John Cockerill booste le travail d'équipe avec Office 365

La nécessité d'offrir aux employés une plus grande flexibilité pour interagir dans des équipes de plus en plus dispersées géographiquement était déjà pressentie. Elle a toutefois été considérablement accélérée par la pandémie, au cours de laquelle les employés ont pu rester connectés, au sens propre comme au sens figuré.

Trois principes clés pour garantir l'adhésion

La simple mise à disposition d'une nouvelle technologie n'améliore pas en soi la façon dont les gens communiquent et collaborent. Un risque typique de ce type de déploiement est de donner l'impression que l'organisation ne fait que multiplier les outils de partage et de stockage de l'information. Il s'agit également d'offrir plus de flexibilité aux utilisateurs, tout en assurant une certaine structure dans les interactions au sein de l'équipe. Enfin, il est également essentiel que les utilisateurs s'approprient réellement leur nouvel environnement de travail et en comprennent les avantages.

Pour amener la collaboration à un niveau supérieur, John Cockerill, en tandem avec delaware, a appliqué trois principes clés dans le déploiement de ce Digital Workplace :

1. Impliquer les différents secteurs d'activité

Dès le départ, l'équipe de projet a veillé à ce que toutes les unités de l'entreprise et une grande variété de disciplines soient impliquées dans le co-déploiement de la plate-forme. Concrètement, des "IT business partners" ont été placés au cœur de l'équipe de projet, jouant le rôle d'interface entre l'informatique et l'entreprise. Un réseau d'une centaine d'ambassadeurs a également été mis en place pour promouvoir l'utilisation correcte des outils 0365 et inspirer leurs collègues. En outre, un certain nombre d'utilisateurs clés ont contribué aux analyses d'impact afin, par exemple, d'optimiser la structuration des canaux dans Teams en fonction des spécificités de leur entreprise.

"L'une des leçons que nous avons tirées de ce projet est qu'une approche inclusive, impliquant une grande variété de disciplines, est la première étape pour maximiser l'adoption de la plateforme", déclare Benoit Delvaux, Product Owner d'Office365.

2. Automatiser la gouvernance

Une plateforme collaborative comme Teams peut rapidement créer le chaos si elle est déployée sans garde-fou. Un équilibre doit donc être trouvé entre une autonomie accrue des utilisateurs et un certain contrôle sur la création et la gestion des espaces collaboratifs. "Les règles de gouvernance, aussi bien écrites et claires soient-elles, ne suffisent pas. Il s'agit de les automatiser et de les intégrer réellement dans la plateforme", ajoute Benoit Delvaux. C'est ce que John Cockerill a pu réaliser grâce à l'application Workspaces de delaware, intégrée à Teams. "Cette application permet d'éviter le chaos, en guidant les utilisateurs dans le processus de création d'un espace Teams et en veillant au respect de certaines règles de sécurité et de confidentialité des données. Workspaces nous permet également de préconfigurer un espace collaboratif en fonction des spécificités du domaine d'activité", poursuit Vincent Sterken, chef de projet chez delaware.

3. S'occuper de la gestion du changement

Un lieu de travail numérique ne peut réussir que si les utilisateurs l'adoptent pleinement et avec enthousiasme. La gestion du changement était au cœur de ce projet, avec pas moins de 80 activités en un an, toutes axées sur l'adoption par les utilisateurs : du contenu (vidéo) pour sensibiliser aux avantages attendus et aux raisons du déploiement, un coaching de gestion et un soutien continu aux ambassadeurs dans leurs efforts pour promouvoir l'utilisation des outils, un portail d'aide pour orienter les utilisateurs vers des formations et des webinaires, et même des sessions "Coffee corner" sur Teams pour répondre aux questions spécifiques des utilisateurs.

"L'adoption est un voyage. Il ne faut pas croire que la communication seule suffit à convaincre. C'est un processus d'amélioration continue qui se poursuit après le déploiement", observe Benoit Delvaux, soulignant notamment la mise en place d'une communauté de pratique et d'un comité de gouvernance, réunissant IT et business, pour développer la plateforme et promouvoir les bonnes pratiques.

200 ans d'innovation

Animé depuis 1817 par l'esprit d'entreprise et la soif d'innovation de son fondateur, le groupe John Cockerill développe des solutions technologiques d'envergure pour répondre aux besoins de notre époque : préserver les ressources naturelles, contribuer à une mobilité plus verte, produire durablement, lutter contre l'insécurité et faciliter l'accès aux énergies renouvelables. Son offre aux entreprises, aux gouvernements et aux collectivités se compose de services et d'équipements associés pour différents secteurs, de l'énergie à la défense, en passant par l'industrie, l'environnement, les transports et les infrastructures.