Transformation digitale chez Lhoist avec delaware

Avant de lancer un appel d'offres et de réaliser une étude de marché pour identifier la plateforme et le partenaire de mise en œuvre les plus appropriés, le comité exécutif de Lhoist avait déjà défini une vision de la collaboration fondée sur trois piliers : le partage des connaissances, l'amélioration de la communication et l'autonomisation de la collaboration.

Une fondation à l'épreuve du temps pour le lieu de travail numérique : SharePoint Modern

"Nous avons analysé la manière dont les employés collaboraient et les systèmes disponibles, et avons révélé un paysage dispersé", explique Raphaël Vander Auwera, Director Business Solutions & Intelligence chez Lhoist Belgium.

Pour lancer le projet, l'équipe digital workplace delaware a mis en œuvre la plateforme intranet de Lhoist, appelée Connect, qui est basée sur SharePoint. "Au début, nous avons développé le système en utilisant la base classique de pages web de SharePoint", explique Benoît Loffet, responsable du lieu de travail numérique et de l'innovation chez delaware. "Mais au milieu du projet, nous avons consulté Microsoft et introduit l'idée de passer à la nouvelle norme de page intranet de Microsoft, SharePoint Modern.

Le soutien de delaware et de Microsoft a convaincu Lhoist qu'il fallait prendre cette mesure pour garantir un lieu de travail numérique à l'épreuve du temps. Benoît : "C'est un choix avant-gardiste que très peu d'entreprises avaient fait à l'époque, car il manquait certaines fonctionnalités nécessaires à un intranet global. Nous avons évalué les avantages et les inconvénients et présenté nos conclusions à l'équipe de Lhoist. SharePoint Modern s'est avéré être l'option préférée à tous égards. Il introduit une réactivité mobile facile et de nombreuses intégrations prêtes à l'emploi que l'ancien standard n'offrait pas. C'est aussi l'avenir de Microsoft, qui prévoit d'arrêter d'ajouter de nouvelles fonctionnalités à l'ancienne norme.

Communication, partage des connaissances, collaboration

La plate-forme intranet Connect permet aux différentes entités et utilisateurs de Lhoist dans le monde entier de publier des informations, des communications, des événements et des nouvelles destinés à différents groupes d'utilisateurs. Mais surtout, le système propose par défaut de nouveaux éléments destinés aux utilisateurs en fonction de leur localisation et de leur rôle, et introduit un solide équilibre entre personnalisation et automatisation sans nécessiter de changements de configuration.

Outre ces efforts de communication, delaware aide actuellement Lhoist à migrer ses anciennes bases de connaissances de son portail SAP et de Lotus Notes vers la nouvelle plateforme Connect. "Ces bases de connaissances contiennent des informations spécifiques à l'entreprise sur une responsabilité ou une tâche, ou des processus d'ingénierie qu'un nombre limité de personnes doivent connaître", poursuit Raphaël. "En les transférant sur notre intranet Microsoft, les bonnes personnes ont accès aux bonnes informations via n'importe quel appareil - sans VPN ni problème de serveur.

En ce qui concerne la collaboration, avec SharePoint Modern et la solution ShareBox delaware pour la gouvernance automatisée de l'espace de collaboration, Lhoist a introduit l'interaction intuitive entre les employés dans le nuage.

Donner du pouvoir aux utilisateurs sans favoriser la croissance d'une "jungle"

"Notre plus grande crainte lors de l'implémentation de SharePoint était de créer une jungle de fichiers et d'équipes", affirme Raphaël. "ShareBox - en particulier son tableau de bord - offre des avantages importants car il apporte la gouvernance et les règles de base dans l'image pour faciliter la collaboration. Il n'est pas trop lourd, il offre un cadre structuré - et sa forte intégration avec la suite Office 365 est un atout majeur."

"Environ 1 200 espaces ShareBox ont déjà remplacé les anciens systèmes de fichiers sur site, et ce n'est qu'un début", déclare Benoît. "ShareBox automatise le processus de contrôle de la création et des droits d'accès des espaces de collaboration, ce qui soulage considérablement les utilisateurs et le service informatique - tout utilisateur peut créer un ShareBox sans devoir passer par le service informatique."

Un aspect plus récent du projet est l'introduction de Power Apps, MS Flow et Power BI, des services de développement à code bas offerts par Microsoft 365. Ce service permet de créer rapidement et facilement des mini-applications mobiles au sein de la plateforme Intranet afin de répondre aux besoins informatiques et commerciaux de Lhoist.

Benoît : "Le cas d'utilisation était le développement rapide d'une application utilisée par les employés pour accéder au matériel, aux logiciels et aux services. Elle normalise les demandes des entreprises et les achemine vers les bonnes personnes, ce qui permet à l'équipe informatique de gagner du temps et d'économiser des ressources.

La gestion du changement, élément central du projet

En raison de l'impact considérable du projet de collaboration numérique, la gestion du changement et une stratégie de communication solide ont été des éléments clés dès le début.

Benoît explique : "L'équipe technique de delaware chargée du lieu de travail numérique a collaboré étroitement avec l'équipe chargée du changement et de la communication de delaware pour concrétiser la vision de Lhoist. En fait, 15 % des heures consacrées par delaware au projet ont été fournies par l'équipe chargée du changement et de la communication.

Ensemble, les experts techniques et les experts en changement de delaware ont aidé à définir les indicateurs clés de performance nécessaires à Lhoist pour mesurer le succès du projet et proposer des stratégies pour le maintenir sur la bonne voie. En outre, les experts en changement ont contribué à la mise en place du réseau d'ambassadeurs de Lhoist : 100 personnes dans le monde entier ont participé à la diffusion des avantages et de l'utilisation de Connect.

"Travailler avec delaware sur l'aspect gestion du changement du projet a apporté une valeur ajoutée considérable", déclare Raphaël. "Ils sont arrivés avec une approche affinée, des méthodologies de communication bien développées et des modèles testés et approuvés. Il n'y a pas eu d'approximation ou de 'réinvention de la roue' - la grande équipe de delaware avait déjà une grande expérience des projets de mise en œuvre à l'échelle mondiale".