Le témoignage client de VDAB

Le VDAB fournit des services d'emploi, de formation et d'orientation professionnelle en Flandre depuis 1989, sous la supervision du gouvernement flamand. Afin de pouvoir continuer à remplir efficacement sa mission dans le paysage changeant de l'emploi d'aujourd'hui, l'organisation s'est lancée dans un plan de transformation ambitieux en 2018. L'un des défis était d'évoluer vers une organisation qui parvient à lier de manière transparente le budget et les services.

La finance en tant que partenaire commercial

"Lors du contrôle des budgets, l'équipe financière n'était pas alignée sur les activités de l'entreprise. Il était donc difficile d'établir un lien entre les budgets et les résultats réels et, par conséquent, d'améliorer l'affectation des ressources. En outre, nous ne pouvions pas fournir de rapports de gestion clairs et transparents, nécessaires à la prise de décision", explique Ingrid De Kinder, responsable du contrôle de gestion au VDAB. "En fait, les services financiers se sentaient comme de simples contrôleurs budgétaires, alors que nous voulons être des partenaires commerciaux.

Dominik Huysmans, directeur commercial au VDAB, explique qu'il était également important pour ses équipes de combler le fossé avec les services financiers : "Il n'est pas facile de définir une stratégie et d'identifier des objectifs sans aucune perspective sur le coût et le budget disponible, sur les implications financières d'un plan ou sur les résultats d'un investissement antérieur. De plus, le plan de transformation 2018 du VDAB a impliqué le passage à une approche sectorielle, ce qui nous a obligés à allouer des budgets sur une base sectorielle. Une meilleure compréhension de facteurs tels que la rentabilité, les résultats et les budgets était devenue vraiment essentielle."

Approche pragmatique et méthodologie éprouvée

Le VDAB savait qu'il n'était pas possible d'installer un processus de contrôle de gestion complet du jour au lendemain, car cela bouleverserait complètement les méthodes de travail existantes. Afin d'aplanir le chemin, il a fait appel à l'équipe financière delaware. "Leur approche pragmatique et leur méthodologie nous ont convaincus. L'Execution Premium Framework de Kaplan et Norton, que delaware utilise pour mettre en œuvre et gérer le contrôle de gestion, nous a semblé parfaitement adapté au VDAB", explique Ingrid.

Vers un modèle basé sur le conducteur

delaware a créé un groupe d'utilisateurs composé de personnes issues de différents départements du VDAB (finances, stratégie, informatique, affaires, ...), dirigé par des experts de delaware. Ils ont reçu le soutien total d'un groupe de pilotage comprenant les directeurs généraux. Ensemble, ils ont d'abord évalué leurs méthodes de travail existantes, cartographié les exigences du nouveau processus de contrôle de gestion et décidé d'utiliser la planification basée sur les moteurs pour rapprocher les plans et les budgets.

Après avoir identifié les principaux moteurs des objectifs (tels que le volume et les effectifs), delaware a élaboré un modèle basé sur les moteurs et a attribué des rôles et des responsabilités clairs. Le modèle a été déployé dans tous les départements, conformément à l'Execution Premium Framework. Un calendrier de contrôle de gestion avec des objectifs et des délais clairs s'est également avéré utile pour toutes les parties prenantes afin de respecter les délais.

Le pouvoir de la gestion du changement

Pour s'assurer de l'adhésion de toutes les personnes concernées, l'équipe du VDAB a lancé un vaste exercice de gestion du changement dès le début du projet. Ce fut l'une des clés du succès.

Au-delà de la gestion du changement, Dominik souligne également que l'approche progressive - un projet pilote en 2020, suivi d'un déploiement complet en 2021 - et l'environnement familier d'Excel ont été des facteurs de réussite. Ces deux éléments ont permis d'obtenir rapidement des résultats tangibles, ce qui a favorisé l'adoption du système : "delaware a parfaitement compris notre organisation et a fait des choix qui étaient réalisables pour chacun d'entre nous. Ni trop complexe, ni trop rapide - juste une étape à la fois".

Transparence, connaissance et responsabilité

Cette nouvelle approche présente de nombreux avantages. Depuis que le VDAB utilise un modèle partagé par l'ensemble de l'entreprise et que les budgets sont liés à la planification basée sur les conducteurs, il bénéficie d'une plus grande transparence, d'une meilleure compréhension et d'une plus grande efficacité. "Le VDAB a consolidé 95 déclarations de dépenses dans une plateforme unique de reporting budgétaire qui est facile d'accès et facile à partager. Elle nous fournit une mine d'informations sur la manière d'allouer et de déléguer nos budgets", déclare Ingrid.

Dominik : "Lorsque nous déterminons un budget, nous ne pensons plus uniquement en termes de "produits" ou d'"actions", mais nous les associons à des volumes. En outre, les responsables du budget tiennent désormais également compte des ressources secondaires, telles que le coût du personnel ou des installations. En outre, la responsabilisation s'est accrue, car chaque gestionnaire a un accès direct aux chiffres qui montrent l'impact de ses décisions". 

"Le calendrier est d'ailleurs très pratique pour s'assurer que tout le monde travaille conformément au planning et aux responsabilités. Il a permis de réduire considérablement le temps de traitement", ajoute Ingrid. "Enfin et surtout, pour moi personnellement, je suis très heureuse de voir comment la planification basée sur les conducteurs favorise la collaboration entre les départements et entre les finances et la direction - exactement ce que nous espérions."

Projets futurs

Les rapports budgétaires ont constitué une première étape réussie pour le VDAB. Il continue d'améliorer l'alignement et prépare des rapports de gestion plus détaillés qui relient les finances, les opérations, les résultats et les indicateurs clés de performance. Récemment, ils ont décidé de remplacer les feuilles de calcul Excel, très appréciées mais difficiles à consolider, par la solution de planification et d'analyse financière Vena. delaware s'occupera de la mise en œuvre, tout en continuant à améliorer les principes fondamentaux et à donner des conseils pour renforcer le rôle stratégique des finances au VDAB.