Comment SAP S/4HANA améliore la santé financière de l'hôpital AZ Delta

La génèse du projet

Comment gérer et pérenniser un groupe hospitalier de 4 000 salariés qui assure 650 000 consultations et 50 000 interventions chirurgicales par an, le tout avec des budgets serrés ? En travaillant de manière super efficace et en restant financièrement solide ! Mais lorsque vous jonglez avec une pléthore de systèmes informatiques et que les données sont dispersées dans toute l’organisation, cela peut s’avérer tout un défi.

Manque de cohérence des données

« Être un hôpital financièrement sain est l'un de nos objectifs stratégiques chez AZ Delta », déclare Rebecca Puissant, directrice financière d'AZ Delta. "Pour renforcer le contrôle et la transparence, nous avions besoin d'une source de données unique et fiable qui donnerait accès à des données cohérentes en temps réel."

AZ Delta a décidé d'intégrer les processus et les données en adoptant un seul système d'information et de gestion pour tous ses processus de back-office : SAP S/4HANA. Le déménagement de l'hôpital vers un tout nouveau campus principal a renforcé la décision d'implémenter SAP, explique Rebecca : « Le déménagement dans le nouveau bâtiment nous a poussé à adapter nos packages et systèmes informatiques existants. Il était tout à fait logique de passer à SAP avant de le faire – même s’il était bien sûr difficile de combiner le déménagement dans un nouveau bâtiment et vers une nouvelle plateforme ERP – même en pleine pandémie de corona. 

Intégration pour accélérer la facturation

AZ Delta a choisi une mise en œuvre progressive pour faciliter la transition, en commençant par plusieurs fonctionnalités liées aux achats et aux entrepôts. Lors de la phase 2, début 2021, la comptabilité et les comptes clients ont été mis en service, tout comme les interfaces et les intégrations avec des systèmes informatiques spécifiques. 

Lander Vanmeenen, responsable financier du projet AZ Delta chez delaware explique comment l'intégration des données accélère désormais la facturation chez AZ Delta : « La facturation des hôpitaux est un processus exceptionnellement complexe. La facture du patient, par exemple, est très détaillée, car elle répertorie tous les médicaments, traitements, repas et services fournis. De plus, les frais de santé sont partagés entre le patient et la caisse d’assurance maladie. Cela signifie que les hôpitaux facturent également aux caisses d’assurance maladie. AZ Delta utilise des systèmes dédiés pour la facturation aux deux parties, mais ceux-ci sont désormais parfaitement intégrés dans SAP S/4HANA . Cela signifie que toutes les données des factures sortantes sont agrégées et centralisées, tout comme le détail des factures entrantes. » 

Approbations automatiques

« SAP S/4HANA rapproche automatiquement les paiements entrants et les factures ouvertes et assure le suivi des paiements. À l’avenir, il enverra même des rappels pour les factures en suspens », poursuit Lander. « De plus, toutes les factures d'achat sont facilement numérisées, automatiquement vérifiées, enregistrées et payées. Si le système ERP détecte des anomalies, que ce soit dans les factures entrantes ou dans les paiements, il en informe l'équipe comptable. 

Rik Vanhaelemeesch, directeur financier, confirme que l'intégration entraîne des gains d'efficacité significatifs. « De plus, cela nous a aidé à introduire le principe du contrôle à quatre yeux, ce qui signifie que chaque bon de commande doit être approuvé par au moins deux personnes. Comme SAP S/4HANA automatise le flux d’approbation, nous gagnons du temps et réduisons les coûts tout en améliorant le contrôle des risques. » 

Transparence, reporting et conformité

Le passage au nouveau système ERP à l’échelle de l’hôpital garantit également plus de transparence dans les processus financiers. « La centralisation des données rend les inefficacités plus visibles, tant pour l'équipe financière que pour le budget responsable dans chaque département », explique Wim Vermeire, expert du secteur de la santé et chef de projet chez delaware. « Comme les départements ont désormais accès à une source commune de données et de résultats fiables en temps réel, ils peuvent facilement repérer les domaines de mauvaise performance et identifier les opportunités de réduction des coûts. La sensibilisation aux coûts a considérablement augmenté maintenant que SAP est opérationnel. 

Enfin et surtout, AZ Delta estime que SAP S/4HANA améliorera considérablement le reporting financier, puisque l'équipe financière sera en mesure de rendre compte d'un éventail beaucoup plus large de KPI financiers, tant à la direction de l'hôpital qu'aux autorités. 

Pérenniser l’organisation

« Plus nos processus de back-office sont intégrés et nos données sont centralisées, mieux nous pouvons gérer, contrôler et améliorer notre santé financière. Bien entendu, l’ERP est une histoire sans fin et nous avons plein de projets pour étendre davantage le système. Pourtant, aujourd'hui, nous pouvons déjà affirmer à l'unanimité que SAP nous a vraiment aidés à faire passer nos opérations financières à un niveau supérieur et à pérenniser notre organisation », conclut Rebecca.