Le travail à distance avec Teams : 3 meilleures pratiques

L’équipe Digital Workplace a des années d’expérience dans la mise en place de technologies de télétravail en entreprise, y compris en interne. « Au cours des dernières années, nous avons établi une infrastructure permettant à chacun de travailler à distance, Microsoft Teams a été mis en place à tous les niveaux de l’entreprise, etc. », explique Serge Desaranno, responsable chez delaware. « Le passage du travail en commun dans les bureaux de delaware au télétravail à domicile en raison du COVID-19 s’est déroulé sans problème. Après tout, cette « nouvelle façon de travailler » n’est pas si nouvelle pour les #peopleofdelaware. »

Bien que chaque entreprise soit différente, l’équipe voit souvent apparaître le même type de questions et de défis dans chaque projet. C’est pourquoi Serge et son équipe ont accumulé une pléthore de bonnes pratiques et de conseils sur l’organisation du travail à distance, tant pour les entreprises que pour les employés individuelement. « Nous comprenons le défi auquel de nombreuses organisations sont confrontées aujourd’hui, même si elles disposent déjà d’un système comme Office 365 ou Microsoft Teams. Toutefois, grâce à quelques lignes directrices essentielles, elles peuvent éviter la confusion et le chaos, et maintenir autant que possible leur efficacité. »

Règle n°1 : Établir des accords clairs

Sans interaction en face à face, il y a beaucoup plus de place pour les malentendus. Votre équipe peut éviter ce problème en établissant quelques règles de base, notamment :

• Tenir constamment à jour les agendas partagés (Outlook ou autres).
• Mettre à jour son statut Teams, comme « occupé », « disponible » et « ne pas déranger ». Vous pouvez modifier votre statut dans le coin supérieur droit.
• Convenir de l’utilisation des outils : conférence téléphonique pour tous via Teams, avec la vidéo activée par défaut.
• Conserver toute la collaboration liée à l’équipe dans une équipe Team et utiliser des canaux privés au sein de cette équipe pour les projets spécifiques, au lieu de créer une nouvelle équipe pour chacun. 
• Respecter les spécificités de chaque canal pour éviter toute confusion et améliorer la rapidité de la recherche de contenu. 

Règle n°2 : Choisir le bon canal de communication

Sans la possibilité de vous rendre simplement jusqu’au bureau de votre collègue ou d’organiser une réunion en personne, la question se pose : comment puis-je communiquer au mieux avec mes collègues ? 

• Annonces générales, partage de connaissances, questions pratiques : publiez-les sur le canal public d’une équipe. 
• Annonces pertinentes pour un sous-ensemble de collègues : publiez-les dans une sous-équipe (correspondant à un canal privé) ou organisez une réunion Teams.
• Annonce pour un nombre limité de personnes, p.ex. concernant un projet spécifique : publiez-la dans l’équipe Team liée au projet ou lancez une discussion de groupe ou une réunion Teams.
• Une annonce privée ou une courte question à une seule personne : cliquez sur le bouton de chat ou... appelez-la simplement. 

Conseils pratiques !

• Le chat de groupe traîne en longueur ? Lancez une conférence ou un appel vidéo pour faire gagner du temps à tout le monde et clarifier les choses rapidement.
• Il vous manque quelqu’un dans la discussion de groupe ou l’appel ? Vous pouvez l’ajouter facilement pendant l’appel en cliquant sur le bouton situé dans le coin supérieur droit sous votre propre photo de profil.

Règle n°3 : Organisez régulièrement des réunions d’équipe, mais veillez à ce qu’elles soient efficaces

Lorsqu’on travaille à distance, il est important de maintenir des interactions fréquentes au niveau de l’équipe. Voici quelques règles de base pour accroître leur efficacité :

• Soyez bref : les présentations, par exemple, doivent être raccourcies autant que possible, car la durée d’attention lors de l’écoute à distance est plus courte que dans les interactions en face à face. Essayez de respecter le créneau horaire indiqué. 
• Si vous écoutez une présentation, utilisez le bouton de mise en sourdine (mute) pour éviter les bruits ambiants et l’écho.
• Allumez les caméras pour augmenter le sentiment d’unité et la communication non verbale. 
• Utilisez la fonctionnalité Microsoft Whiteboard de Teams pour remplacer votre bon vieux tableau à feuilles (flipchart) et esquisser des idées et des visuels en temps réel. N’oubliez pas que vous pouvez également partager votre écran pour montrer à vos collègues ce dont vous parlez. 
• Enregistrez la réunion pour les personnes qui n’ont pas pu y assister et stockez-la dans l’espace Teams.

Conseils pratiques !

• Pour plus de conseils pratiques, consultez les vidéos de formation à Microsoft Teams sur Youtube.

Une période d’essai, avant de structurer

Même si ces règles ne faciliteront pas comme par magie le passage inopiné au travail à distance, les garder à l’esprit peut aider à résoudre certains problèmes. Serge : « Il s’agit d’un moment exceptionnel, mais aussi de l’occasion pour de nombreuses entreprises d’aider leurs employés à se familiariser avec Teams et les autres plateformes de travail à distance. D’ici quelques semaines, ces premières difficultés permettront d’obtenir des informations précieuses sur la manière de mettre en place une infrastructure et un cadre adaptés aux besoins spécifiques de votre organisation. »

Vous pouvez contacter notre équipe pour nous faire part de vos préoccupations les plus pressantes concernant le travail à distance.