Faites de la conformité une opportunité à l'aide de la technologie

Contrôles et rapports financiers (SOX), protection de la vie privée et des données (GDPR), règles de sécurité alimentaire ou chimique, conformité des produits et des taxes : la conformité est un concept très large qui prend différentes formes avec différentes intentions. Au fond, cependant, elle se résume toujours à ce seul principe : être capable d'agir conformément à un ensemble de règles et de produire des rapports précis pour prouver cette adhésion.

Trois niveaux de conformité

« Nous distinguons trois niveaux de conformité », explique Evelien Vanhooren, solution lead chez delaware. « Tout d'abord, il y a les accords et règlements auxquels chaque organisation doit se conformer, comme les règles de confidentialité, de gestion des documents ou de gestion des identités et des accès. En outre, il y a un aspect sectoriel : selon l'industrie dans laquelle les organisations sont actives, elles peuvent être soumises à des réglementations spécifiques. Les industries alimentaires et chimiques, par exemple, doivent se conformer aux réglementations de la FDA ou de REACH, respectivement. Il y a ensuite le niveau du domaine : une équipe financière doit se conformer à une grande série de règles spécifiques, tout comme les achats, la logistique et les ressources humaines. »

Experts à chaque niveau

delaware aide ses clients à maîtriser la conformité sur les trois niveaux. Evelien : « Nous n'avons pas une seule et unique équipe de compliance. Les clients bénéficieront toujours du soutien de consultants experts. Les sujets généraux de conformité comme la gestion des identités et des accès, par exemple, sont principalement couverts par nos collègues des services d'infrastructure. Nos experts verticaux et par domaine, quant à eux, aideront les clients à répondre aux besoins de conformité liés à leur secteur ou à leur domaine. Notre équipe financière, par exemple, fournit aux directeurs financiers des solutions pour simplifier ou automatiser la conformité en matière de fiscalité, de commerce, de sécurité et de produits. Si le bureau des finances a besoin d'une solution pour archiver légalement des documents comme les factures électroniques, nous unirons nos forces à celles des experts en gestion de documents delaware. » (voir encadré)

Des outils pour faciliter la mise en conformité

Evelien souligne que les consultants delaware ne sont pas des conseillers juridiques : « Nous mettons en œuvre ou construisons les solutions dont nos clients ont besoin pour se conformer à la législation, aux règles ou aux normes. Les systèmes ERP comme SAP et Microsoft Dynamics 365 sont dotés de fonctionnalités ou de modules spécifiques conçus pour faciliter la conformité. Ils aident les utilisateurs à collecter en douceur des informations réparties dans toute l'entreprise, à maintenir à jour le contenu réglementaire, à suivre les enregistrements, à fournir des rapports ou à automatiser certaines tâches de conformité, etc. En outre, il existe de nombreux logiciels spécialisés pour faciliter la conformité dans des domaines spécifiques, comme les logiciels de conformité fiscale qui fournissent aux organisations des calculs précis des impôts locaux et fédéraux, le remplissage automatisé des formulaires fiscaux et la production de rapports.

Nos consultants aident les clients à définir leurs besoins et à mettre en œuvre la solution. Si nécessaire, nous pouvons développer une application personnalisée ou un module complémentaire, comme l'outil Nutri-Score que nous avons construit pour Agristo. Enfin, et surtout, nous veillons à ce que les solutions soient étroitement intégrées aux autres systèmes. C'est une nécessité pour garantir des résultats cohérents, fiables et, par conséquent, conformes. »

Comment la conformité apporte-t-elle une valeur ajoutée

Lorsqu'il s'agit d'assurer la conformité dans le domaine des finances, delaware travaille selon sa feuille de route de transformation des finances (lien en anglais). Les solutions technologiques ne se contentent pas d'offrir aux directeurs financiers la tranquillité d'esprit que leurs flux de travail sont conformes, elles favorisent également l'efficience et l'efficacité. « Lorsque les entreprises vont encore plus loin et relient leurs processus de conformité à leur stratégie d'entreprise, elles sont alors en mesure d'ajouter une réelle valeur commerciale. La conformité peut contribuer à renforcer leur image de marque ou même leur ouvrir des possibilités de cibler de nouveaux marchés et d'acquérir un véritable avantage concurrentiel », conclut Evelien.

Un archivage sûr et conforme à la législation

Factures, documents financiers, formulaires fiscaux, contrats, certifications : nous ne les stockons plus dans des rangées de classeurs et des tours de boîtes de rangement. Pourtant, les documents numériques que nous échangeons aujourd'hui doivent être archivés de manière aussi sûre que leurs homologues en papier - ou plutôt de manière plus sûre, car les réglementations en matière de confidentialité et de sécurité deviennent de plus en plus strictes.

« Il y a une grande différence entre le stockage numérique, que nous faisons tous dans nos solutions Google Drive, MS OneDrive ou SharePoints, et l'archivage conforme », explique Carol Van der Donck, responsable Enterprise Information Management Solutions. « Le stockage de documents n'est conforme à la loi que s'il répond à des règles et procédures strictes de numérisation, d'indexation et d'archivage. Les documents numériques doivent être conservés pendant plusieurs années et dans différents formats pour garantir leur lisibilité dans le temps ; l'accès doit être limité pour assurer la sécurité des données et toutes les activités sur les documents doivent être entièrement traçables. Ce n'est que lorsque ces critères sont remplis qu'ils peuvent remplacer vos archives physiques. »

Avec le règlement eIDAS, l'UE a rendu les interactions électroniques entre entreprises plus sûres, plus rapides et plus efficaces. Les États membres peuvent ainsi échanger, stocker et archiver plus facilement des documents numériques, car les mêmes règles s'appliquent dans tous les pays. « La législation eIDAS représente un grand pas en avant, car la manière de signer et de stocker légalement des documents électroniques est désormais claire et les règles s'appliquent à tous les États membres. Cela permet aux organisations de mettre en place des solutions partagées à travers les géographies européennes et de bénéficier d'économies d'échelle », explique Carol.

delaware fournit des solutions de gestion de documents basées sur le logiciel OpenText pour aider les clients à stocker légalement tout type de document. « Bien que le numérique soit le plus courant de nos jours, de nombreuses entreprises doivent encore traiter un mélange de factures papier, de divers types de fichiers qui arrivent par e-mail et de factures électroniques structurées. Nous pouvons les aider à gérer ces trois types de documents, en toute simplicité : les documents papier sont numérisés, les documents numériques sont ingérés automatiquement, chaque document est signé électroniquement, toutes les actions sont enregistrées et le processus est documenté et étanche - ainsi, les documents numériques sont sûrs, sécurisés, toujours accessibles à partir des processus commerciaux de base, de manière totalement transparente et conforme à la loi, non seulement aujourd'hui mais aussi dans 10 ou 100 ans. De cette façon, nous aidons nos clients à réaliser la transformation numérique également pour la conformité légale et industrielle sans effort. »

Vous êtes intéressé·e par la manière dont votre organisation pourrait faciliter ou automatiser la conformité ?