O trabalho remoto via Teams – 3 práticas recomendadas

mar 20, 2020
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O coronavírus/COVID-19 nos surpreendeu: de repente, trabalhar remotamente se tornou uma norma e não a exceção. Compreensivelmente, a falta de uma estrutura sólida de governança e curva de aprendizado - lembra-se desse luxo? — pode causar confusão. Nestes tempos difíceis, a equipe Digital Workplace da delaware oferece ideais e as melhores práticas — e uma linha direta para todas as dúvidas e preocupações.

A equipe do Digital Workplace tem anos de experiência em iniciar empresas com tecnologias de trabalho remoto - inclusive dentro de sua própria empresa. “Nos últimos anos, configuramos a infraestrutura para permitir que todos trabalhem remotamente, o Microsoft Teams foi implantado em toda a empresa, etc.”, explica Serge Desaranno, gerente da delaware. “ Antes trabalhavamos juntos nos escritórios da delaware, agora nós trabalhamos remotamente em casa, devido ao COVID-19, a mudança ocorreu sem problemas. Afinal, a “nova maneira de trabalhar” não é nova para os #peopleofdelaware. ”

Embora todas as empresas sejam diferentes, as equipes geralmente veem o mesmo tipo de perguntas e desafios em todos os projetos. Como resultado, Serge e sua equipe criaram uma série de boas práticas e ideias para organizar o trabalho remoto, tanto para as empresas quanto para os funcionários individuais. “Entendemos o desafio que muitas organizações enfrentam atualmente - mesmo que já tenham um sistema como o Office 365 ou o Microsoft Teams. No entanto, com algumas diretrizes importantes, eles podem evitar confusões e caos e garantir a eficiência o máximo possível. ”

Regra #1: Faça acordos claros

Sem a interação cara a cara, há muito mais espaço para os mal-entendidos. Sua equipe pode eliminar isso definindo algumas regras básicas, incluindo:

  1. Manter agendas compartilhadas (Outlook ou outras) atualizadas em tempo real.
  2. O uso correto da indicação de status das equipes, como "ocupado", "disponível" e "não perturbe". Você pode alterar seu status no canto superior direito.
  3. Concorde com o uso de ferramentas para chamadas em conferência para todos via equipes, com o vídeo ativado por padrão.
  4. Manter a colaboração de todos em relação às atividades da equipe e usar canais privados dentro da mesma para projetos específicos, em vez de criar um grupo.
  5. Respeitar o objetivo de cada canal para evitar confusão e melhorar a velocidade de localização de conteúdo.

Regra #2: Escolha o canal de comunicação certo

Sem a opção de simplesmente ir até à mesa do seu colega ou marcar uma reunião pessoalmente, a pergunta permanece: como posso me comunicar melhor com meus colegas?

  1. Anúncios gerais, compartilhamento de conhecimento, perguntas práticas: publique-o no canal público de uma equipe.
  2. Anúncios relevantes para um subconjunto de colegas, como equipe ou CLT: publique sua postagem em uma subequipe (correspondente a um canal privado) ou configure uma reunião de equipes.
  3. Anúncio para um número limitado de pessoas, por exemplo, referente a um projeto específico: publique na equipe relacionada ao projeto ou inicie um bate-papo em grupo ou uma reunião de equipes.
  4. Um anúncio individual ou uma pergunta curta: pressione o botão de bate-papo ou ligue para eles.

Dicas!

  1. Chat em grupo se estendendo demais? Inicie uma conferência ou vídeo chamada para economizar tempo e esclarecer tudo rapidamente.
  2. Falta alguém no chat ou na chamada em grupo? Você pode adicioná-lo rapidamente durante a chamada, pressionando o botão no canto superior direito abaixo da sua própria imagem de perfil.

Regra # 3: Realize reuniões regulares da equipe, mas mantenha-a eficiente

As interações devem ocorrer frequentemente no nível da equipe, são muito importantes ao trabalhar remotamente. Você pode aumentar a eficiência respeitando algumas regras básicas:

  1. Seja breve: as apresentações, por exemplo, devem ser reduzidas o máximo possível, pois o tempo de atenção para a audição remota é menor que nas interações face to face. Tente permanecer dentro do intervalo de tempo planejado.
  2. Use o botão mudo se estiver ouvindo alguém fazendo uma apresentação para manter o ruído ambiente e ecoar.
  3. Mantenha as câmeras rodando para aumentar a sensação de união e aumentar a quantidade de comunicação não verbal.
  4. Use a funcionalidade Microsoft Whiteboard no Teams para substituir seu flipchart confiável e esboçar ideias e visuais em tempo real. Não se esqueça de que você também pode compartilhar sua tela para mostrar aos colegas sobre o que está falando.
  5. Grave a reunião para pessoas que não puderam participar e armazene-a no espaço das equipes.

Brinque primeiro, estruture depois.

Embora essas regras não façam magicamente uma mudança repentina no trabalho remoto, lembrá-las pode ajudar a resolver alguns dos problemas iniciais. Serge explica: “Este é um momento excepcional, mas também é uma oportunidade para muitas empresas ajudarem seus funcionários a se familiarizarem com as equipes e outras plataformas para trabalhar remotamente. Em algumas semanas, essas lutas resultarão em informações valiosas sobre como configurar a infraestrutura e uma boa estrutura para refletir as necessidades exclusivas da sua organização."

Você pode entrar em contato com nossa equipe e explicar suas preocupações mais urgentes sobre o trabalho remoto.

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