Comment l'hôpital universitaire de Gand a amélioré la communication et la collaboration grâce à un lieu de travail numérique

Transformation numérique à l'hôpital universitaire de Gand

29 mai 2024

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Tous les jours, l’équipe technologique de l’UZ Gent s’efforce de répondre aux exigences d’une population extrêmement variée, comprenant des collègues des services médicaux et non médicaux, des étudiants, des patients, des sous-traitants, et bien d’autres. La diversité de leurs profils rendait souvent la continuité, la communication organisée et la collaboration sécurisée et conviviale, un défi. Dans le but de rationaliser ces processus, l’hôpital était à la recherche d’un nouvel espace de travail numérique. Il a trouvé la solution en collaboration avec delaware, son partenaire de confiance de longue date.

Le défi : le SharePoint sans retour

L'UZ Gent utilisait depuis longtemps SharePoint 2013 pour superviser son intranet et ses environnements collaboratifs. Lorsque Microsoft a annoncé qu'il cesserait de prendre en charge cette version en 2023, l'équipe technologique a saisi cette opportunité de changement .

« Nous avons décidé de procéder à une mise à niveau fonctionnelle en profondeur », déclare Bernard Fockaert, responsable du département ICT Business Applications de l'UZ Gent. « Nous souhaitions héberger le site Web séparément, débloquer un intranet plus thématique et mettre en place un lieu de travail numérique moderne pour améliorer la communication et la collaboration. L’objectif était de fournir un accès facile sur n’importe quel emplacement et appareil, tant en interne qu’en externe, mais toujours sécurisé.

La nouvelle solution devait également inclure des règles de gouvernance personnalisées et un haut niveau de libre-service . « Nos sites doivent être pertinents à tout moment », explique Julie Dejaegere, chef de projet informatique à l'UZ Gent. "Avec de nouveaux paramètres de gouvernance, nous pourrions, par exemple, archiver automatiquement les sites Web inactifs." De plus, une plateforme libre-service uniforme permettrait aux utilisateurs finaux de faire autant que possible eux-mêmes.

Interagir et collaborer est devenu incroyablement simple, en particulier avec des partenaires externes. Chaque composant a désormais une place logique, et il est beaucoup plus facile de surveiller le contenu dont les gens ont réellement besoin et qu'ils lisent.

Julie Dejaegere, chef de projet informatique à l'UZ Gent

La solution : My Workspace

L'UZ Gent s'est associé à delaware pour transformer cette vision en réalité. Un plan a permis d'identifier tous les critères de gouvernance commerciale et informatique, les différents types d'environnements collaboratifs et les besoins de sécurité, tels que les niveaux de confidentialité des données hospitalières sensibles.

Après avoir finalisé le plan, l'UZ Gent et delaware ont choisi d'intégrer trois applications dans Microsoft Teams : My Workspace (le nouvel environnement collaboratif), Corneel (le nouvel intranet, également accessible par navigateur), et Who What Where (le nouveau carnet d'adresses). ). Il a donné aux utilisateurs finaux d'UZ un point d'entrée unique à tous leurs environnements collaboratifs et applications UZ via l'authentification unique.

Tout au long du processus de rédaction et de conception, l'équipe a continué à étudier différents profils UZ (médecins, infirmières, etc.) pour s'assurer que le nouveau paysage numérique disposerait de toutes les fonctionnalités dont ils avaient besoin. « Nous avons étroitement impliqué tout le monde, désigné des ambassadeurs et mis à disposition des opportunités de formation », ajoute Tessa Verheecke, coordinatrice de la communication numérique à l'UZ Gent. « Tous ces facteurs de succès ont contribué au bon déroulement du déploiement. »

Corneel et le qui, quoi, où (Who, What, Where)

Corneel, le nouvel intranet, a introduit une nouvelle façon de communiquer et de structurer l'information . « Sur l'ancien intranet, toutes les données étaient visibles, même si elles ne vous concernaient pas », précise Julie. « Désormais, les employés peuvent personnaliser leur page d'accueil, mettre en avant leurs applications et publier des messages d'actualité destinés à un public cible spécifique. » Le composant UZ Wijzer classe toutes les informations au moyen d'une structure arborescente pratique.

Le Who What Where, quant à lui, est un carnet d'adresses personnalisé doté de puissants filtres de recherche, entièrement intégré aux dossiers du personnel de l'hôpital. « Avant, nous avions un document similaire pour tous les numéros d'employés et de services, mais son contenu était limité et très imparfait », explique Julie. « Le Who What Where nous fournit une source unique de vérité. »

Le résultat : chaque chose à sa place

Depuis son lancement en mai 2023, les retours sur le nouveau lieu de travail numérique ont été extrêmement positifs . « Lors du premier cycle d'évaluation, nous n'avons en fait pas eu besoin de faire beaucoup d'ajustements », explique Bernard. « Mais bien sûr, nous restons à l’écoute de notre public cible pour découvrir les incontournables et les incontournables restants. »

« Les employés apprécient de pouvoir accéder simplement à la plateforme depuis chez eux et depuis plusieurs appareils », confirme Julie. « Interagir et collaborer est devenu incroyablement simple, notamment avec des partenaires externes. Chaque composant a désormais une place logique, et il est beaucoup plus facile de surveiller le contenu dont les gens ont réellement besoin et qu'ils lisent.

C'est typique de la culture de delaware. Nous n’avons jamais eu le sentiment d’une relation client-fournisseur ; c'était toujours un partenariat.

Julie Dejaegere, chef de projet informatique à l'UZ Gent

Se connaître

La collaboration entre l'UZ Gent et delaware s'est avérée être un échange mutuel d'apprentissages et d'idées . « C'est typique de la culture de delaware », déclare Julie. « Nous n’avons jamais eu le sentiment d’une relation client-fournisseur ; ça a toujours été un partenariat.

«Je voudrais particulièrement souligner l'incroyable maturité du projet de l'UZ Gent et la manière dont ils ont travaillé avec un partenaire de service », déclare Serge Desaranno, Solution Lead Digital Workplace chez delaware. « Après la mise en service en mai, nous n'avons eu qu'à régler quelques problèmes de mise au point, mais aucun problème majeur – ce qui est remarquable pour un projet de cette envergure. »

Entre-temps, l'UZ Gent a déjà présenté son lieu de travail numérique à plusieurs autres hôpitaux, suscitant un enthousiasme unanime. « Nous n'avons pas simplement réalisé un tour de force technique », conclut Bernard. « C'est une solution qui répond au maximum à nos besoins. Cela fonctionne tout simplement et nous ne pourrions être plus fiers des résultats.