COVID-19: impacto nas organizações sem fins lucrativos

A Cruz Vermelha Flandres e a Zorgbedrijf Antwerpen oferecem uma ampla gama de serviços de assistência. Enquanto as atividades da Cruz Vermelha vão de sua conhecida coleta de sangue e serviços de primeiros socorros à pesquisa de sangue e plasma, os solicitantes de asilo apóiam e organizam férias para pessoas com deficiência.

A Zorgbedrijf Antwerpen opera 18 casas de repouso, 3.350 apartamentos, 44 serviços centros e 7 centros de atendimento a jovens, entre outras atividades. "Como atuamos em tantos campos que estão intimamente relacionados a pessoas vulneráveis e assistência médica, a pandemia do COVID-19 reorganizou completamente nossas operações do dia-a-dia", concordam Cath Meulemans e Karolien Geudens.

Como o surto de COVID-19 afetou suas atividades operacionais?

Geudens: “Algumas atividades pararam completamente, incluindo nossos cursos de treinamento, nossos serviços de primeiros socorros para grandes eventos e nossas atividades de hotel em Zuienkerke. Nosso serviço de coleta de sangue era muito menos necessário: como a cirurgia não essencial era proibida, a demanda caiu mais de 50%. Por outro lado, outras atividades prosperaram: nossas ambulâncias transportaram mais de 3 mil pacientes com COVID-19, mais de 9 mil voluntários apoiaram equipes em asilos, nossos laboratórios testaram amostras de possíveis pacientes com COVID-19 e começamos a coletar o plasma de pacientes recuperados para testes. Além disso, ajudamos Sciensano a testar amostras de sangue para detectar anticorpos. ”

Isso levou a muitas mudanças no planejamento da sua força de trabalho?

Geudens: “A Cruz Vermelha de Flandres emprega 1.400 pessoas, além de mais de 13.000 voluntários. Ficamos muito felizes em manter a maior parte do pessoal da nossa folha de pagamento ativa durante a crise. Nossos funcionários de escritório já haviam começado a trabalhar remotamente antes do bloqueio, pois queríamos protegê-los contra o vírus. Muitos funcionários, como as pessoas em nossos laboratórios e em nossos 13 centros de doação de sangue, tiveram que trabalhar ainda mais do que antes. Tivemos que colocar alguns funcionários que trabalhavam em nossos hotéis e cursos de primeiros socorros em desemprego temporário, mas logo eles conseguiram voltar ao trabalho e ajudar com os voluntários da crise - graças à flexibilidade de alguns de nossos funcionários. ”.

Meulemans: “Também queríamos evitar o regime de desemprego temporário. Estamos muito orgulhosos de termos conseguido isso mudando tarefas e trocando de emprego. Nos lares de idosos, introduzimos um cronograma de turnos para compensar a falta de recursos. A carga de trabalho era muito mais pesada para cada membro da equipe, mas fiquei surpresa com a flexibilidade e resistência de todos em mudar de emprego ou realizar tarefas extras para ajudar os colegas. Conseguimos escalar a uma velocidade realmente impressionante. ”

Qual é o tamanho do impacto financeiro de todas essas mudanças?

Geudens: “Realmente grande. Ao contrário do que muitas pessoas pensam, esses não são apenas tempos difíceis para o setor privado - também sofremos quedas substanciais na renda e tivemos que suspender completamente algumas operações. Isso impactou nossas receitas, enquanto os custos fixos permaneceram. O boom dos serviços de ambulância e os testes COVID-19 não podem compensar essa perda. Tivemos que, por exemplo, reorganizar completamente nossas atividades de laboratório para testar amostras de COVID-19 e ajudar Sciensano. Além das perdas financeiras ocorridas em nossa organização central, nossos grupos locais estão enfrentando um grande problema de fluxo de caixa, pois não podem prestar serviços de primeiros socorros em eventos até 31 de agosto, e a conhecida campanha de adesivos rendeu apenas 805 mil euros, em vez dos 3,5 milhões de euros do ano passado. Graças à cobertura da imprensa, recebemos muitas doações para compensar essa perda, mas não será suficiente. ”

Meulemans: “O surto de COVID-19 também afetou significativamente nossas finanças: até o momento, a crise nos custou em torno de 2 a 3 milhões de euros. Embora nossas receitas tenham diminuído porque não podemos admitir novos moradores, o custo do absenteísmo nas primeiras semanas e o equipamento de proteção, entre outras coisas, são enormes. Ainda mais, decidimos acelerar uma série de investimentos em digitalização. Os residentes de nossos apartamentos de serviços agora usam crachás em vez de chaves para acessar suas casas - o que é mais à prova de corona. Felizmente, nosso fluxo de caixa é aceitável. Isso nos ajuda a enfrentar esta tempestade.

Quais são suas principais responsabilidades como CFO durante esta crise?

Meulemans: “Duas vezes por dia, os membros da equipe de crise discutem como abordar os regulamentos que mudam rapidamente. Essa reunião nos ajuda a mudar rapidamente o curso, se necessário, para responder a novas idéias ou novas decisões das autoridades. Decidimos, por exemplo, comprar todos os EPIs centralmente e distribuí-los para evitar que cada centro acumule equipamentos e suprimentos. Também mudamos nossa abordagem ao faturamento: os residentes de nossos apartamentos de serviço agora recebem uma única fatura por mês que agrupa todos os seus custos. Decisões como essas nos ajudam a proteger nosso fluxo de caixa. ”

Geudens: “Realizamos breves reuniões da equipe de gerenciamento todos os dias, principalmente para discutir tópicos operacionais. As finanças são revisadas durante a reunião do comitê de gerenciamento. As simulações dos melhores e piores cenários que criamos nos ajudam a entender o potencial impacto da crise em nosso fluxo de caixa, orçamentos e modelo financeiro. Eles servem como ponto de partida para priorizar e revalidar nossas decisões de investimento. ”

Meulemans: “Também procuramos maneiras de cortar custos e adiar despesas. Planejamos investir em mais imóveis, mas, desde então, suspendemos esse investimento. Por outro lado, atribuímos grande importância à garantia de continuidade dos investimentos em digitalização. ”

A necessidade de digitalização é uma das lições que você aprendeu durante essa crise?

Meulemans: “Aprendemos muitas coisas diferentes, o que definitivamente nos ajudará a seguir em frente e nos preparararmos para uma possível segunda onda do COVID-19. Mas, de fato, experimentamos os benefícios da digitalização de longo alcance. Essa crise demonstrou claramente que o uso de relatórios oportunos, precisos e completos é essencial para estar preparado para o que está por vir. Graças aos esforços da delaware, por exemplo, conseguimos coletar todos os custos relacionados ao COVID-19 em nosso sistema SAP S/4HANA durante a crise, o que nos ajuda a manter uma visão geral como uma base sólida para a tomada de decisões. A missão da Zorgbedrijf Antwerpen é fornecer atendimento de alta qualidade. Se quisermos melhorar constantemente nossos serviços sem um grande sistema de back office, temos que investir em tecnologia. O SAP S/4HANA nos ajudou a otimizar nossos processos operacionais, simplificamos nossos dados mestre como base para BI e planejamos introduzir mais automação com robótica - definitivamente também para finanças. ”

Geudens: “A Cruz Vermelha conta com o Microsoft Dynamics 365 para otimizar e digitalizar suas operações financeiras e de compras. Por enquanto, usamos principalmente o Excel para simulações e previsões, mas esperamos mudar de marcha nesse campo em um futuro próximo. No passado, eu fazia previsões duas vezes por ano. Agora, entendemos a importância das simulações e previsões para manter o controle. Além disso, a pandemia ocorreu no meio do nosso fechamento de fim de ano. Tradicionalmente, essa é uma tarefa muito complexa, pois precisamos consolidar as demonstrações financeiras de nossos serviços centrais com as de 241 equipes de voluntários regionais. ”

A crise do coronavírus lançou uma nova luz sobre seu papel como CFO?

Geudens: “Mais do que nunca, eu me senti como o parceiro da equipe financeira ao trazer uma perspectiva proativa para o gerenciamento financeiro. No setor sem fins lucrativos, isso pode ser ainda mais importante do que em outras organizações. É um grande mal-entendido que a função financeira em organizações sem fins lucrativos é mais simples ou mais fácil. Eu era controlador de uma grande empresa de mídia no passado e devo dizer que as finanças da Cruz Vermelha da Flandres, com seu mix de funcionários e voluntários e fontes complexas de receita, são ainda mais complexas de gerenciar. ”

Meulemans: "Eu não poderia concordar mais."

Zorgbedrijf Antwerpen em números (2020)

• Atividades: serviços para idosos e famílias com crianças pequenas e apoio a famílias
• Fundada em 2009
• Sede: Antwerpen, Bélgica
• 4.350 funcionários

Cruz Vermelha Flandres em números (2020)

• Atividades: coleta de sangue, primeiros socorros, serviços de emergência, etc.
• Fundada em 1864 (Cruz Vermelha da Bélgica)
• Sede: Mechelen, Bélgica
• 1.400 funcionários (+13.000 voluntários)