Het geheim van een succesvolle integratie? Maak informatie altijd en overal beschikbaar!

feb 08, 2021
  • sales and Marketing
  • Cloud

Voor allerlei dagelijkse taken moet je informatie uit verschillende systemen halen en combineren. Al gauw werk je daarom met drie of meer vensters open. Het zou veel handiger zijn als je bijvoorbeeld vanuit Microsoft Word gegevens uit SAP kan benaderen. Zo stel je veel sneller een contract of offerte op. Maar systemen koppelen, is uitdagend. Is daar een oplossing voor? In dit blog ontdek je het antwoord.

Binnen veel bedrijven is informatie nog verspreid over meerdere systemen. Zo staan klantgegevens in een CRM, bekijk je de voortgang van projecten in een projectmanagementtool en staat de status van orders in weer een ander systeem. Het gebruik van meerdere systemen is vaak door de jaren heen zo gegroeid. “Leveranciers van systemen voorzien veelal alleen in een specifieke behoefte”, vertelt Michel Verwijmeren, Consultant bij delaware. “Leveranciers leveren puur de dienst om bijvoorbeeld financiële administratie eenvoudiger te maken, maar ze hebben geen belang bij het beschikbaar stellen van informatie.”

Integratie als een business capability was een van de onderwerpen die aan bod kwamen tijdens de delaware discover week.

Bekijk deze sessie

Geen standaard voor gegevensoverdracht

Het koppelen van meerdere systemen is uitdagender dan het lijkt. “Decennialang zijn pogingen gedaan om een standaard te ontwikkelen voor het koppelen van systemen”, stelt Vincent Boer, Lead Expert bij delaware. “Er is echter geen internationale organisatie die een standaard oplegt. Daardoor is wildgroei ontstaan en gebruiken systeemontwikkelaars allemaal verschillende technieken voor gegevensoverdracht. Als het lukt om meerdere systemen te koppelen, bestaat het gevaar dat er spaghetti ontstaat: een wirwar aan koppelingen waarbij onduidelijk is wat de gevolgen zijn als je iets aanpast of een koppeling verwijdert.”

Creëer een gestandaardiseerde informatielaag

Om een ongestructureerde hoeveelheid aan koppelingen te vermijden, maar het dagelijkse werk van werknemers toch te vereenvoudigen, is SmartLink is een werkbare oplossing. “SmartLink is cloud-based en maakt informatie realtime beschikbaar”, legt Vincent uit. “Het haalt data op uit bestaande systemen en creëert zo een gestandaardiseerde informatielaag waaruit je kunt putten. Op die manier kan een afdeling binnen het systeem waar ze het meeste mee werken, altijd en snel actuele data oproepen.” 

Werken vanuit één scherm

Dankzij SmartLink kunnen medewerkers en proceseigenaren sneller, eenvoudiger en effectiever werken doordat ze realtime data voor handen hebben. Michel: “Stel, een klant belt omdat hij wil weten wat de projectvordering is. Ook heeft hij vragen over de factuur. Met SmartLink kun je het CRM-systeem aanvullen met informatie uit het projectmanagementsysteem en financiële systeem, zodat de medewerker vanuit één scherm de klant direct te woord kan staan.”

SmartLink in actie

Een aantal klanten van delaware zet SmartLink al succesvol in. “Een machinefabrikant heeft inhouse aan app ontwikkeld voor de interne kwaliteitscheck van geproduceerde machines”, vertelt Vincent. “Via SmartLink wordt deze input uitgewisseld met de productieafdeling, waardoor het productieproces waar nodig direct kan worden verbeterd.” Michel vult aan: “Een klant met veel dochterondernemingen bouwde in het verleden veel system-to-systemintegraties. Met de komst van steeds meer dochterondernemingen was dat niet ideaal meer. Met SmartLink haakt deze organisatie sneller nieuwe bedrijven aan doordat informatie uit systemen van overgenomen bedrijven eenvoudiger wordt ontsloten.”

Haal informatie uit de silo’s

Het geheim van een succesvolle integratie zit niet in het koppelen van systemen, maar in het ontsluiten van informatie. Dankzij SmartLink zit informatie niet langer opgesloten in afzonderlijke silo’s en is het realtime beschikbaar. Met als resultaat: tijdwinst, meer werkplezier en minder kans op fouten.

Meer weten over de manier waarop jouw organisatie winst kan boeken met slimme integraties? Bekijk het webinar.