Executive Assistant / Assistentin der Partner (m/w/d)

viel Erfahrung ( > 4-5 Jahre), interne Rolle

Zweibrücken

Unterstütze unser Partnerteam mit Organisationstalent und Drive. Übernimm Verantwortung und bewirb dich jetzt als Executive Assistant / Assistentin (m/w/d).

delaware Germany

delaware ist ein weltweit tätiges Unternehmen mit mehr als 4.600 Mitarbeitern, das fortschrittliche IT-Lösungen und IT-Dienstleistungen anbietet, um Kunden bei ihrer geschäftlichen und digitalen Transformation zu unterstützen. Im Jahr 2020 ist delaware Germany (ehemals Dr. Lauterbach & Partner GmbH) der delaware Partnership beigetreten. Als langjähriger SAP-Partner und seit März 2023 SAP Platinum Partner bieten wir mittelständischen und großen Unternehmen weltweit eine hochintegrierte Komplettlösung zur Geschäftsprozessautomatisierung an, um nachhaltig wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit unserer einzigartigen LP. Print & Packaging-Lösung verfügen wir über rund 30 Jahre Branchenexpertise. Daneben sind wir auch für Kunden in der Automotive- und Maschinenbau-Branche (Discrete Manufacturing) tätig.

Zur Unterstützung unseres Partnerteams in Deutschland suchen wir eine/n engagierte/n und vertrauensvolle/n Executive Assistant / Assistentin der Partner (m/w/d).

Was wirst du bei uns machen?

Executive Assistant / Sparringspartner:in des Führungsteams

Proaktive Unterstützung der Partner und des Führungsteams im Tages- und Strategiegeschäft
Strukturierung und Begleitung von Führungsteam-Meetings (Agenda, Entscheidungsgrundlagen, Follow-ups)
Organisation und Moderationsunterstützung von Workshops, Offsites und Leadership-Formaten
Erstellung von Präsentationen, Management-Reports und Entscheidungsunterlagen
Nachverfolgung von strategischen Beschlüssen, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten
Zentrale Schnittstelle zwischen Führungsteam, Management, HR, Finance, Sales und Delivery

Führungsteam-, Team- & Personalentwicklung

Aktive Unterstützung des Führungsteams bei Themen der Team- und Personalentwicklung
Organisation und Koordination von: Leadership-Workshops, Team-Offsites und Retrospektiven
Unterstützung bei der Konzeption, Planung und Umsetzung von: Führungskräfteentwicklungsmaßnahmen, Team- und Kulturinitiativen
Sicherstellung einer klaren, konsistenten und zielgruppengerechten internen Kommunikation zu Entwicklungs- und Führungsthemen
Enge Zusammenarbeit mit HR bei Personalentwicklungs-, Feedback- und Change-Themen
Unterstützung bei der Dokumentation und dem Tracking von Entwicklungsmaßnahmen

Organisation & Administration
Vorbereitung von Partner- und Managementmeetings inkl. Agenda und Protokollen
Nachverfolgung von To-dos, Entscheidungen und Deadlines
Pflege von Dokumenten, Ablagen und Management-Übersichten
Unterstützung bei administrativen Prozessen (z. B. Abrechnungen, Freigaben, Budgets)

Kommunikation & Stakeholder Management
Zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder
Eigenständige, professionelle Kommunikation in Deutsch und Englisch
Vorbereitung und Koordination von internen Kommunikationsformaten
Sicherstellung eines transparenten Informationsflusses zwischen Führungsteam, Mitarbeitenden und zentralen Funktionen
Sensibler Umgang mit vertraulichen Personal-, Entwicklungs- und Managementthemen

Datenschutzkoordinator:in (DSGVO)

Abstimmung von Datenschutz-Themen mit dem externen Datenschutzbeauftragten
Beratung des Führungsteams und der Mitarbeitenden zu Datenschutzthemen
Überwachung der Einhaltung der DSGVO und interner Datenschutzrichtlinien
Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen
Durchführung von Awareness- und Schulungsmaßnahmen
Ansprechpartner:in für externen Datenschutzbeauftragten, Behörden, Betroffene und externe Stellen

ISO/IEC 27001-Beauftragte:r (ISMS)

Pflege und Weiterentwicklung des ISMS nach ISO/IEC 27001
Koordination von Richtlinien, Dokumentationen und Maßnahmen
Vorbereitung und Begleitung interner und externer Audits
Unterstützung bei Risikoanalysen, Management-Reviews und Awareness-Maßnahmen

Deine Skills sind gefragt:

Mehrjährige Erfahrung als Executive / Management Assistant oder in einer vergleichbaren Vertrauensrolle
Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungsteams und Managementkreisen
Praxiserfahrung in Team- und/oder Personalentwicklungsprojekten
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit MS Office / M365
Hohe Diskretion, Integrität und Verantwortungsbewusstsein
Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke
Fähigkeit, auf Augenhöhe mit Führungskräften zu agieren
Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
Gespür für Menschen, Teams und organisationale Dynamiken
Du kannst an mindestens 3 Tagen vor Ort in Zweibrücken arbeiten

Karriere mit Perspektive: Entfalte dein Potenzial in unserem dynamischen Team.

Unsere Benefits für dich



Work-Life-Balance	Arbeitsatmosphäre	Events	Weiterbildung & Förderung
Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage bezahlten Urlaub, mobiles Arbeiten und Vereinbarkeit von Familie & Beruf sind bei uns kein Problem.	Ein modernes, dynamisches Umfeld mit flachen Hierarchien und einer herzlichen "Du-Kultur" zeichnet uns aus.	Feiern und Spaß kommen bei uns nie zu kurz. Teamevents und Firmenfeiern gibt es bei uns regelmäßig.	Bei uns gibt es ein individuelles Onboarding, Karriereplanung, Workshops, Mentoring-Programme und einen internen Learning-Hub, damit wir deine Kompetenzen fördern können.



Moderner Arbeitsplatz	Gesundheit	Sicherheit
Bei uns erhältst du Firmen-Handy und -Laptop der neuesten Generation, Ladesäulen für dein E-Auto und kostenlose Parkplätze.	Du möchtest vergünstigt im Fitnessstudio trainieren oder dir gleich ein Jobrad leasen - bei uns ist das möglich! Darüber hinaus erhältst du ein jährliches Gesundheitsguthaben, das du für Zuzahlungen zu medizinischen Leistungen nutzen kannst.	Unbefristete Verträge sind bei uns Ehrensache! Für deine Zukunft unterstützen wir dich mit unserer betrieblichen Altersvorsorge.

Wo wirst du arbeiten?

Zweibrücken

Zurzeit arbeiten weltweit etwa 4.600 Mitarbeiter aus 19 verschiedenen Ländern bei uns. In Deutschland haben wir Niederlassungen in Zweibrücken und Hamburg, wo unser Team auf 130 Mitarbeiter angewachsen ist. Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von flachen Hierarchien, einer herzlichen Du-Kultur und der Möglichkeit deine Arbeit flexibel an deine individuellen Lebensumstände anzupassen. Bei uns sind Werte wie "Work-Life-Balance", "Home-Office", "Diversität" und "offene Kommunikation" keine leeren Versprechen, sondern werden aktiv in unserem Arbeitsalltag umgesetzt. Unsere tägliche Arbeit wird zudem von unseren fünf Unternehmenswerten Entrepreneurship, Respect, Team Spirit, Commitment & Care geleitet.

Wenn du eine dynamische Umgebung suchst in der Innovation, Zusammenarbeit und persönliche Entwicklung im Mittelpunkt stehen, dann bist du bei uns genau richtig!

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Philip Leitner - Senior Talent Sourcer

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