Réaliser des profits intelligents grâce à l'automatisation

Kristof Troch, spécialiste SAP chez delaware

Le Purchase to Pay (P2P) est l'ensemble du processus d'approvisionnement d'une entreprise. Il se compose d'une partie stratégique et d'une partie opérationnelle d'achat. La partie stratégique se concentre sur la gestion des dépenses, des contrats et des fournisseurs. La partie opérationnelle comprend les activités quotidiennes concernant les commandes, la réception, les factures.

L'inefficacité opérationnelle au détriment de la politique stratégique

De nombreuses entreprises sont confrontées à des défis en matière d'achats stratégiques et opérationnels. Les entreprises qui se sont développées par le biais d'acquisitions, par exemple, ont du mal à avoir une vue d'ensemble de leurs dépenses totales. Bien que ces informations soient indispensables pour faire des choix stratégiques pour l'avenir. Les informations incomplètes ou incorrectes sur les marchés publics, qui entraînent des retards et des problèmes à un stade ultérieur du processus, constituent un défi opérationnel courant que nous constatons dans la pratique.

Il est important d'analyser et de résoudre les défis opérationnels afin de pouvoir consacrer plus de temps à la politique stratégique pour faire passer les achats au niveau supérieur.

Découvrez les domaines à améliorer grâce à l'exploration des processus

L'exploration des processus, qui consiste à visualiser et à objectiver l'ensemble d'un processus, est un moyen de découvrir les possibilités d'amélioration de vos processus opérationnels d'approvisionnement. Lorsque vous avez découvert les zones à problèmes, il est important d'améliorer l'échange d'informations dans ces zones. Cela peut se faire en les numérisant et en mettant en place de meilleurs contrôles. Après tout, en numérisant les commandes et les documents à un degré élevé, vous réduisez les risques d'erreurs et diminuez le nombre d'actions inutiles. Par exemple, avec la reconnaissance automatique des documents, un processus de saisie entièrement sans contact ou même l'application de l'automatisation des processus pilotée par des robots (RPA). Divers outils logiciels peuvent vous aider à mettre en place des processus plus efficaces avec ce type de solution.

Réseau de fournisseurs numériques

Un moyen très efficace d'améliorer votre approvisionnement consiste à vous connecter à un réseau numérique de fournisseurs, tel que SAP Ariba. Cela vous permet de collaborer numériquement avec des millions d'entreprises connectées. Le réseau vous permet d'échanger des bons de commande, des confirmations de commande et des factures connexes par voie numérique. En outre, il offre un système d'achat central dans lequel les informations sur les initiatives d'achat sont recueillies de manière structurée en un seul endroit.

En établissant des règles de gestion dans le système, vous veillez également à ce que les accords dans le système central d'approvisionnement soient enregistrés de manière complète et concrète. Grâce à ces règles, vous pouvez limiter au maximum le nombre de factures incorrectes et incomplètes.

Les fournisseurs bénéficient également d'un réseau numérique

Tous les fournisseurs ne se connecteront pas au réseau. Certains flux d'informations en provenance des fournisseurs arriveront donc d'une manière différente, par exemple pas sous forme numérique. Il est également important d'inclure ces flux dans votre flux d'approvisionnement de manière appropriée, par exemple avec un système de gestion des factures fournisseurs. Mais un réseau numérique de fournisseurs présente également de nombreux avantages pour vos fournisseurs.

Avec un seul compte, ils peuvent faire des affaires avec tous les clients du réseau. Le réseau offre des solutions pour gérer efficacement les catalogues numériques et établir des connexions avec les boutiques en ligne. Les fournisseurs ont également un accès direct au statut de leurs factures et celles-ci sont plus souvent payées à temps. En outre, ils peuvent décider eux-mêmes dans quelle mesure ils souhaitent que leurs propres systèmes communiquent avec le réseau.

Un flux d'achat fluide

En général, la règle suivante s'applique : rendez votre processus d'approvisionnement aussi simple et direct que possible et automatisez-le lorsque c'est possible. Ainsi, votre service des achats pourra se décharger d'un maximum de tâches administratives et se concentrer sur les activités stratégiques qui apportent une réelle valeur ajoutée.