Professionnalisation des opérations financières chez Voxbone

Voxbone a été fondée à Bruxelles en 2005 avec une mission très simple : aider les entreprises du monde entier à communiquer facilement et à moindre coût. Son offre - un accès simplifié aux ressources téléphoniques sur leur propre réseau IP privé - a connu un succès immédiat.

Aujourd'hui, Voxbone opère depuis des bureaux à Bruxelles, San Francisco, Austin, Londres, Dublin et dans la ville roumaine de Iași, et fournit des solutions vocales et de messagerie dans 65 pays. Lorsqu'une société de capital-investissement européenne indépendante a pris une participation majoritaire dans le leader des télécommunications en août 2015, delaware et Voxbone venaient de mettre en œuvre Microsoft Dynamics 365 pour optimiser les opérations financières chez Voxbone.

La solution a grandement contribué au succès de la prise de contrôle.

Voir au-delà des flux de trésorerie et planifier efficacement l'avenir

"Voxbone a été pendant des années une start-up typique. Nos fondateurs et leurs collègues se consacraient entièrement à l'entreprise et n'avaient que peu de temps à consacrer à des questions telles que les finances. Les opérations financières étaient basiques : nous utilisions un progiciel de comptabilité et d'administration simple et nous comptions principalement sur l'aide d'un comptable externe", explique Olivier Van Gulck, qui est aujourd'hui responsable des finances chez Voxbone.

Cependant, comme Voxbone se développait à un rythme effréné, l'entreprise avait besoin d'une meilleure visibilité sur ses chiffres et Voxbone ne disposait pas des outils nécessaires pour recueillir ces informations, comme une bonne solution pour comptabiliser les charges à payer, ce qui est indispensable pour voir plus loin que le flux de trésorerie et mieux planifier.

Accélérer le processus de clôture

Pour inverser la tendance et mieux contrôler la situation, Voxbone a cherché une solution. Elle a décidé d'investir dans un système ERP moderne, d'améliorer ses processus financiers internes et de renforcer son équipe financière interne.

Le nouveau système devait principalement répondre à ses besoins en matière de comptabilité d'exercice et l'aider à passer d'une clôture financière annuelle à une clôture mensuelle. En outre, une interface avec plusieurs systèmes financiers internes était nécessaire.

"Nous avions développé notre propre solution de facturation, car le secteur des télécommunications est très spécifique", explique Olivier. "En outre, nous utilisions un logiciel sur mesure pour enregistrer notre coût des ventes (c'est-à-dire les coûts des télécommunications). Nous voulions que la solution ERP s'interface de manière transparente avec ces applications internes.

L'importance d'une méthodologie

Après un long processus de sélection, Voxbone a choisi de s'associer à delaware, qui lui a proposé d'implémenter Microsoft Dynamics.

Olivier : "Microsoft Dynamics correspondait le mieux à nos besoins fonctionnels, ainsi qu'à notre budget. delaware, pour sa part, nous a séduits grâce à sa méthodologie claire et à son équipe expérimentée."

Le 1er janvier 2015, 14 mois après le lancement du projet, le nouveau système ERP a été mis en service.

Olivier explique comment la méthodologie du projet et l'équipe dédiée au projet ont grandement contribué à ce succès :

"Pendant que Voxbone se concentrait sur l'optimisation de ses solutions financières internes, delaware s'est occupé de la mise en service de Microsoft et de l'interfaçage :

Des réunions régulières nous ont permis de travailler en étroite collaboration, de suivre l'évolution du projet et de couper les ponts lorsque cela était nécessaire. En plus des réunions hebdomadaires sur l'état d'avancement du projet, nous avons organisé une réunion mensuelle du comité de pilotage commun, composé de quatre personnes delaware et de quatre personnes de Voxbone. Il y avait également un comité de pilotage interne à Voxbone".

Meilleure vue d'ensemble des finances et des opérations

Depuis la mise en service du nouveau système ERP, l'équipe financière de Voxbone, qui ne cesse de s'étoffer, a acquis une bien meilleure vue d'ensemble des finances et des opérations, ce qui permet à la direction de prendre plus rapidement de meilleures décisions.

La gestion du changement fait partie du processus : La transition a également nécessité un peu de gestion du changement, admet Olivier :

"Si toutes les personnes impliquées dans les finances ont immédiatement compris la valeur ajoutée du nouveau système et des nouveaux processus, une certaine gestion du changement a été nécessaire pour convaincre nos commerciaux. Aujourd'hui, ils comprennent l'importance du suivi des résultats, des régularisations et des budgets et demandent même des rapports."

Simplification des processus financiers : Outre l'équipe financière du centre de services partagés de Bruxelles, leurs collègues de Voxbone US travaillent également avec Microsoft Dynamics et les applications interfacées. Comme ils créent désormais des bons de commande dans la nouvelle plateforme, les processus financiers ont été simplifiés.

Ajouter de nouvelles fonctionnalités pour soutenir la croissance

En collaboration avec delaware, Voxbone ajoute désormais constamment de nouvelles fonctionnalités à sa solution financière et optimise les applications existantes.

Smart BI : Pour faire passer le reporting au niveau supérieur, ils ont mis en œuvre Smart BI, la solution de business intelligence de delaware et depuis 2018, les processus de paie sont devenus plus efficaces grâce à l'échange de données automatisé entre le secrétariat social de Voxbone et le système Microsoft.

Rapprochement bancaire : "Voxbone est passé d'une start-up à une scale-up et reste sur une trajectoire de croissance rapide, ce qui en fait un client passionnant avec lequel travailler", explique Dirk Van Den Bossche, consultant senior Dynamics Finance et point de contact unique de Voxbone chez delaware. "Pour continuer à soutenir son expansion, nous cherchons constamment de nouveaux moyens d'améliorer l'efficacité et de réduire les coûts. Très récemment, par exemple, nous avons légèrement optimisé la fonction de rapprochement bancaire dans Microsoft pour permettre à Voxbone d'importer plus efficacement les relevés bancaires CODA et de les rapprocher automatiquement des transactions du grand livre dans leur système ERP.

Le meilleur fournisseur mondial de communications en cloud

"Il n'y a pas de comparaison possible entre les opérations financières d'aujourd'hui et celles d'il y a dix ans. La solution financière mise en place par delaware est sans aucun doute l'un des aspects qui a fait de nous un partenaire attractif lors de notre rachat en 2015 et elle nous aide chaque jour à nous rapprocher de notre objectif de devenir le meilleur fournisseur de communications en cloud au monde ", conclut Olivier.