Stilstand de baas: zo houd je grip op je projecten

Waarom integraal sturen onmisbaar is

Naast grip op planning en marges vraagt ook de toenemende druk van eisen rondom duurzaamheid en circulariteit om aandacht op directieniveau. Voor bouw- en infrabedrijven groeit het pakket aan aansprakelijkheidseisen gestaag. Van SCL/ViA en Wkb/VISI tot UAV-GC, CSRD/ESRS en Zero Emission Zones: in elk project moet je meer kunnen aantonen, vastleggen en verantwoorden. 

Dat betekent niet alleen extra druk vanuit opdrachtgevers en auditors, maar ook meer werk binnen de eigen organisatie. Hoe meer regels, hoe groter de druk om projecten strak te organiseren. Zodra planning, kosten en compliance niet in samenhang worden gestuurd, gaat de voorspelbaarheid verloren. Vroeg of laat vertaalt dit zich in hogere faalkosten en uitloop. 

De vraag is dus: hoe doorbreek je deze vicieuze cirkel?

De case in het kort

• Organisatie: Civora Infra; middelgrote speler in GWW-projecten
• Uitdaging: stilstand, cashflowproblemen, gefragmenteerde processen en oplopende compliance-druk
• Aanpak: één digitaal fundament voor planning, uitvoering en kosten, aangevuld met AI en Power BI
• Resultaat: minder stilstand, voorspelbare marges, actueel inzicht in OHW-positie, controle over het debiteurenbeheer, aantoonbare compliance en meer rust in de organisatie

De uitdaging

De directie van Civora Infra merkte dat de voortgang van projecten geregeld stokte. De werkvoorbereiding was versnipperd: vergunningen, tekeningen en veiligheidsplannen kwamen laat binnen of waren niet compleet. Nog voordat de eerste rijplaten lagen, ontstonden vertragingen.

Ook tijdens de uitvoering liep het niet altijd soepel. Medewerkers en machines stonden soms stil, niet omdat er te weinig werk was, maar omdat men in afwachting was van aan- of afvoer van materieel of containers, en omdat overzicht ontbrak. Excel-roosters en losse planningen zorgden regelmatig voor dubbele bezettingen en conflicten tussen projecten. Logistiek werd een tweede knelpunt: ritten botsten met ZEZ-venstertijden, laadtijden werden gemist en projecten liepen uit.

Financieel leverde dit spanning op: de marges werden kleiner en door het gebrek aan overzicht was er geen actueel beeld van de OHW-positie, liep de facturatie achter en kwam de liquiditeitspositie onder druk te staan.

Daarnaast werd het voldoen aan wet- en regelgeving complexer. Van SCL/ViA-trede 3 tot Wkb/VISI, UAV-GC en ZEZ: de verplichtingen namen toe. Incidentregistraties, CO₂-berekeningen, circulariteitsbewijzen en certificaten van onderaannemers moesten aantoonbaar en actueel zijn. In de praktijk gebeurde dit nog vaak via losse Excelbestanden of papieren dossiers, met stressvolle audits en gemiste tenderkansen als gevolg.

Ook op het gebied van AI liep Civora Infra tegen beperkingen aan. Er waren diverse pilots gestart, maar zonder duidelijke strategie bleven dit losse experimenten die nauwelijks rendement opleverden. Het potentieel van AI werd daardoor niet benut, terwijl juist voorspellende inzichten en automatische analyses veel waarde hadden kunnen toevoegen aan planning en uitvoering.

Het resultaat: een vicieuze cirkel van stilstand, oplopende kosten, liquiditeitsproblemen en compliance-stress. Voor Civora Infra was de vraag niet óf er iets moest veranderen, maar hóe.

Commercie & aanbesteding

Tenderprocessen verliepen moeizaam door versnipperde informatie, inconsistente EMVI-dossiers en ad-hoc bewijsvoering rond CO₂ en SCL. Met de combinatie van Dynamics 365 Customer Engagement en Project Operations werden pipeline, offertes en projecten in één overzichtelijk proces gekoppeld. Een centrale EMVI-bibliotheek en standaarddocumenten voor CO₂-analyses en SCL-bijlagen zorgden voor consistente en actuele bewijsvoering. Daarnaast hielp AI bij het samenvatten van RfQ’s en RfP’s, waardoor inschrijvingen sneller en beter onderbouwd konden worden ingediend. Het resultaat: meer tenderkansen, sterkere inschrijvingen en minder risico op uitsluiting. 

KAM & veiligheid

Incidentregistraties en V&G-plannen waren vaak incompleet of onjuist. Met digitale KAM-workflows werden processen gestroomlijnd en incidenten of LMRA’s eenvoudig via mobiele apps vastgelegd. Power BI-dashboards gaven realtime inzicht in SCL-KPI’s, terwijl versiebeheer van V&G-plannen fouten en doublures voorkwam. Zo werden audits voorspelbaar en betrouwbaar en kreeg de organisatie meer grip op veiligheid en compliance.

Asset & materieelbeheer

Ongeplande stilstand van machines, achterstallige keuringen en een beperkt zicht op de total cost of ownership (TCO) legden extra druk op de interne organisatie. Zonder actuele informatie over beschikbaarheid en onderhoud bleven risico’s vaak verborgen en werden beslissingen genomen op basis van aannames.

Met geïntegreerd asset- en materieelbeheer kreeg de organisatie grip op het hele machinepark. Onderhoudsplannen en keuringsworkflows zorgden dat materieel aantoonbaar veilig en inzetbaar bleef. IoT gaf realtime inzicht in draaiuren en prestaties, terwijl kosten per asset inzichtelijk werden gemaakt. Het resultaat: minder ongeplande stilstand, lagere onderhoudskosten en een scherper beeld van de werkelijke TCO.

Onderaannemers & inhuur

De samenwerking met onderaannemers en ingehuurde krachten bracht risico’s: variabele tarieven, ontbrekende certificaten of onduidelijke afspraken. Met vendor management in Dynamics 365 werden contracten en certificaten centraal beheerd en automatisch gevalideerd. Werkbonnen werden direct gekoppeld aan facturen, waardoor afwijkingen sneller zichtbaar werden. Performance-scorecards gaven daarnaast helder inzicht in kwaliteit en betrouwbaarheid van partners. Zo ontstond grip op ketensamenwerking en op de voorspelbaarheid van kosten.

AI-ready

De nieuwe digitale basis en de begeleiding van delaware maakte Civora Infra AI-ready. Waar eerdere pilots niet verder kwamen dan losse experimenten, zijn nu structurele toepassingen mogelijk. AI ondersteunt bij documentcontrole, capaciteitsvoorspellingen en tenderanalyses. Daarmee leverde het tastbare resultaten op: minder verrassingen, betere besluitvorming en voorspelbare projecten. Voor het eerst plukte Civora Infra écht de vruchten van kunstmatige intelligentie.

Het resultaat

Voor Civora Infra leverde deze transformatie meer op dan operationele winst alleen:

• Minder faalkosten, en hogere benutting van medewerkers en machines
• Voorspelbare cashflow en margeherstel dankzij grip op projecten
• Aantoonbare compliance
• Grip op aanbestedingen
• Meer rust en vertrouwen binnen de organisatie

Een voorbeeld voor de sector

Deze case maakt duidelijk hoe grip op planning en compliance GWW- en sloopbedrijven weerbaar maakt. Juist in periodes van stijgende eisen en krappe marges is dat hét verschil tussen achterblijven of vooroplopen. 

Over delaware

Al meer dan 20 jaar helpt delaware bedrijven met hun digitale transformatie. Dat doen we met de nieuwste technologieën van Microsoft, maar vooral met kennis van de sector. Daarbij ondersteunen we organisaties om meer waarde uit AI te halen, met oplossingen die passen bij hoe mensen écht werken. 

Als internationale speler én lokale partner bieden we het beste van twee werelden: schaal en nabijheid. De #peopleofdelaware maken het verschil door duurzame relaties op te bouwen en projecten samen tot een succes te brengen.

Zet de volgende stap

Benieuwd hoe delaware jouw organisatie kan helpen om voorop te 
blijven lopen? 
Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder.