? Dan kan het lonen om jouw informatie uit verschillende bronnen te integreren en te beheren in één informatiemanagementsysteem. Hoe helpt zo’n systeem jouw informatie beter vindbaar te maken voor medewerkers?

1. Doorzoekbare documenten

   Met een informatie- of contentmanagementsysteem kun je alle documenten - bijvoorbeeld ook gescande documenten - volledig op tekst doorzoekbaar maken. Je creëert zo een soort Google voor je interne informatie.
    

2. Labels met metadata

   Daarnaast kun je alle documenten voorzien van metadata aan de hand van labels. Een label kan bijvoorbeeld een klantnummer bevatten. De labels maken het makkelijker om informatie te vinden en te filteren. Maar ze zorgen ook dat documenten direct in de juiste informatiecategorie of ‘workspace’ terechtkomen. Bijvoorbeeld de informatiecategorie ‘Klantinformatie’.

   Een ander belangrijk label is het documenttype. Op basis van het documenttype kan bijvoorbeeld automatisch de juiste bewaartermijn aan een document worden gekoppeld. Met een geautomatiseerd proces kun je zorgen dat de documenten bewaard of verwijderd worden in overeenstemming met bijvoorbeeld de AVG en andere wettelijke eisen aan het bewaren van gegevens.
   
   

3. Onderwater integratie

   Stel je hebt contact met een klant via een CRM-applicatie zoals Salesforce. Dan wil je het liefst natuurlijk vanuit díe applicatie de klant helpen. Wanneer het CRM-systeem en je informatiemanagementsysteem geïntegreerd zijn, kan dat. Je vindt dan automatisch de juiste documenten die bij de betreffende klant horen, zonder eerst een andere applicatie te hoeven openen. Dat noemen we een ‘onderwater’ integratie. De gebruiker hoeft zijn of haar bestaande, vertrouwde applicatie niet te verlaten, maar de informatie wordt wel opgeslagen in en geopend vanuit het informatiemanagementsysteem. Een ideale combinatie van gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie.

Beter inzicht, efficiëntere processen en hogere klanttevredenheid

Met een informatiemanagementsysteem zorg je dat jouw documenten meteen op de juiste plek ter beschikking hebt. Dat zal in eerste instantie even wennen zijn. Je moet op een andere manier gaan denken en werken. In plaats van telkens zoeken naar documenten in losse applicaties of in een grote bak met documenten, hoef je alleen nog maar de klant, het product of het contract te zoeken in de applicatie waarin je op dat moment werkt. Vervolgens heb je direct alle benodigde documenten die bij dat zoekobject horen bij de hand.

Je zult merken: goed informatiemanagement heeft een hoop voordelen. Je krijgt niet alleen een beter beeld van je klanten en producten, je vergroot ook de snelheid en efficiëntie van je processen. En dat ga je terugzien in de tevredenheid van je klanten.

Wil je horen hoe klanten de overstap op een informatiemanagementsysteem ervaren? Bekijk dan het webinar met woningcorporatie Stadlander.