Comment l'UZ Gent a amélioré la communication et la collaboration grâce à un espace de travail numérique

Le défi : le SharePoint de non-retour 

L’UZ Gent utilisait depuis un certain temps SharePoint 2013 pour superviser son intranet et ses environnements collaboratifs. Lorsque Microsoft a annoncé qu’il cesserait de supporter la version en 2023, l’équipe TIC a saisi cette opportunité de changement. 

“Nous avons décidé de procéder à une mise à niveau fonctionnelle profonde », déclare Bernard Fockaert, responsable du département ICT Business Applications à l’UZ Gent. « Nous voulions héberger le site web séparément, déployer un intranet plus thématique et mettre en place un poste de travail numérique moderne pour améliorer la communication et la collaboration. L’objectif était de fournir un accès facile à n’importe quel endroit et appareil, à la fois en interne et en externe, mais toujours sécurisé.”

La nouvelle solution devait également inclure des règles de gouvernance personnalisées et un haut niveau de libre-service. « Nos sites doivent être pertinents à tout moment », explique Julie Dejaegere, IT Project Manager à l’UZ Gent. « Avec de nouveaux paramètres de gouvernance, nous pourrions par exemple archiver automatiquement les sites web inactifs. » En outre, une plateforme de libre-service uniforme permettrait aux utilisateurs finaux d’en faire le plus possible eux-mêmes. .

La solution : au-delà du plan

UZ Gent s’est associé à delaware pour transformer cette vision en réalité. Un plan directeur a permis d’identifier les critères de gouvernance métier et IT, les différents types d’environnements collaboratifs et les besoins en matière de sécurité, tels que les niveaux de confidentialité pour les données sensibles de l’hôpital. 

Après la finalisation du plan directeur, l’UZ Gent et delaware ont choisi d’intégrer trois applications dans Microsoft Teams : My Workspace (le nouvel environnement collaboratif), Corneel (le nouvel intranet, également accessible par navigateur) et le Who What Where (le nouveau carnet d’adresses). Les utilisateurs finaux de l’UZ disposent donc d’un point d’accès unique à tous les environnements collaboratifs et aux applications de l’UZ via une authentification unique. 

Tout au long du processus d’élaboration et de conception, l’équipe a continué d’étudier les différents profils de l’UZ (médecins, infirmières, etc.) afin de s’assurer que le nouveau paysage numérique offre les fonctionnalités utiles. « Nous avons étroitement impliqué tout le monde, désigné des ambassadeurs et proposé des opportunités de formation », ajoute Tessa Verheecke, Digital Communication Coordinator à l’UZ Gent. « Tous ces facteurs de réussite ont contribué à un déploiement en douceur. »

Corneel et The Who What Where

Corneel, le nouvel intranet, a introduit une nouvelle manière de communiquer et de structurer l’information. « Sur l’ancien intranet, toutes les données étaient visibles, même si elles ne vous concernaient pas », signale Julie. « Désormais, les collaborateurs peuvent personnaliser leur page d’accueil, mettre en avant leurs applications et publier des nouveaux messages pour un public-cible spécifique. » Le composant UZ Wijzer classifie les informations au moyen d’une structure arborescente pratique. 

Le Who What Where, quant à lui, est un carnet d’adresses personnalisé doté de puissants filtres de recherche et entièrement intégré aux dossiers du personnel de l’hôpital. « Auparavant, nous disposions d’un document similaire pour tous les numéros des collaborateurs et des départements, mais son contenu était limité et très imparfait », continue Julie. « Le Who What Where nous fournit une source unique de vérité. »

Le résultat : chaque chose à sa place 

Depuis son lancement en mai 2023, le nouveau poste de travail numérique a suscité des réactions extrêmement positives. « Lors de la première ronde d’évaluation, nous n’avons pas eu à faire beaucoup d’ajustements », précise Bernard. « Bien entendu, nous restons à l’écoute de notre public-cible pour découvrir les derniers éléments indispensables et souhaitables. »

« Les collaborateurs apprécient le fait de pouvoir accéder facilement à la plateforme depuis chez eux et à partir de plusieurs appareils », confirme Julie. « L’interaction et la collaboration sont devenues incroyablement simples, en particulier avec les partenaires externes. Chaque composant a désormais une place logique, et il est beaucoup plus facile de surveiller le contenu dont les gens ont réellement besoin et qu’ils lisent. »

Connaître l’autre pour mieux comprendre

La collaboration entre l’UZ Gent et delaware s’est révélée être un échange mutuel d’enseignements et de perspectives. « C’est typique de la culture de delaware », déclare Julie. « Nous n’avons jamais eu le sentiment d’avoir une relation client-fournisseur ; il s’agissait toujours d’un partenariat. » 

« Je voudrais souligner l’incroyable maturité du projet de l’UZ Gent et la manière dont ils ont travaillé avec un partenaire de service », poursuit Serge Desaranno, Solution Lead Digital Workplace chez delaware BeLux. « Après la mise en service en mai, nous n’avons géré que quelques réglages mineurs et aucun problème majeur, ce qui est remarquable pour un projet de cette envergure. » 

Entretemps, l’UZ Gent a présenté son poste de travail numérique à d’autres hôpitaux, suscitant un enthousiasme unanime. « Nous n’avons pas seulement réalisé un tour de force technique », conclut Bernard. « C’est une solution qui répond parfaitement aux besoins. Elle fonctionne remarquablement, nous ne pourrions être plus fiers des résultats. »