Starten met demand planning: begin met transparantie

Voor ik antwoord geef op deze vragen, is het goed om eerst te kijken naar de huidige stand van zaken in demand planning. Veel bedrijven plannen nu een aantal weken tot maanden vooruit en baseren zich op de gemiddelde verkopen in die periode. Dit verschilt enorm per product. Voor friet plannen bedrijven tot meer dan 52 weken vooruit, terwijl de planning voor verse vis maar twee weken bestrijkt. Bedrijven varen op ervaring, buikgevoel, safety stock en gemiddelden. Er zijn genoeg voorbeelden van bedrijven waar productie op basis van Excellijstjes bepaalt wat er geproduceerd wordt.

Bekijk ook de delaware discover talk over demand planning met Martijn Krot (GIB) en Wouter van Heijst (SAP).

Doen wat je moet doen gaat ten koste van de marge

Het nadeel van deze aanpak is dat je alleen rekening houdt met een beperkt aantal factoren. Je ziet geen verschillen tussen de voorspelling en actuele verkopen, om zo verbeterpunten te identificeren. Je houdt geen rekening met klantprioriteiten, waardoor je reactief werkt. En seizoensinvloeden of andere externe factoren neem je ook niet mee.

Dat zorgt voor voorraden die bederven of juist tekorten waardoor klanten misgrijpen of productieprocessen stokken. Onbegrip tussen productie en sales/marketing. Er is te veel gemaakt, wat sales niet verkocht krijgt. Of juist te veel verkocht, waardoor productie voor uitdagingen komt te staan en er opeens in een drie-ploegendienst gewerkt moet worden om aan de vraag te kunnen voldoen.

Elke afdeling doet precies wat ze moeten doen: sales verkoopt, productie produceert... En toch gaat hun werk ten koste van de marge. Zo ontstaat een scheve verhouding tussen verkoop en de operatie. Als die twee niet in lijn zijn, krijg je ontevreden klanten, ontevreden medewerkers en een dalende marge.

Slimme technologie, een slim proces en slimme acties

Maar gelukkig is er een oplossing. Met demand forecasting voorspel je slim de vraag naar producten op basis van interne en externe data. Historische verkoopgegevens bijvoorbeeld. Maar ook weersomstandigheden, informatie van sociale media of andere data.

Het grote plaatje is meer dan alleen een systeem voor forecasting. Voordat je beslist over de software moet je het proces begrijpen en het probleem wat opgelost moet worden definiëren. Daarna kijk je naar het vermogen van de technologie en hoe je dat correct gebruikt. En ook met een slim proces en slimme technologie ben je er nog niet. De tool doet alleen een voorspelling en geeft je inzichten. Het gaat erom wat je vervolgens met die informatie doet. Op basis van de voorspellingen gaan productie, logistiek, sales en marketing met elkaar in gesprek, op zoek naar afstemming over de productmix, prioritering van klanten en voorraadposities. Gebaseerd op data, zodat je op feiten gebaseerde beslissingen kunnen nemen.

Begin met transparantie

Door te werken met demand management krijg je inzicht in hoe je productportfolio werkt. Het helpt je om in te kunnen spelen op de vraag. Daarbij maakt het niet uit hoe groot je organisatie is. Mkb of multinational: in de basis gebeurt overal hetzelfde.

Het is ook niet nodig om meteen groot te beginnen. Alles begint met transparantie. Begin op hoog niveau. Kijk naar je historie. Onderzoek wat je daar allemaal uit kunt halen. Praat eens met een collega van een andere afdeling. Met sales. Waar hebben wij winst te behalen als we dit gaan doen?

Meer weten over demand planning, of ben je op zoek naar concrete voorbeelden of handvatten om hiermee een begin te maken? Tijdens de delaware discover week sprak ik met twee vakgenoten over dit onderwerp. Kijk de sessie over demand planning met Martijn Krot van GIB en Wouter van Heijst van SAP hier terug.