Complexe producten sneller online? Laat productinformatie je niet afremmen

04 11 2026

deel via

Je organisatie heeft een nieuwe productlijn ontwikkeld. Alles staat technisch klaar om het product op de markt te brengen. Voor een e-commerce manager is dat hét moment om digitale groei te versnellen. Maar de productinformatie klaarzetten voor de webshop en distributeurs vraagt telkens meer handmatig werk. Hoe houd je dat vol als er steeds meer producten, varianten en kanalen bijkomen? En hoe voorkom je dat de voorbereiding van iedere introductie je groeiambitie in de weg gaat zitten?

Is alles klaar voor publicatie?

In dit blogartikel nemen we je mee in het verhaal van Rens, ecommerce manager bij een B2B-machinebouwer. Zijn organisatie staat op het punt om een nieuwe productlijn met meerdere varianten te lanceren.

Binnenkort is het zover. Een productlijn waar de organisatie van Rens al enkele jaren aan werkt, gaat de markt op. Voor Rens is het een kans om de digitale verkoop te laten groeien: van ongeveer 30% naar 50% van de totale verkoop. Daarvoor wil hij het online assortiment uitbreiden en nieuwe markten bereiken.

Aan hem en zijn team de taak om de nieuwe producten op tijd online te krijgen, met complete informatie voor ieder verkoopkanaal. Op maandagochtend tijdens de daily standup vraagt hij of alles klaar is voor publicatie. Zijn teamleden vertellen dat de meeste artikelnummers, prijzen en voorraadgegevens klaarstaan in het ERP-systeem. Ze hebben een overzicht gemaakt van de varianten en zoeken de bijbehorende productinformatie erbij. Toch blijven er lege velden over.

Daarom klopt Rens voor de technische specificaties aan bij productmanagement. Daar is een Excelbestand beschikbaar, maar nog niet alle gegevens zijn compleet. Via inkoop vraagt hij de ontbrekende informatie op bij de leverancier. Marketing werkt ondertussen aan de productteksten. De beelden moet zijn team zelf op de fileserver opzoeken en aan de juiste artikelen koppelen.

De deadline nadert

Met wat er al is, kunnen zijn collega’s voorlopig verder. Ze voegen gegevens samen in Excel en houden bij wat er nog ontbreekt.
Bij één specificatie is echter onduidelijk of deze voor de hele productlijn geldt. Ook weten ze niet zeker welke afbeelding bij een bepaalde uitvoering hoort. Rens zet de vragen uit bij de betrokken afdelingen.

Terwijl de deadline nadert, komen antwoorden via mail en Teams binnen. Net als alles enigszins compleet lijkt, ontvangt het team een bijgewerkt bestand met specificaties vanuit productmanagement. De wijzigingen moeten ook in het overzicht van ecommerce komen. Het team loopt de varianten opnieuw langs. Wat is aangepast en wat betekent dat voor de teksten die inmiddels klaarstaan?

Distributeurs vragen om meer informatie

De informatie voor de eigen webshop is eindelijk compleet, maar de introductie is nog niet rond: ook de distributeurs wachten op de gegevens om de producten te kunnen aanbieden. Die vragen om andere specificaties en hanteren eigen eisen aan de aanlevering van de gegevens. Een medewerker zet de specificaties om naar het formaat van een grote retailer. Tijdens dat proces blijkt dat een verplicht kenmerk ontbreekt. Hoe kon dat gebeuren?
Als Rens ernaar vraagt, komt hij erachter dat het kenmerk voor de webshop niet nodig was. Daarom stond het niet op de lijst met openstaande vragen voor de afdeling productmanagement.

Rens gaat opnieuw terug naar productmanagement. Zodra het antwoord er is, kan zijn team het bestand aanvullen en aanleveren. Daarmee is de eerste distributeur geholpen. Voor de volgende moet een medewerker weer een ander aanleversjabloon invullen. Zo zijn Rens en zijn collega’s uren bezig om de gegevens (opnieuw) in een ander format te gieten, terwijl de productgegevens inmiddels allang compleet zijn.

Zo komt de introductie na veel uitzoekwerk en handmatige aanpassingen rond, alleen ruim 3 weken later dan gepland. Het team is dagen kwijt geweest om bestanden samen te voegen, antwoorden na te jagen en gegevens meerdere keren te controleren.

Eén productintroductie lukt. Maar hoe houd je dit vol?

Een week na de lancering evalueren Rens en zijn collega’s het traject. Wat ze opvalt is dat diverse afdelingen ieder een deel van de informatie beheren. Engineering legt in het PLM-systeem vast hoe het product technisch in elkaar zit. Het ERP-systeem bevat de gegevens voor operationele processen. Teksten en beelden staan in het Digital Asset Management-systeem. Ze concluderen dat het samenbrengen van al die documentatie ze te veel tijd kost. Bovendien zijn ze talloze uren kwijt om technische documentatie te verrijken met goede beschrijvingen en vertalingen.

Rens en zijn team brengen ook in kaart wat het betekent als de organisatie via meer distributeurs wil verkopen en nieuwe markten wil bedienen. Nóg meer varianten om te controleren. Nog meer teksten om te vertalen. En nog meer extra aanleversjablonen. Ondertussen blijven de wijzigingen in het bestaande assortiment gewoon binnenkomen. Wie controleert straks of een aangepaste specificatie overal is doorgevoerd?

Wat Rens ook opvalt is dat de Excelbestanden een soort planningstool zijn geworden. In de spreadsheets staat precies welke informatie er ontbreekt en wat er is gecontroleerd. Eén typefoutje en de hele operatie loopt vertraging op. Rens ziet hoe afhankelijk iedere introductie daardoor is van de nauwkeurigheid en het uitzoekwerk van zijn medewerkers. Daarom besluit hij dat het anders moet en klopt hij aan bij het bestuur…

De volgende introductie begint in PIM

Enkele maanden later begint de voorbereiding op de volgende productlijn. Inmiddels werkt de organisatie met een Product Informatie Managementsysteem (PIM). Als Rens het systeem opent, ziet hij direct welke producten klaar zijn voor publicatie en waar zijn team nog aan werkt. De beschikbare productgegevens staan netjes bij elkaar, met bij ieder artikel de gekoppelde afbeelding uit het Digital Asset Managementsysteem. Zijn collega’s hoeven de beelden niet meer op de fileserver te zoeken.

Zijn teamleden vullen de commerciële teksten aan waar dat nodig is. Voor de belangrijkste producten gebruiken zij de AI-tooling binnen het PIM-systeem. Daarmee maken ze tekstvoorstellen, die een collega vervolgens controleert en aanscherpt. Daarna laten ze de teksten vertalen door AI.

Rens ziet in zijn dashboard dat er voor één uitvoering nog een technisch kenmerk ontbreekt. Vanuit PIM maakt hij een taak aan voor productmanagement, met een deadline. Zo is duidelijk wie de informatie moet aanvullen en kan zijn team de voortgang volgen. Zodra het kenmerk is aangevuld en goedgekeurd, staat ook voor de distributeur alle benodigde informatie klaar.

Complexe producten sneller naar de markt

Voorheen moest het ecommerceteam wachten tot nieuwe artikelen in het ERP-systeem waren aangemaakt.
Nu bereidt het de producten al in PIM voor en kan Rens ze eerder aan klanten presenteren. Zijn organisatie heeft het PIM-systeem daarvoor bewust vóór het ERP-systeem geplaatst. Pas wanneer een product daadwerkelijk wordt verkocht, wordt het ook in het ERP-systeem opgenomen.

Alle commerciële informatie krijgt een plek in het PIM-systeem. IT hoeft het ERP-systeem daardoor minder vaak met nieuwe velden uit te breiden en hoeft minder maatwerk te onderhouden. Dat maakt toekomstige upgrades eenvoudiger.

Samen met zijn team bepaalt Rens welke producten ze aan het online assortiment toevoegen. De voorbereiding daarvan vraagt nog steeds aandacht, maar begint niet meer met het verzamelen van losse bestanden. Zijn collega’s houden meer tijd over om productpagina’s te verbeteren en het assortiment uit te breiden. Daarmee komt zijn ambitie om de digitale verkoop richting de 50% te brengen weer binnen bereik. Hij kan meer producten via meer kanalen aanbieden, zonder dat het handmatige werk evenredig meegroeit.

Meer weten over PIM?

Wil je met meer producten online de markt op, maar is je team steeds drukker met het verwerken van productinformatie?
delaware brengt expertise in PIM, ERP en ecommerce samen met meer dan twintig jaar ervaring in de maakindustrie.
Met die combinatie zorgen we ervoor dat PIM naadloos aansluit op je processen en bestaande systemen en dat productinformatie soepel doorstroomt naar je webshop en distributeurs. Zo versnel je productintroducties en creëer je ruimte voor digitale groei, zonder dat je team steeds meer handmatig werk moet verzetten.