Comment les robots (RPA) aident Bekaert à améliorer son processus d’approvisionnement

Améliorer l’efficacité des processus administratifs

C’est DEL20, la série d’événements sur l’innovation et la co-création organisée par delaware, qui a convaincu Bekaert d’explorer les opportunités qu’offre le RPA dans le domaine de l’administratif : « Le RPA permet de limiter les interventions manuelles et de libérer du temps pour les activités à forte valeur ajoutée », explique Robrecht Coucke, IT Business Partnership Managerchez Bekaert. « Nous avons décidé d’étudier comment le RPA pouvait accroître l’efficacité des processus administratifs. Élaborer un business case s’est révélé facile : le département approvisionnement passe énormément de temps sur l’aspect administratif de la gestion du cycle de vie des contrats et des appels d’offres. Cela engendre parfois une certaine dispersion et des occasions manquées durant les négociations. Les délais supplémentaires dans l’attribution des contrats mènent à une perte d’efficacité dans les processus de commande. » delaware et les autres participants du DEL20 ont eux aussi manifesté leur enthousiasme pour le cas Bekaert, et une démonstration de faisabilité est déjà en cours.

La préparation des offres, un processus coûteux en temps

L’équipe en charge des achats chez Bekaert renouvelle annuellement 3500 contrats d’achat dans SAP. Bert De Bock, responsable des processus P2P, explique : « Afin de respecter la politique de notre entreprise, nos acheteurs doivent collecter et comparer de nombreuses informations sur les fournisseurs, les contrats dansSAP et le stockage des données, un processus coûteux en temps – et ce temps serait mieux employé dans des négociations qualitatives. De plus, les méthodes de travail varient fortement selon le lieu d’implantation, ce qui ne semble pas très professionnel pour un acteur de l’envergure de Bekaert. »

Automatisation : de la collecte des données au lancement d’appel d’offres

Le RPA permet de professionnaliser le processus de gestion du cycle de vie des contrats : tous les mois, le robot vérifie les contrats dans SAP deux mois avant la date de fin de validité, ou à un moment aléatoire choisi par l’acheteur. Il produit ensuite une série de rapports qui listent les fournisseurs et les détails de chaque contrat (quantités de matériaux, respect du contrat, informations sur la qualité, coûts imprévus, délais de livraison, nombre de plaintes, etc.) et il compile toutes ces données dans une feuille de calcul Excel prédéfinie. Une fois que le robot est prêt à charger les données dans la solution d’e-sourcing, il en informe l’acheteur. C’est ici qu’entre en jeu l’expertise des acheteurs : ils peuvent étudier les données, les adapter si nécessaire et autoriser le robot à soumettre un appel d’offres. Le robot créera alors un événement (c’est-à-dire qu’il lancera un appel d’offres) sur la plateforme d’e-sourcing et y ajoutera les fournisseurs impliqués selon les instructions de l’acheteur. Il ne restera alors plus à l’acheteur qu’à valider, à sélectionner les acteurs internes et à envoyer une invitation à tous les participants.

Réduction des coûts et conformité globale

« En automatisant ces tâches, nous aiderons le département des achatsà contrôler et superviser ses contrats opérationnels et à se concentrer sur les résultats et les négociations, plutôt que sur la préparation et la gestion», ajoute Bert. « Cela nous permettra de réduire les coûts tout en améliorant la qualité. Le RPA nous aidera également à nous assurer que nos négociations contractuelles sont conformes aux processus internes, et ce dans le monde entier. »

Un processus Procure-To-Pay plus précis

Robrecht : « Ce point est réellement décisif pour nous, car cela signifie que chaque détail du contrat, des coordonnées aux tarifs en passant par les modalités, sera exact et actualisé dans notre solution Master Data. Les bons de commandeet les factures seront ainsi corrects du premier coup. Disposer de Master Data précises nous aidera en outre à automatiser les processus de création de bons de commande et de factures. »

Personnes et machines : une combinaison gagnante

Bert et Robrecht ne doutent pas que le RPA aidera Bekaert à professionnaliser son processus d’approvisionnement. Dans une phase ultérieure, delaware et Bekaert implémenteront peut-être des outils de Machine Learning afin d’évaluer les fournisseurs présélectionnés. Le processus d’approvisionnement n’est par ailleurs pas le seul processus administratif comprenant des tâches répétitives et routinières qui pourraient être automatisées : les ventes et le département financier offrent également de nombreuses opportunités dans ce domaine.
 
 « La beauté du RPA réside dans sa capacité à permettre une implémentation graduelle des changements. Il est possible de l’utiliser tout d’abord pour automatiser des tâches individuelles, puis de le développer quand les utilisateurs y sont familiarisés. »

Est-ce que cela veut dire que les employés seront bientôt remplacés par des machines ? Robrecht : « Absolument pas. Comme je l’ai expliqué auparavant, le robot en charge de l’approvisionnement s’occupe de la préparation et des tâches administratives, tandis que les acheteurs peuvent consacrer leur temps au sourcing et aux négociations. C’est tout simplement une combinaison gagnante : Better Together, comme le dit notre devise ».

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