Hoe selecteer je een DMS? Tips voor een doordachte selectieprocedure

22 01 2024

In de huidige digitale wereld zijn documenten onmisbaar voor elke organisatie, en vormen ze de basis voor bedrijfsprocessen, van inkoop en verkoop tot marketing en compliance. Een modern documentmanagementsysteem (DMS) is dan ook cruciaal voor het stroomlijnen van al je bedrijfsprocessen. Het biedt niet alleen een centrale opslag voor documenten, maar maakt het ook eenvoudig om documenten te vinden en te delen, is geïntegreerd binnen het unieke applicatielandschap van jouw organisatie én verbetert de beveiliging van je documenten.

In deze blogserie neemt Sander van der Stap, Sales Manager Information Management bij delaware, jou mee op weg in de keuze voor een nieuw DMS. De eerste stap? Inventarisatie.

Wat komt er allemaal bij kijken?

“Een goede inventarisatie begint met het in kaart brengen van de huidige situatie. Duidelijkheid scheppen in de wensen, eisen, behoeften en doelstellingen is essentieel, en dat verschilt vaak per behoefte en doelstelling.” legt Sander uit. Het implementatieproces van een nieuw DMS is een zorgvuldig proces met verschillende fasen: Scope, Selectie, Implementatie en Monitoring.

  • Scope: In deze fase wordt de huidige situatie in kaart gebracht en worden de behoeften en doelstellingen van de organisatie voor een DMS bepaald. Maak voor de wensen, eisen, behoeften en doelstellingen een duidelijk onderscheid in de belangen per behoefte en doelstelling.
  • Selectie: In deze fase worden verschillende DMS-oplossingen vergeleken en wordt de beste oplossing voor de organisatie gekozen. Deze kunnen getoetst worden op basis van de eerder gestelde criteria om een rationele keuze te kunnen maken.
  • Implementatie: In deze fase wordt het DMS geïmplementeerd en wordt de organisatie opgeleid in het gebruik van het systeem.
  • Monitoring: In deze fase wordt het DMS gemonitord op gebruik.

Specificaties bij de selectie van een DMS

Bij de keuze van een DMS zijn functionaliteit, beveiliging, gebruiksgemak en prijs cruciaal. “Het moet passen binnen het budget, gebruiksvriendelijk zijn voor medewerkers en de benodigde functionaliteiten bieden voor het opslaan, zoeken, delen en beveiligen van documenten.” benadrukt Sander.

  • Functionaliteit: Het DMS moet de functionaliteit bieden die je nodig hebt om je doelstellingen te bereiken. Denk hierbij aan functionaliteiten voor het opslaan, zoeken, delen en beveiligen van documenten.
  • Beveiliging: Het DMS moet jouw documenten veilig beschermen tegen onbevoegde toegang.
  • Gebruiksgemak: Het DMS moet gebruiksvriendelijk zijn voor jouw medewerkers.
  • Prijs: Het DMS moet binnen jouw budget passen.

Cloud versus on-premises

Een belangrijke beslissing is of je een cloud-based of on-premises DMS wilt. Elk heeft zijn voordelen en nadelen, waarbij cloud-based DMS over het algemeen gemakkelijker te implementeren is, maar soms duurder kan uitvallen. On-premises DMS is daarentegen in het algemeen goedkoper, maar kan ook complexer zijn om te implementeren en te beheren.

Lessen uit de praktijk

“In de praktijk zien we een aantal belangrijke lessons learned bij de implementatie van een nieuw DMS.” vertelt Sander. Dit zijn de belangrijkste vier die we voorbij hebben zien komen:

  • Een goede planning is essentieel. Zorg ervoor dat je de huidige situatie in kaart brengt en dat je de wensen, eisen, behoeften en doelstellingen van de organisatie duidelijk in beeld heeft en maak deze zo meetbaar als mogelijk.
  • Betrek alle relevante stakeholders bij het proces. Een nieuw DMS heeft impact op de hele organisatie, dus het is belangrijk om iedereen te betrekken bij het proces.
  • Doe je onderzoek en vergelijk verschillende oplossingen. Er zijn veel verschillende DMS-oplossingen op de markt, elk met zijn eigen voor- en nadelen.
  • Kies, naast een oplossing, voor een partner die bij jouw organisatie past. Het is van belang om een partner te selecteren voor de implementatie welke ervaring heeft in je branche. 
De integratie van een DMS met bestaande bedrijfssystemen zoals ERP- en CRM-systemen is van cruciaal belang, omdat dit de acceptatie ervan door gebruikers stimuleert

Toekomstige behoeften en integratie met bestaande systemen

Bij de selectie van een nieuw DMS is het van groot belang om rekening te houden met toekomstige behoeften. Schaalbaarheid is essentieel, vooral als groei gepland is. Daarnaast vormt de integratie met bestaande bedrijfssystemen, zoals ERP- en CRM-systemen, een cruciaal aspect. “Deze integratie bevordert de acceptatie van het DMS door gebruikers.” vertelt Sander. “En laat deze integratie nou net zijn waar de kracht van delaware ligt.”

Al met al is de selectie van een DMS een belangrijke beslissing die zorgvuldig moet worden genomen. Wil je meer te weten komen over het kiezen van een nieuw DMS voor jouw organisatie? Ik help je graag bij het maken van de juiste keuze.

Wat staat je te wachten in het volgende blog? 

In het volgende blog gaan we dieper in op het vaststellen van de specifieke behoeften van jouw organisatie. Hoe zorg je ervoor dat je criteria nauw aansluiten op de behoeften van jouw organisatie? We leggen het je graag uit.