Ga sneller van lead naar order bij complexe salestrajecten

Complexiteit hoort bij het verdienmodel

In de maakindustrie zit je onderscheid zelden in de laagste prijs. Het zit in technische diepgang, klantspecifieke configuraties en aanvullende service. Een krachtig verdienmodel, maar ook de reden dat iedere offerte een intern afstemmingsproces in gang zet. Gert-Jan Stolmeijer, SAP CX Lead Expert bij delaware: “De vraag van de klant is bijna nooit: doe mij product X. Het is: ik wil dit resultaat, onder deze omstandigheden. Dat moet je eerst begrijpen voordat je kunt offreren.” En dat begrijpen kost tijd en raakt meteen meerdere afdelingen.

Sales is in feite een ketenproces

In theorie is het salestraject simpel: er komt een nieuwe lead binnen, je gaat in gesprek, stuurt een offerte uit en de deal wordt gesloten. In de praktijk passeert iedere aanvraag meerdere stations:

• Sales vertaalt de klantvraag naar een concept.
• Engineering toetst of het technisch kan en onder welke randvoorwaarden.
• Finance en pricing bepalen wat het betekent voor kostprijs en marge.
• Productmanagement bewaakt standaarden en varianten.
• Productie en/of assemblage moeten exact weten wat er verkocht is.
• Service moet later kunnen terugzien wat er bij de klant staat en onder welke afspraken.

Vertraging zit zelden in één grote blokkade. Het ontstaat in terugkerende patronen: hebben we dit eerder gedaan? Waar staat die offerte? Wie kent de prijsafspraak? Veel expertise zit in hoofden en verspreide documenten. De antwoorden zijn er, maar ze ophalen kost tijd die je niet hebt.

Daarna volgt de vertaalslag naar configuratie en pricing. Materialen, opties, kortingen en projectprijzen moeten worden samengebracht tot één kloppend voorstel. In veel organisaties gebeurt dit nog in losse Excel-bestanden en e-mails. Niet uit onwil, maar omdat de praktijk vaak sneller verandert dan systemen. Het resultaat is een offerte waarvoor input nodig is van meerdere afdelingen, met alle afstemming en wachttijd van dien.

Dat kost tijd en maakt het lastig om snel en consistent te offreren. Onderzoek van Aberdeen Group laat zien dat organisaties die configuratie, pricing en quoting in één geïntegreerde salesflow organiseren hun sales cycle gemiddeld met 28% verkorten, doordat informatie niet langer handmatig tussen systemen en teams hoeft te worden overgedragen.

Zoals Gert-Jan het verwoordt: “De verkoper heeft geen tijd meer om te verkopen. Hij is vooral bezig met organiseren, afstemmen en samenvoegen.” Dat is geen verwijt aan sales, maar een signaal dat de commerciële flow beter kan.

De impact zit niet alleen in snelheid

CRM, ERP, Excel, e-mail: veel commerciële stappen spelen zich af in losse systemen. Commerciële managers zien de opportunity aan het begin en de offerte aan het einde, maar niet wat ertussen gebeurt. Daardoor is het lastig sturen op:

• Doorlooptijd per fase
• Conversieratio’s tussen stappen
• Consistente marges
• Capaciteitsplanning in engineering
• Een uniforme klantbeleving

Bovendien groeit de afhankelijkheid van individuen. Als kennis en prijslogica niet centraal beschikbaar zijn, ontstaan variaties in offertes en antwoorden. Kortom, het salesvraagstuk raakt ook aan engineering, finance, operations en IT.