Nieuw ERP-systeem? Verbind IT met de business, dan creëer je pas echt waarde!

Ik zie het maar al te vaak: de IT-afdeling implementeert een nieuw ERP-systeem. Ze controleren of het werkt en daarmee is de kous af. Maar dat is een denkfout. IT-afdelingen gaan dan namelijk voorbij aan de invloed die een nieuw ERP-systeem heeft op het gehele bedrijf: van medewerkers tot de organisatie en systemen. Er is in die gevallen dus geen schakel tussen IT en de business. Dat is jammer, want op die manier loop je kansen mis om het maximale uit je nieuwe ERP-systeem te halen! Welke kansen dat precies zijn, licht ik hieronder toe.

Kansen voor medewerkers: rolontwikkeling omarmen

De manier waarop medewerkers hun werk doen, verandert flink met de komst van een nieuw ERP-systeem. Het stelt medewerkers in staat om hun functie anders in te vullen, nieuwe dingen te leren, afscheid te nemen van vastgeroeste processen en nauwer samen te werken met andere afdelingen. Neem als voorbeeld de controller. Waar voorheen de traditionele controller alle financiële cijfers en resultaten volledig beheerste, kan die data met een nieuw ERP-systeem volledig uit de business komen. Met als gevolg dat de controller een andere manier van werken moet omarmen. 

Het is belangrijk om medewerkers te begeleiden in die verandering. Doe je dat niet, dan zoeken ze al gauw manieren om terug te gaan naar hun oude comfortzone. Daarnaast loop je het risico dat personeel trucjes gebruikt om in het nieuwe systeem te werken in plaats van het daadwerkelijk te begrijpen. Kort gezegd: de gewenste veranderingen in de manier van werken en de daarbij horende resultaten blijven uit.

Kansen voor de organisatie: grote schoonmaak en nieuwe rollen

Een nieuw ERP-systeem is de uitgelezen kans om je masterdata volledig op te schonen. Zo zorg je ervoor dat alle data eenduidig en netjes in je systeem wordt verwerkt. Bovendien biedt een nieuw ERP meer inzicht in jouw data en daar passen tevens nieuwe functies bij, zoals het centrale beheer van masterdata. Het is belangrijk om op tijd zo’n functie te creëren binnen je bedrijf. Want hoe beter je masterdata is, hoe beter jouw inzichten en je daarop gebaseerde beslissingen zijn.

Kansen voor systemen: betere rapportages, betere aansturing

Een modern ERP-systeem maakt het mogelijk om andere systemen, zoals BI-tools, eenvoudig te koppelen. Dat maakt het makkelijker om managementteams te voorzien van specifieke stuurinformatie. Waar de ingebouwde rapportagemogelijkheden van een ERP-oplossing ophouden, gaan op maat gemaakte BI-rapportages namelijk verder. Met die data kan het management de business beter en vroegtijdig aansturen.

Wanneer maak je de verbinding tussen IT en business?

Om bovenstaande kansen te benutten, is een ERP-implementatie dus gebaat bij een verbinding tussen IT en de business. Maar wanneer start je met het maken met die schakel? Dat begint al vóór de daadwerkelijke implementatie. Breng altijd eerst de huidige situatie (de nulmeting) in kaart, zodat je weet waar je staat. Bepaal dan je gewenste situatie. Maak daarna een plan van aanpak om daar te komen. En neem daarin alle bovenstaande aspecten mee: medewerkers, organisatie en systemen.

De basis voor echte waardecreatie

Een ERP-implementatie is nooit alleen een IT-aangelegenheid. Zonder schakel tussen IT en de business vervallen mensen in oud gedrag, wordt de nieuwe ERP-oplossing niet optimaal gebruikt en heeft het gebruik van aanverwante systemen niet de gewenste toegevoegde waarde. Met als resultaat: de forse investering betaalt zich niet terug. De verbinding vormt dus de basis voor echte waardecreatie!

Maar hoe creëer je die verbinding dan precies? Dat vertel ik in mijn volgende blog.