L’espace de travail numérique intelligent comme outil pour améliorer l’expérience employé

Il n’y a pas si longtemps, les projets RH-IT étaient principalement destinés à soutenir les RH. Il s’agissait de capturer des données, de rationaliser les processus et d’atteindre l’excellence opérationnelle. C’est ce que nous expliquent Luk Moreels, Project Manager Intelligent Workforce, et Kristof Nuytens, HCM Solution Lead chez delaware. Mais, selon ces messieurs, une évolution rapide est en marche. Au début, l’accent était mis sur l’expérience employé et l’objectif était d’organiser un service accessible où l’employé occuperait une place centrale. Luk : « Je compare cette expérience employé à une commande sur bol.com : tout devait être simple et rapide. »

Kristof : « Depuis peu, nous constatons une nouvelle tendance. L’expérience employé reste centrale, mais nos projets impliquent davantage de solutions. Il s’agit d’une évolution logique, car l’expérience employé s’est fragmentée dans un paysage morcelé, avec d’innombrables applications. Vous en avez une pour l’onboarding, une autre pour la gestion des performances, la formation et le développement, l’administration, les avantages, etc. Les collaborateurs doivent rechercher et se connecter à tous ces systèmes distincts à chaque fois. En outre, les différents outils n’interagissent pas suffisamment, ce qui entraîne une surcharge et une confusion importantes.

Le télétravail obligatoire en vigueur depuis l’année dernière a également accéléré la mise en œuvre d’outils permettant la collaboration numérique. Cela inclut les réunions numériques, mais aussi les solutions de travail qui remplacent les petits moments d’information pour les employés qui auparavant se rendaient physiquement auprès d’un collègue. »

delaware constate désormais un vif intérêt de la part des entreprises. Luk : « Les entreprises nous posent la question suivante : “Comment organiser tout cela ? Comment pouvons-nous utiliser la technologie pour rationaliser l’expérience employé ?”

Des solutions existent déjà

Kristof : « La bonne nouvelle, c’est que ces solutions existent déjà. Tous les grands acteurs du secteur du logiciel se sont concentrés sur ce point ces dernières années. On note par exemple l’arrivée de SAP Work Zone for HR, un nouveau venu dans le domaine. Cette plateforme fournit un point d’accès uniformisé, axé sur le collaborateur. Nous pensons que ces espaces de travail intelligents sont l’avenir, car vous offrez à vos collaborateurs une page d’accueil unique qui contient toutes les applications, les bases de connaissances, les outils de formation et de collaboration dont ils ont besoin pour leur travail. »

Luk : « Le défi principal est de rassembler toutes ces informations de manière concrète. Il y a une quantité énorme de contenu. Supposons que vous soyez un collaborateur du service financier. Dans ce cas, dans votre espace de travail, vous n’avez pas besoin de voir les KPI des RH, mais les KPI financiers disponibles sont par contre indispensables. Vous avez aussi une responsabilité spécifique, par exemple en tant que chef d’équipe. Alors, il vous faut toutes les infos destinées aux cadres. Vous avez peut-être des centres d’intérêt spécifiques, et vous voulez un lien vers ceux-ci. Et vous avez un lieu de travail spécifique, dans une région spécifique, dans un bureau spécifique. Un espace de travail numérique intelligent rassemble toutes les informations pertinentes pour le travailleur concerné, de sorte qu’il n’ait plus à les rechercher et ne reçoive que du contenu personnalisé. Un collaborateur du bureau de Courtrai n’a rien à faire du menu d’un restaurant de Gand. Cela permet aux collaborateurs de travailler plus intelligemment et plus rapidement », conclut Luk.

En pratique

À l’UZGent, les consultants de delaware numérisent le logiciel RH avec une solution SAP/Microsoft. Le processus de demande d’absences structurelles, par exemple, a été entièrement automatisé. Les collaborateurs reçoivent ainsi un aperçu individuel des absences spécifiques auxquelles ils ont droit. Ils peuvent introduire leur demande et suivre le processus (d’approbation) par voie numérique. Plus besoin de chercher des informations ni de documents papier. Plus vous rendez votre travail efficace, plus vous avez de temps pour les soins.

Kristof : « Dans une grande organisation flamande de soins à domicile, nous numérisons le processus de formation. Cette organisation est en pleine transition vers un service de soins à domicile plus spécialisé. Jusqu’à récemment, la transmission de connaissances se faisait par le biais de formations en grand groupe sur site qui duraient deux heures. Désormais, les formations sur le nouveau matériel médical sont proposées sous forme numérique. Les collaborateurs les suivent au moment qui leur convient, l’organisation note les personnes qui terminent la formation, des tests numériques sont effectués et le certificat est automatiquement ajouté au profil de compétence du collaborateur concerné. Cela permet un gain d’efficacité énorme, qui s’accélère désormais en raison de la situation actuelle. »

Feuille de route de l'expérience employé

La mise en œuvre d’un espace de travail numérique passe par différents systèmes. Une interconnexion entre ces systèmes est donc nécessaire. Kristof : « C’est notre spécialité chez delaware. Mais la façon dont nous nous y prenons est unique. Nous avons développé une méthode pour analyser de manière structurée les outils et les processus numériques sur lesquels s’appuient les collaborateurs.

En collaboration avec les centres de services fonctionnels du client, tels que les services RH, IT, communication, marketing et finance, nos consultants spécialisés créent une sorte de « résumé », ou feuille de route de l'expérience employé, à partir d’une analyse des lacunes au niveau de l’expérience employé, des processus et des outils. Il s’ensuit une analyse des systèmes en place, des défis à relever et des objectifs à atteindre. Tout est intégré dans un plan à moyen terme, qui est coordonné entre les différents départements. Un budget clair y est défini et un retour sur investissement est déterminé. »

Le but ultime : un employé heureux

D’après delaware, le télétravail est appelé à durer, et la connexion numérique est donc une exigence fondamentale. Kristof : « Les collaborateurs trouvent un sens à leur travail s’ils peuvent le faire efficacement, grâce à des informations organisées en fonction de leurs besoins. En outre, la main-d’œuvre est toujours plus mobile. Onboarding, offboarding, crossboarding… dans un espace de travail numérique, ce n’est pas un problème, car les informations, les processus et les outils suivent les personnes. En outre, l’espace de travail numérique intelligent contribue également à satisfaire le désir des travailleurs de travailler de manière flexible. Notre conclusion ? Un espace de travail numérique intelligent aide nos clients à créer une main-d’œuvre connectée et engagée. »

À vous de jouer !

Pas à pas vers un espace de travail numérique intelligent ? Luk Moreels (luk.moreels@delaware.pro) et Kristof Nuytens (kristof.nuytens@delaware.pro) vous expliqueront volontiers comme cela fonctionne.