Libérer le back-office autonome grâce à l'IA et SAP iRPA

Pourquoi le faire si un robot peut le faire en mieux ?

L'automatisation a fait son apparition dans les ateliers d'assemblage et de production au cours du XXe siècle. Depuis lors, des machines et des robots de toutes formes et tailles effectuent de plus en plus de tâches qui présentent trop de risques pour les humains - et ils sont souvent beaucoup plus forts, plus rapides et plus cohérents que les opérateurs humains.

Cette révolution s'est poursuivie au XXIe siècle dans les bureaux du monde entier avec l'arrivée des systèmes ERP (planification des ressources d'entreprise) comme SAP et l'automatisation robotique des processus (RPA).

Entrez dans l'ère du back office autonome

De nombreuses tâches administratives - pensez aux confirmations de commandes et à la saisie de données sur les nouveaux fournisseurs - sont des processus commerciaux essentiels, mais contribuent peu ou pas à la croissance de l'entreprise et au développement des employés, sans parler de la satisfaction au travail. De la même manière que les bras robotiques s'occupent des tâches physiquement exigeantes, dangereuses et salissantes, la RPA prend en charge les tâches administratives ennuyeuses et récurrentes. En tant que pilote automatique administratif de votre entreprise, la RPA est un élément important du back-office autonome.

En combinant la technologie RPA avec d'autres technologies numériques telles que le web scraping, l'OCR et l'IA, par exemple, nous pouvons ajouter encore plus de valeur. L'utilisation de cette combinaison de technologies est appelée 'Intelligent Enterprise' de SAP, dans laquelle les technologies sont appliquées pour automatiser les tâches et, surtout, pour convertir les données en informations qui pilotent les actions entreprises dans votre ERP SAP.

Quels sont les besoins satisfaits par l'automatisation des processus robotisés ?

Au lieu d'effectuer elles-mêmes les tâches administratives répétitives, de nombreuses entreprises les sous-traitent à des centres de services partagés dans des pays où les coûts salariaux sont inférieurs", affirme Jos Gilissen, responsable du domaine Finance & Business Controlling chez delaware. « Ce n'est plus nécessaire avec les technologies et les options disponibles aujourd'hui. Que votre entreprise exerce ses activités en France ou à l'autre bout du monde, la RPA permet de réaliser des économies et de réduire les frictions.

La RPA aide également les entreprises à améliorer l'expérience client. Si vous automatisez les processus en arrière-plan, la RPA peut offrir de meilleurs services au premier plan. « Un de nos clients du secteur textile utilise la RPA, entre autres innovations, pour livrer plus rapidement des échantillons sur mesure à ses clients. Une fois que le client a sélectionné ses échantillons en ligne ou dans la salle d'exposition, la RPA détecte cette sélection et l'utilise pour configurer les machines produisant les échantillons, ce qui se faisait auparavant manuellement. »

Les applications les plus compatibles avec la RPA

La RPA peut être trouvée dans toutes les fonctions administratives, de la finance et des RH à l'informatique, la gestion des données de référence, la gestion de la qualité, les ventes, le marketing et au-delà. Il existe cinq domaines principaux dans lesquels la RPA fait une énorme différence :

1. Efficacité
   « Pour l'un de nos clients, nous avons utilisé la RPA pour accélérer le processus de facturation et le rendre plus cohérent. En conséquence, les clients règlent leurs factures plus rapidement », déclare Jos.
2. Clarté
   La RPA fonctionne mieux avec des données structurées. Si vous envoyez des demandes de nouveaux employés, clients ou fournisseurs en utilisant un format spécifique par e-mail, la RPA peut facilement transférer toutes ces données de base aux applications concernées.
3. Conformité
   « Un de nos clients utilise la RPA pour sélectionner de nouveaux clients et fournisseurs sur, par exemple, leur capacité économique », souligne Jos. « Comme autre exemple, cette entreprise utilise également la RPA pour vérifier si les flux de trésorerie des clients et des fournisseurs sont conformes aux termes et conditions convenus.»   Enfin, la détection des fraudes est également un domaine où la RPA brille, particulièrement en combinaison avec l'apprentissage automatique.
4. Automatisation des processus fonctionnels                                 L'automatisation des processus fonctionnels peut aller de l'envoi périodique des prix de vente, l'automatisation des processus RH, la constitution de provision financière, le traitement et le stockage des documents (des clients par exemple), etc.
5. Interfaces
   Cela a à voir avec les applications interconnectées. « A titre d'exemple, nous avons lié la plateforme RH d'un client avec l'application utilisée par son organisme de sécurité sociale. De cette façon, la RPA peut offrir un traitement automatique des données salariales », poursuit Jos.

Les défis potentiels à garder à l'esprit

La mise en œuvre d'un back-office autonome à l'aide de RPA est un processus relativement simple. « Cependant, une stratégie claire est indispensable », souligne Jos. « La RPA n'est pas un objectif final, encore moins une solution miracle à chaque problème. Au lieu de cela, c'est l'un des outils qui peuvent être utilisés pour la transformation numérique.

« L'aspect gouvernance est extrêmement important. Comme pour tous les changements, il est également important d'impliquer les employés dès le début du processus. Dans la majorité des cas, l'automatisation des activités fastidieuses est la bienvenue, mais cela ne signifie pas qu'une communication transparente n'est pas essentielle. »

Nos experts en RPA sont prêts à vous aider, non seulement avec l'installation du matériel et des logiciels, mais aussi avec le développement de solutions, la formation, les ateliers, le soutien et les conseils dans la conception et la gestion de votre solution RPA.