Ce qu’il faut attendre d’un nouveau système de gestion de l'apprentissage

Mais pourquoi avez-vous besoin d'un LMS ?

Tout d'abord, vous tirerez certainement profit d'un LMS si « l'apprentissage » est organisé dans votre entreprise et par celle-ci. Deuxièmement, vous devez disposer d'une équipe (ou au moins d'une personne) chargée de l’organisation de ces formations.

Si c'est le cas, deux éléments déclencheurs sont susceptibles de vous inciter à vous lancer dans la quête d’un LMS :

• Votre bon sens et vos outils bureautiques ne sont plus suffisants pour gérer vos parcours d'apprentissage et vous commencez à chercher un « système » pour vous aider dans votre rôle de « learning manager ».
• Vous souhaitez mettre en place un apprentissage en ligne pour vos collaborateurs. Vous devrez développer votre propre contenu d'apprentissage ou faire appel à un fournisseur de contenu, et vous aurez besoin d'une plateforme pour héberger votre contenu.

How do you start your search for the right LMS?

Avec Google à vos côtés, vous trouverez de nombreuses listes de contrôle, des classements des différents LMS et des évaluations. Vous serez confronté à une multitude d'informations utiles (et moins utiles), mais comment dénicher celles qui vous intéressent ?

La première étape consiste à dresser la liste de vos besoins. Il convient toutefois d'être prudent. Ne créez pas un fichier Excel qui énumère des centaines d'exigences. Concentrez-vous sur les points les plus importants.

Établir une liste d'exigences n'est pas une tâche que l'on peut accomplir derrière son bureau. Vous devez vous rendre sur place et discuter avec vos formateurs et leurs utilisateurs finaux. Si votre public cible comprend non seulement des collaborateurs, mais aussi des clients, cela générera une complexité supplémentaire en matière de sécurité, d'authentification, d'options de paiement, d'accessibilité, etc.

Voici cinq éléments sur lesquels vous devez vous concentrer :

• Votre interface utilisateur. Est-elle adaptée aux besoins des utilisateurs ? Fonctionne-t-elle sur plusieurs appareils ? Cet élément est extrêmement important pour l'utilisateur final, car il n'utilisera probablement pas le LMS à son plein potentiel s'il n'en apprécie pas le design.
• Comment le système respecte-t-il la confidentialité des données ? Ce sujet ne fera que gagner en importance à l'heure du RGPD.
• Interfaces. Un LMS n'est jamais un système autonome ; il est toujours relié à d'autres systèmes. Tout d'abord à vos données RH de base, mais aussi au contenu d'apprentissage, aux outils de reporting, etc. Les interfaces courantes telles que SMTP, LDAP, SCORM, REST API doivent être prises en charge.
• Le reporting doit être simple. Plus vous utiliserez votre LMS, plus vous détiendrez de données, et plus vous aurez besoin de rapports et de tableaux de bord pour les traiter. Vos besoins en matière de rapports évolueront au fil du temps, vous devez donc pouvoir les créer facilement vous-même.
• Apprentissage social. Que nous le voulions ou non, tout apprentissage devient social. Votre LMS doit pouvoir créer un sentiment de collaboration. Que ce soit directement dans le LMS ou via l'interface avec les réseaux sociaux (d'entreprise).

Lorsque vous passez en revue tous ces éléments, gardez toujours à l'esprit le résultat final. Tout d'abord, le système doit vous aider à proposer à l'apprenant toutes les possibilités d'apprentissage de votre organisation. Si le LMS vous aide également à rationaliser vos processus d'apprentissage et à alléger votre charge administrative, vous avez indéniablement atteint votre objectif.

Comment le LMS s'intégrera-t-il dans votre organisation ?

Au-delà de la liste des exigences, gardez à l'esprit le type d'organisation apprenante que vous êtes et la place que vous occupez au sein des autres domaines des RH et de l’informatique.

Si votre département d'apprentissage ne compte qu'une ou deux personnes, et que celles-ci disposent de compétences informatiques sont limitées, il y a de fortes chances que vos besoins ne soient pas si extravagants. Privilégiez un système simple, facile à configurer et à entretenir. Assurez-vous que votre LMS est suffisamment flexible et qu'il vous donne la possibilité de vous développer. 

Dans cet environnement, je recommanderais d'opter pour un système « plug and play » simple à utiliser.

Le principal avantage de ces outils prêts à l'emploi est qu'ils sont relativement faciles à mettre en œuvre. La plupart du temps, il vous suffit de créer une interface avec vos données de base RH, de vous assurer que l'interface utilisateur est adaptée au style de votre entreprise et qu'il existe une méthode de connexion simple pour les utilisateurs.  Dans la mesure du possible, optez toujours pour une authentification unique, car elle lève immédiatement un obstacle important pour l'utilisateur final et se révèle beaucoup plus sûre.

Toutefois, si vous optez pour un système « plug-and-play », anticipez  l'avenir . Au fil du temps, d'autres questions se poseront inévitablement. Puis-je associer les cours de formation à nos compétences ? Et pouvons-nous renvoyer les résultats à notre base de données RH principale ? Ou, si vous avez trouvé un excellent fournisseur de formations en ligne, pouvons-nous relier notre LMS à son système ?

D'autre part, si vous travaillez au sein d’un grand département des ressources humaines et que tous les services RH collaborent étroitement, vous pouvez envisager de choisir un système HRIS complet, qui intègre tous les modules liés aux RH. 

Dans cette configuration, vous serez invité à donner votre avis et à faire part de vos besoins. Au bout de quelques mois, une décision sera prise au niveau de l'entreprise. Cette décision sera toujours un compromis. Cela vous sera-t-il préjudiciable ?  Probablement pas. Cela vous rendra-t-il vraiment heureux ? Il ne s'agira probablement pas d'un coup de foudre, mais considérez-le plutôt comme un mariage de raison. Une fois que vous aurez fait plus ample connaissance, vous verrez que cela fonctionne très bien et que le système LMS offre une multitude de possibilités. Il vous appartiendra de veiller à ce qu'il soit configuré en fonction de vos besoins. Et oui, d'autres outils verront le jour, offrant toujours de nouvelles fonctionnalités attractives. 

Un système LMS flexible qui répond à vos besoins

D'après mon expérience, le département Training & Development fait partie des RH, mais il fonctionne de manière assez indépendante. Et si vous travaillez sur différents sites, dans différents pays, pour différents groupes cibles, tout en suivant vos propres processus, vous pouvez envisager d'opter pour un système ouvert et adaptable 

Bien entendu, votre LMS doit être relié aux autres systèmes RH et être en contact direct avec la base de données principale des RH, ou indirectement via Active Directory.  Mais il doit être suffisamment flexible pour répondre à tous les besoins de vos différents groupes cibles. Il doit être suffisamment souple pour évoluer (ou décroître) en fonction de vos besoins.

delaware soutient la mise en œuvre de votre LMS

Chez delaware, nous possédons de nombreuses années d'expérience en matière d'accompagnement des départements de formation dans la mise en œuvre d'un LMS. Jusqu'à aujourd'hui, cela relevait de la mise en œuvre de SuccessFactors. Il s’agit de la meilleure solution pour de nombreuses (grandes) entreprises, mais pas pour toutes.

C'est la raison pour laquelle nous avons lancé un partenariat avec SAP Litmos et Totara. SAP Litmos peut être considéré comme un LMS « plug-and-play ». Il dispose d'une interface utilisateur actualisée, il peut être relié à de nombreuses applications utiles et, du point de vue de l'administration de l'apprentissage, la maintenance est extrêmement simple. Autre avantage, il est doté d'outils de création intégrés et d'une vaste bibliothèque de contenus..

Totara est considéré comme l'un des LMS les plus flexibles du marché. Ce système vous permet d'utiliser votre propre créativité pour concevoir l'expérience d'apprentissage de vos utilisateurs.. Il est basé sur des logiciels libres, ce qui signifie que si vous avez besoin d'une fonctionnalité qui n'existe pas, vous pouvez simplement la créer vous-même. Totara dispose également d'un module Performance et d'un module Collaboration. Du point de vue des licences, il est par ailleurs très compétitif.

Ce qu'il faut garder à l'esprit lors du choix d'un LMS

L'achat d'un LMS modifiera la façon de travailler de votre département de formation et la  méthode d’apprentissage de votre organisation. Prenez votre temps et faites un choix judicieux : 

• Ne dressez pas une liste d’exigences trop longue. Il est préférable de se concentrer sur quelques sujets
• Gardez à l'esprit la taille et les capacités de votre département de formation.
• Veillez à choisir un partenaire de mise en œuvre expérimenté.

Et n'oubliez pas le plus important : votre LMS doit permettre à vos apprenants d'accéder plus facilement qu’avant à la formation et au contenu d'apprentissage.

Vous voulez en savoir plus ? Vous envisagez d’implémenter un LMS ? 

Prenez contact avec nous, nous pouvons vous aider à prendre une décision judicieuse (qui ne sera pas nécessairement la mise en œuvre d’un LMS de notre portefeuille).