DEME standardise et automatise ses processus financiers

DEME : Faites de votre département financier un partenaire stratégique

Fort d'une histoire de plus de 140 ans, le groupe DEME fait partie des leaders mondiaux dans les domaines du dragage, de l'ingénierie maritime et de la restauration environnementale. Le groupe, qui est actif dans plus de 90 pays, emploie environ 4600 professionnels hautement qualifiés, dont une équipe financière de 267 collaborateurs qui gère les tâches financières de 200 entreprises, départements et équipes de gestion de projet. En 2014, DEME a décidé de lancer la transformation de son département financier. 

Son objectif : s'éloigner des simples tâches de traitement des transactions, de surveillance de la conformité et de contrôle pour s'attacher plutôt à offrir des analyses et des prévisions qui auront un impact significatif. Une équipe de projet, chapeautée par Francine Stockmans, a été désignée afin de guider cette transformation, dont les mots d'ordre sont automatisation et standardisation.

delaware inspire la confiance

La première étape de cette transformation a été le choix d'un nouveau système de rapports de gestion. Huit fournisseurs ont fait offre. DEME a choisi Microsoft Business Intelligence, comme l'équipe de delaware l'avait suggéré. "Nous utilisons Microsoft Dynamics AX sur la plupart de nos sites, il était donc logique de puiser à nouveau dans l'offre de Microsoft. Les consultants de delaware ont cependant fait une énorme différence pour nous. Nos collaborateurs financiers et nos collaborateurs ICT ont apprécié leur expertise, leur approche et la solution qu'ils ont proposée", explique Francine Stockmans.

Rapports de gestion et analyses

delaware a mis sur pied une solution qui s'articule autour de quatre piliers principaux : des produits Microsoft pour le reporting (SSRS) et l'analyse de données (SSAS), un plug-in Excel personnalisé, et IBM Cognos Controller.

"Grâce à l'utilisation de SQL Server Reporting Services (SSRS), nous sommes désormais en mesure de créer et de gérer facilement (partages, interactions, etc.) le rapport de gestion de 300 pages que nous générons chaque trimestre", raconte Francine Stockmans. "Afin de nous aider à générer des analyses et à les explorer, delaware a conçu un cube avec SQL Server 2016 Analysis Services. Celui-ci inclut une quantité incroyable de données provenant de Microsoft Dynamics AX, qui sont actualisées toutes les heures. Les utilisateurs ont ainsi accès à des analyses instantanées qui s'appuient sur d'énormes volumes de données. Les contrôleurs de projet, par exemple, peuvent désormais suivre en temps réel le statut de chaque projet."

Le pouvoir de l'automatisation

Pour aider les contrôleurs à alimenter le cube avec les prévisions pour les trois prochaines années, delaware a développé un plug-in Excel personnalisé : le plug-in Present View. Francine : "Les contrôleurs peuvent à présent saisir les données eux-mêmes. Dès que les prévisions sont approuvées, celles-ci sont automatiquement intégrées à l'espace de stockage des données pour les rapports de gestion." Enfin, IBM Cognos Controller soutient les processus de clôture, de consolidation et de rapport. Il intègre automatiquement les données de toutes les entreprises qui utilisent Dynamics AX et transmet les données consolidées à Microsoft Business Intelligence, qui crée les rapports.

Une vision complète, en temps réel

Grâce à la plateforme BI de Microsoft, chaque utilisateur chez DEME a accès à une seule et unique "version de la vérité", et ce en temps réel. Par ailleurs, l'automatisation et la rationalisation du processus de consolidation permettent de faire l'impasse sur la saisie manuelle des données, et ainsi d'économiser un temps précieux pour l'équipe financière. "La saisie manuelle de toutes les données nous prenait environ un jour par mois dans chaque département. La différence est donc énorme", explique Francine. "Le département financier a désormais davantage de temps à consacrer au contrôle et à l'analyse : cela veut dire qu'il est en mesure de fournir de meilleures analyses à l'entreprise, de proposer une orientation claire et de faire de meilleures prévisions – ce qui permet une prise de décision plus rapide et plus efficace".

L'avenir est dans le Cloud

Entretemps, delaware et DEME amènent la solution BI au niveau supérieur. Pour des raisons de sécurité des données, le groupe DEME ne souhaitait pas que ses joint-ventures utilisent la même plateforme que lui. Au lieu de cela, delaware a implémenté Dynamics AX2012 dans le Cloud via MS Azure – une première étape sur la route vers le Cloud. Début 2018, une filiale de DEME a commencé à exploiter MS Dynamics 365 pour la Finance et les Opérations sur Azure.

Dans les prochains mois et les prochaines années, DEME continuera à optimiser son département financier. Le passage au Cloud est sans aucun doute la prochaine étape logique dans leur volonté de transformer ce service. delaware restera un partenaire de confiance à chaque étape du voyage.