[VIDEO] Brussels Airport Company adopte la technologie SAP Cloud pour améliorer ses performances

30 avril 2024

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Avec 22,2 millions de passagers et 710 000 tonnes de fret expédié en 2023, Brussels Airport remplit avec brio son rôle de plaque tournante du transport européen. En vue de renforcer encore cette position, l’exploitant de l’aéroport Brussels Airport Company (BAC) a récemment adopté SAP S/4HANA Cloud Public Edition. La plateforme informatique intégrée alimente les performances de BAC dans différents départements, notamment la fonction Finance.

Client: exploitant de l’aéroport Brussels Airport Company
Défi : Redéfinir le paysage logiciel afin de soutenir les ambitions de croissance de l’aéroport
Solution : SAP S/4HANA Cloud Public Edition pour la finance, le contrôle de gestion, le recouvrement des créances et les achats, SAP Analytics Cloud pour la planification et la budgétisation, SAP SuccessFactors pour les RH, SAP Concur pour la gestion des dépenses et SAP Ariba Sourcing pour les fournisseurs

Le défi : un système ERP de nouvelle génération est nécessaire pour soutenir des ambitions de haut vol

Chez Brussels Airport Company, environ 1 200 personnes assurent les opérations complexes de l’aéroport, qui représentent 60 000 emplois directs et indirects. Jusqu’à récemment, une série de systèmes informatiques hérités - obsolètes et souvent autonomes - prenaient en charge des tâches telles que les finances, les ressources humaines, les achats et la gestion de projets au sein de BAC, mais ces systèmes étaient à bout de souffle...

« Le système le plus ancien datait de 2008 et était en fin de vie, ce qui entraînait une lourde charge de maintenance et suscitait la frustration des utilisateurs », explique Davy Vreys, directeur financier de BAC. « De plus, le manque d’intégration a nui à notre efficacité et à nos analyses. » Comprenant que ce n’était plus le type de logiciel sur lequel un aéroport ambitieux devait compter, BAC s’est mis à la recherche d’un logiciel de nouvelle génération mieux adapté à ses ambitions de haut vol.

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Notre stratégie d’entreprise repose sur trois piliers : l’amélioration des performances, la diversification et le développement durable. Les solutions SAP constituent des éléments clés de cette stratégie. Elles nous aident à simplifier les processus et à travailler plus efficacement tout au long de la chaîne de valeur.

Davy Vreys, CFO chez Brussels Airport Company

La solution : SAP S/4HANA cloud donne des ailes à BAC

L’exploitant de l’aéroport a rapidement compris que les solutions cloud de SAP lui permettraient de disposer du système convivial et évolutif qu’il recherchait. « L’approche normalisée de SAP permettrait de réduire le travail de maintenance, d’améliorer l’efficacité et de mettre en place des meilleures pratiques », explique Davy Vreys. C’est là qu’entre en scène SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Il fournit à BAC les fonctionnalités de base dont il a besoin pour la finance, le contrôle de gestion, la facturation et les achats.

delaware a été choisie pour mettre en œuvre la plateforme, en raison de son expérience avérée dans des projets semblables et de son approche intégrée. Nos experts ont déployé avec succès le noyau SAP S/4HANA et ont intégré de manière transparente d’autres solutions SAP, notamment SAP SuccessFactors pour les ressources humaines, SAP Concur pour la gestion des dépenses et SAP Ariba pour l’approvisionnement auprès des fournisseurs. La SAP Integration Suite intègre parfaitement la suite SAP avec les autres applications du paysage informatique de BAC.

En outre, les experts financiers de delaware ont développé une nouvelle solution de planification financière à l’aide de SAP Analytics Cloud (SAC). « BAC utilisait un outil de planification financière, mais souhaitait profiter des avantages de la planification intégrée dans la pile SAP », explique Michiel De Meyere, expert en contrôle de gestion chez delaware. « Nous avons donc développé une solution de planification qui combine les flux de revenus de BAC avec les dépenses d’exploitation, les taxes, les salaires et autres dans un compte de résultat complet. Cette approche intégrée permet aux équipes de la fonction Finance, du contrôle de gestion et de la comptabilité d’établir des budgets et des prévisions de manière efficace, en tenant compte des données provenant de nombreux départements et sources différents. Ces informations sont également visualisées dans des rapports de gestion clairs. »

Planification et budgétisation intégrées dans SAC : comment et pourquoi ?

La solution de planification intégrée de BAC se concentre sur la budgétisation et les prévisions financières, plutôt que sur la planification opérationnelle au jour le jour. Voici comment cela fonctionne :

La solution collecte des données à partir des trois principaux flux de revenus de BAC :

Les recettes commerciales, qui comprennent les commissions perçues auprès des magasins qui louent des espaces dans l’aéroport.
Les revenus immobiliers, provenant des contrats de location de divers bâtiments sur le site de l’aéroport.
Les revenus aéronautiques et de manutention, générés par les redevances perçues auprès des compagnies aériennes pour des services tels que l’atterrissage et le ravitaillement en carburant à Brussels Airport

Ces chiffres de recettes sont ensuite fusionnés avec les dépenses opérationnelles (OpEx), les impôts, les données salariales et autres, ce qui permet d’obtenir un compte de résultat complet. En utilisant une méthodologie de flux de trésorerie indirects, le système peut alors prévoir les flux de trésorerie anticipés pour la période à venir.

Une touche de Project Management Office (PMO)

En outre, le PMO utilise la solution de planification intégrée pour créer et maintenir les budgets des projets, y compris les dépenses en capital (CapEx), sur une base plus quotidienne. « Cela les aide à prendre des décisions plus éclairées sur l’affectation des ressources », commente Michiel.

Une interprétation de la vérité de l’entreprise

« Toutes les données disponibles dans SAP S/4HANA sont automatiquement intégrées dans SAC », explique Michiel. « De cette manière, l’équipe financière s’appuie sur une seule et unique version de la vérité. La planification SAC facilite la planification et l’analyse unifiées au sein d’une interface unique, éliminant ainsi les cloisonnements entre les services financiers et les autres départements. Les équipes chargées des finances, du contrôle de gestion et de la comptabilité collaborent de manière transparente avec les RH, la gestion des programmes et d’autres départements afin de bénéficier d’une visibilité et d’un aperçu complets des performances de l’entreprise. »

Dans un avenir proche, BAC prévoit d’approfondir cette approche connectée de la planification en intégrant la planification de la main-d’œuvre dans SAP Analytics Cloud. En combinant les données relatives aux ressources humaines de SAP S/4HANA et de SAP SuccessFactors, BAC sera alors en mesure de budgétiser et de prévoir les coûts liés au personnel avec une plus grande précision.

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Résultats : l’efficacité atteint de nouveaux sommets

BAC dispose désormais d’un environnement informatique intuitif, efficace et pérenne, ce qui se traduit par une réduction du coût total de possession. En adoptant les meilleures pratiques en matière d’intégration des applications et en réduisant le travail manuel et sur papier, l’exploitant a jeté des bases solides pour des processus opérationnels de base fluides.

« L’un des principaux avantages est la convivialité du système », explique Davy. « Les demandes d’achat, les commandes et les approbations de dépenses sont désormais numérisées et accessibles sur n’importe quel appareil, y compris les smartphones. » En l’espace de quelques mois seulement, des gains d’efficacité tangibles étaient déjà visibles, déclare Davy Vreys : « Les notes de frais peuvent désormais être traitées et payées en l’espace d’une semaine, alors qu’il fallait auparavant deux à trois semaines en moyenne. De plus, nous pouvons réaliser la clôture financière mensuelle plus rapidement. »

22.2 million

de passagers en 2023

1 semaine

pour traiter et payer les notes de frais (contre 3 à 4 semaines auparavant)

Marie-Christine Kévers, responsable du programme ERP chez BAC, explique : « Nous avons non seulement réduit le temps consacré au traitement des factures fournisseurs, mais nous avons également redonné la responsabilité à l’entreprise. Avec des éléments tels que les entrées de marchandises et de services traités par des équipes d’experts, nous avons amélioré la qualité de nos données et les informations que nous en tirons. Cette connaissance plus approfondie renforce notre agilité, ce qui nous permet de réagir rapidement aux changements du marché. Ainsi, la fonction Finance n’est plus seulement experte en chiffres, mais aussi un partenaire précieux dans la prise de décisions stratégiques ».

La transition vers des processus normalisés marque une rupture importante avec l’ancien environnement hautement personnalisé. Jan Andries, SAP SuccessFactors, responsable du changement et responsable produit des solutions SAP SuccessFactors, déclare : « SAP S/4HANA Cloud Public Edition demande à l’utilisateur de s’adapter au système, plutôt que l’inverse. Avant, la gestion de tous nos codes était très difficile. Désormais, la plateforme cloud garantit des mises à jour automatiques et de nouvelles versions deux fois par an, de sorte que nous avons toujours accès aux informations et aux codes les plus récents ».

Nous avons amélioré la qualité de nos données et les informations que nous en tirons. Résultat ? La fonction Finance joue un rôle plus crucial dans la prise de décision des entreprises, allant au-delà de la simple compilation de chiffres.

Marie-Christine Kévers, ERP Program Manager chez Brussels Airport Company

L’avenir : continuer à aller de l’avant

Pour l’avenir, Brussels Airport Company est déterminé à continuer d’optimiser son infrastructure informatique, en s’appuyant sur sa suite existante de solutions SAP Cloud. L’une des initiatives à venir consiste à intégrer l’ancien système de facturation aux solutions SAP afin d’améliorer l’efficacité et la transparence. En outre, l’entreprise prévoit d’intégrer la gestion des performances et des objectifs dans le parcours RH et d’ automatiser la saisie directe des feuilles de service par les fournisseurs.

« D’après nos observations , nous sommes très satisfaits des résultats. Nous sommes impatients de passer à la phase suivante de notre transformation », conclut Davy Vreys.