Comment le Covid-19 améliore-t-il l’organisation du lieu de travail numérique

Au début, passer à un mode de travail collectif en ligne était une véritable « folie ». Mais aujourd’hui, l’avenir du télétravail est en train de se consolider. Comment s’assurer que les plateformes de travail numériques offrent tout leur potentiel collaboratif ?

Les questions clés et les enseignements tirés de l’implémentation du lieu de travail numérique pour nos clients nous apportent un éclairage intéressant sur le changement fructueux vers un nouveau mode de travail. Olivier Fabes et Eline Uvin, nos experts en changement et en communication pour le lieu de travail numérique, nous donnent leur avis sur la façon dont la collaboration peut être bénéfique pour les entreprises.

3 enseignements importants tirés en vue de l’implémentation de MS Teams

En 2020, la numérisation du lieu de travail s’est accélérée. Et vite. Mais que dire des perspectives à long terme ? D’après notre expérience client, les trois étapes suivantes sont essentielles pour réussir la mise en œuvre d’un lieu de travail numérique :

1. Sensibiliser et aiguiser l’appétit de découverte

Expliquer le « Pourquoi ».

Changer nos habitudes de travail à la maison ou au bureau implique d’être parfaitement informé sur les raisons qui font de ce changement une véritable aubaine par rapport aux anciens modes de travail en silo. Au cas où le travail numérique serait perçu à titre temporaire comme la « seule solution », vous devez aussi expliquer les avantages à long terme d’un lieu de travail numérique en fonction de MS Teams, lorsque tout le monde pourra retourner au bureau. La collaboration au travail ne devient une habitude qu’à partir du moment où l’on comprend vraiment le pourquoi et le comment, et où l’on a envie de commencer à explorer et à développer de nouvelles habitudes en la matière.

Le lieu de travail change radicalement en termes de temps, de lieu et de mode de collaboration. Notre stratégie de changement et de communication consiste à explorer les avantages des nouveaux modes de travail pour l’entreprise, les équipes en tant que telles et l’individu lui-même.

Expliquer le « Comment ».

Une fois le « pourquoi » bien identifié, nous sensibilisons les gens au changement en recourant à différents formats pour donner envie d’en découvrir plus par eux-mêmes. Voici quelques exemples illustrant la manière dont nous incitons les individus à utiliser MS Teams et d’autres services de travail numérique :

• Réaliser de courtes vidéos. Ces vidéos peuvent comprendre des interviews MS Teams d’un sponsor de projet, ou des films d’animation pour partager la vision du changement ou présenter des avantages concrets et des actions à mettre en pratique immédiatement.
• Simplifier et expliciter les concepts abstraits. Expliquer en termes simples en quoi consistent Office365 et tout son arsenal en tant que facilitateur de lieu de travail numérique. Comprendre des concepts abstraits tels que le « cloud » ou le SaaS n’est pas toujours facile pour le commun des mortels. Faites en sorte que chacun comprenne bien ce qui se passe lors d’une synchronisation entre le cloud et un PC. C’est une condition préalable importante pour véritablement saisir le fonctionnement de OneDrive, SharePoint ou MS Teams.
• Faire connaître les opportunités. Diffuser de courts témoignages d’utilisateurs qui partagent leur propre expérience et veillez à couvrir un large spectre de ce qu’Office365 peut offrir. Vous montrerez ainsi les petits et grands avantages de l’utilisation de MS Teams et la manière dont le système peut vous aider à collaborer et à communiquer plus efficacement. Faire en sorte de sortir des sentiers battus. Définir des scénarios très diversifiés est la clé, par exemple en faisant référence à OneNote, Planner, la co-création dans MS Teams, etc.

2. Faciliter l’accès aux connaissances

Les utilisateurs doivent se sentir à l’aise avec les outils qu’ils vont exploiter jour après jour. Face à de tels défis, nous devons nous efforcer d’accéder aux informations requises et de suivre l’évolution constante de la présentation et des fonctionnalités de la nouvelle plateforme.

La créativité dont nous faisons preuve en matière de sources d’information nous a permis de transformer ces défis en opportunités. Selon notre avis d’expert, les séances d’information ou les formations classiques devraient être remplacées par d’autres formats, par exemple :

Créer un réseau d’ambassadeurs pour orienter les collègues ; des contacts plus « informels » tels que les discussions à la machine à café sont inenvisageables pour le moment, les ambassadeurs sont le nec plus ultra si vous souhaitez recueillir les commentaires des utilisateurs ou alléger la charge de travail du service IT en répondant aux questions sans importance. Au moment de l’onboarding de vos ambassadeurs, vous devez leur faire comprendre que leur rôle numérique doit être plus proactif - par exemple, dans la recherche de contacts avec leurs collègues via le chat - que réactif, car les questions ne viendront pas aussi spontanément que dans un bureau physique.

Cibler directement les responsables d’équipe : dans le contexte du Covid-19, compter sur les ambassadeurs n’est pas suffisant. Vous pouvez aussi sensibiliser et améliorer la communication en ciblant directement les chefs d’équipe. Ce sont eux, après tout, les principaux moteurs de la collaboration, et les premiers exemples à suivre. Si vous organisez des moments de questions-réponses pour eux et que vous leur fournissez du matériel de présentation, vous les accompagnez de la meilleure façon possible et leur permettez de transmettre les messages clés aux utilisateurs finaux.

Organiser des webinaires. Des webinaires se multiplient en ce moment à l’excès, car ils constituent le principal moyen de communication en ligne. Il en résulte une certaine lassitude à leur égard. Nous devons donc attirer capter plus leur attention en utilisant les webinaires pour la formation. Comment ?

• En répartissant le contenu de la formation en petites « portions » de 5 minutes maximum.
• En étant assez directif et invitant les participants à regarder. En précisant que le temps investi sera rentabilisé (en évitant de gaspiller votre temps et votre énergie à essayer de résoudre des problèmes).
• En faire une condition préalable à d’autres séances d’information, questions-réponses ou ateliers.
• En proposant des « formations guidées » (même à distance) pour ceux qui sont moins enthousiastes à l’idée d’explorer par eux-mêmes.

Créer un portail d’aide. À l’heure du Covid-19, il est particulièrement important de disposer d’un point central d’information où chacun peut trouver des réponses. Faire en sorte de maintenir le contenu à jour et partager les actualisations avec son public.

3. Améliorer les échanges à travers les nouvelles orientations

Chaque plateforme possède son propre objectif pour renforcer les échanges. Le courrier électronique est le mode de collaboration le plus utilisé avec les collègues, mais d’autres options apparaissent lorsque nous apprenons à partager davantage. Comment motiver les collègues à créer de nouveaux lieux de travail et à partager des connaissances par d’autres voies que le courrier électronique ?

La gouvernance "by design" est nécessaire : delaware a conçu une couche de gouvernance intégrée à Microsoft Teams, appelée Workspaces. Cette dernière permet de créer et de gérer des lieux de travail collaboratifs, sur la base de règles de sécurité et de gouvernance communément admises. Elle comprend un assistant numérique, qui vous guide pas à pas pour configurer votre propre espace de travail, ainsi qu’un tableau de bord pour gérer tous vos lieux de travail.

Fournir des conseils sur la façon d’organiser votre lieu de travail en partageant les meilleures pratiques sur la structure des fichiers, les conventions de nommage, les onglets, etc.

• Organiser des sessions de coaching avec des utilisateurs expérimentés pour les aider à passer de leurs anciens modes de travail au nouveau monde de la collaboration.
• Industrialiser les enseignements communs tirés au moyen de modèles spécifiques que chaque utilisateur peut appliquer en fonction de son espace de travail.
• Partager les meilleures pratiques de l’organisation grâce à un portail d’aide

Coaching VIP. Les séances de coaching individuel pour les cadres supérieurs portent leurs fruits, car elles favorisent l’adhésion du management et permettent de donner l’exemple avec plus de facilité. Ne pas négliger le temps et les efforts consacrés à la coordination des calendriers.

• Veiller à ce que les séances de coaching soient courtes (30 minutes maximum, entre 2 et 4 séances en fonction de l’aisance du cadre concerné avec les outils Office365).
• Après une courte présentation sur les principes du cloud qui sous-tendent Office365, passer en mode coaching « pratique », en partant des besoins et des questions réels du cadre lui-même.
• Travailler en synchronisation avec l’équipe IT de manière à ce que le laptop de la personne en coaching soit correctement configuré au moment de démarrer cette phase pratique.
• Inviter la, le ou les assistant(s) de direction : Office365 étant synonyme de collaboration, ces collaborateurs jouent un rôle clé dans l’accomplissement de nombreuses tâches.

L’apparition du Covid-19 a constitué un catalyseur hors du commun pour faire adopter Microsoft Teams par le public. Nous n’avons jamais autant utilisé le chat et les réunions virtuelles qu’au cours des derniers mois. Cette ruée vers Microsoft Teams a été une occasion unique pour de nombreux utilisateurs de prendre une longueur d’avance. Une gestion structurée du changement et des processus encadrés est néanmoins indispensable pour faire en sorte que les utilisateurs exploitent le véritable contenu collaboratif d’un lieu de travail numérique en perpétuelle évolution.

Nouvelle façon de travailler

Pendant la pandémie, les entreprises ont dû démarrer à toute vitesse et acheter des licences rapidement pour favoriser le télétravail. La perception des modalités de mise en place d’une plateforme de collaboration a donc pu être occultée. La situation liée au Covid-19 a été, pour des entreprises, un déclencheur pour agencer leur espace de travail numérique à venir. MS Teams constitue la première étape de cette nouvelle façon de travailler, mais nécessite un bon encadrement et une implémentation qui ne soit pas précipitée. En faisant bien les choses, le lieu de travail numérique peut inciter les personnes et les entreprises à envisager l’avenir du monde du travail.

Envie d’organiser votre propre lieu de travail numérique ?