Hoe SAP S/4HANA waarde toevoegt aan jouw financiële organisatie

"Steeds meer CFO's transformeren de financiën naar een meer strategische rol, naast de transactionele taken", legt Jeroen Van Hulle, architect van SAP Financials, uit. "SAP S/4HANA helpt hen om hun teams in staat te stellen hun manier van werken te veranderen door te zorgen voor een moeiteloze gebruikerservaring, het optimaliseren en automatiseren van de financiële processen en de controle naar een hoger niveau te tillen. Hij ondersteunt zijn uitleg met voorbeelden:

1. Optimalisatie van financiële processen

"Door het aanbieden van één gemeenschappelijke kijk op financiële gegevens, het mogelijk maken van real-time gegevensverwerking en het leveren van embedded en voorspellende analyses, optimaliseert SAP S/4HANA elk financieel proces", legt Jeroen uit. Een populair voorbeeld is het afsluitproces aan het einde van de periode. In het verleden maakten financiële teams gebruik van een veelheid aan tools om deze taak uit te voeren, waarbij gegevens uit veel verschillende bronnen handmatig werden geconsolideerd. Met SAP S/4HANA hebben ze toegang tot real-time cijfers en krijgen ze een cockpitoverzicht van alle bedrijfsonderdelen en de bijbehorende cijfers. SAP S/4HANA Cloud for Advanced Financial Closing stelt gebruikers in staat om financiële afsluitingstaken voor elke entiteit te plannen, uit te voeren, te controleren en zelfs te analyseren - zodat je de boeken veel sneller kunt sluiten en tegelijkertijd de compliance kunt verbeteren.

2. Het automatiseren van financiële processen

SAP S/4HANA kan een breed scala aan financiële processen automatiseren, zoals crediteuren-, debiteuren- en grootboekadministratie. Jeroen: "Een zeer vervelend debiteurenproces is altijd het matchen van bankafschriften en facturen geweest. SAP S/4HANA gebruikt machine learning om openstaande vorderingen automatisch te matchen met binnenkomende bankafschriften door te leren van de handmatige acties van de accountants in het verleden. Nieuwe inkomende betalingen en openstaande factuurinformatie worden doorgegeven aan de matching-engine en de voorgestelde matches worden automatisch verwerkt of gemarkeerd voor controle door de accountants".

3. Financiën/controle op het volgende niveau

De kern van SAP S/4HANA is het Universal Journal - het best mogelijke voorbeeld van hoe SAP S/4HANA de controle naar een hoger niveau tilt. "Het Universal Journal brengt alle financiële transacties - boekhouding en controle - samen in één tabel", legt Jeroen uit. "Elke financiële professional die SAP S/4 HANA gebruikt, is wild van deze functie, omdat het niet nodig is om verschillende datasets voor de financiële boekhouding en controle met elkaar in overeenstemming te brengen, en je hebt één ultieme draaitabel die alle dimensies die nodig zijn om je organisatie te sturen samenbrengt. Dat helpt financiële teams veel tijd te besparen in bijvoorbeeld het afsluitproces. En omdat er one single source of truth is, wordt het voor CFO's gemakkelijker om snel te reageren op vragen over de financiële implicaties van zakelijke beslissingen of om het salesteam of het management waardevolle inzichten te verschaffen".

4. Zorgen voor een moeiteloze gebruikerservaring

SAP S/4HANA’s user interface is anders dan we gewend zijn van SAP-interfaces. Het maakt het leven van finance professionals veel gemakkelijker.  "De gebruikersinterface is gebaseerd op de lay-outs van consumentenapparatuur, wat het werken makkelijker en leuker maakt", zegt Jeroen. "Gebruikers krijgen dezelfde ervaring en informatie op hun laptops, iPads of smartphones, zodat ze on the fly kunnen werken".

"Het beste voorbeeld van hoe SAP S/4HANA de gebruikerservaring verbetert, is de op rollen gebaseerde homepage: wanneer gebruikers inloggen op het SAP-platform zien ze een verzameling van tiles die bedrijfsapplicaties vertegenwoordigen. De tiles kunnen live-statusindicatoren weergeven, zoals het aantal openstaande taken dat moet worden uitgevoerd, KPI's of een overzicht van procesvorderingen. Met één klik kunnen gebruikers vervolgens dieper graven om meer details te zien en direct actie te ondernemen - zoals het sturen van een herinnering wanneer ze merken dat een betaling te laat is. Bovendien maakt SAP S/4HANA gebruik van een op uitzonderingen gebaseerde aanpak: gebruikers zien direct uitzonderingen op hun homepage, omdat deze worden gemarkeerd - zodat ze direct weten waarop ze zich moeten concentreren. Dat bespaart financiële teams veel tijd, die ze in plaats daarvan aan meer waardevolle taken kunnen besteden".

Het maken van jouw business case

"Toen SAP de SAP HANA-architectuur introduceerde, was de Finance & Controlling-lijn de eerste die de kracht van SAP HANA overnam. Als gevolg daarvan bevat SAP S/4HANA tal van volwassen functies ter ondersteuning van de financiële teams - van boekhouding en finance afsluiting, treasury en cashmanagement, crediteuren- en debiteurenbeheer tot finance planning, risicomanagement en meer", zegt Jeroen. Met zoveel voordelen is het echter essentieel om een business case te maken voor SAP S/4HANA en te bepalen welke functies de meeste waarde toevoegen voor je team. "Zorg ervoor dat experts betrokken zijn bij het bouwen van de business case", voegt Jeroen toe. "Er is zowel financiële expertise als bekendheid met SAP technologie nodig om ervoor te zorgen dat de oplossing voor u werkt".