Rode Kruis - Vlaanderen numérise les données de ses employés dans un dossier personnel numérique

Une organisation de soins de santé diversifiée et en constante évolution

In this context, Wouter Verheyden, HR project manager at Rode Kruis-Vlaanderen, tries to anticipate the HR situation of tomorrow: “The evolving needs of our employees and volunteers, the complexity of our company structure and the diversifying of our employee profiles make our HR work circumstances very challenging. That is why we were looking for a better way to digitally manage our personnel files so we could focus on our core tasks and care responsibilities.”

Efficacité accrue grâce à l'automatisation des processus RH

Le premier grand défi pour Rode Kruis - Vlaanderen était d'accroître l'efficacité de ses processus RH. En raison de la nature variable de leur base d'employés, le front et le back office classiques étaient insuffisants pour assurer le suivi du recrutement, de l'onboarding, de l'orientation professionnelle, des flux de performance et de nombreuses autres tâches. « C'est ce qui nous a poussés à développer un système intégré pour superviser tous ces efforts en matière de RH, les gérer nous-mêmes en ligne ou donner à nos collègues un accès pour qu'ils puissent s'occuper eux-mêmes de ces tâches », explique Lien Cools, gestionnaire de paie chez Rode Kruis - Vlaanderen. 

Un autre objectif était de rationaliser le classement des documents RH et des dossiers du personnel et d'éviter les erreurs manuelles. « Cela permettrait d'améliorer la qualité de notre documentation », mentionne Wouter, « et d'aboutir à un système de classement automatique, qui contiendrait tous les documents nécessaires pendant la période de 10 ans imposée par le GDPR. » Ce système automatique remplacerait alors tous les différents portails RH de Rode Kruis - Vlaanderen par une plateforme centrale qui abriterait toutes les informations relatives au personnel en un seul endroit.

Dossier personnel numérique : intégration automatique entre SuccessFactors et SharePoint Online

La solution à ces défis a été développée en étroite collaboration entre les équipes RH et IT de Rode Kruis - Vlaanderen et l'équipe ‘Digital Workplace’ de delaware. Une intégration entre SuccessFactors et SharePoint Online a été choisie comme technologie privilégiée pour le dossier personnel numérique. La raison principale était que la plate-forme SharePoint existante pouvait être exploitée avec des coûts minimisés. Ensemble, les équipes ont créé une page SharePoint par employé et l'ont reliée automatiquement à toutes les données personnelles dans SuccessFactors.

Cette page hybride SharePoint et SuccessFactors fait office de hub pour de multiples processus RH. Elle accomplit six tâches RH essentielles :

1. Elle crée automatiquement un dossier d'employé structuré, avec les bons droits d'accès, lorsqu'un nouvel employé est intégré dans SuccessFactors ;
2. Il transfère automatiquement les documents téléchargés dans SuccessFactors vers le dossier de l'employé, même ceux qui ont été ajoutés pendant la phase de recrutement ;
3. Il classe automatiquement les documents générés dans SuccessFactors, par exemple lorsqu'un contrat est signé manuellement, scanné et téléchargé dans SuccessFactors. L'implémentation comprend également l'option d'ajouter des codes-barres à des types spécifiques de documents, afin qu'ils puissent être reconnus et classés plus facilement ;
4. Il rassemble les documents personnels numérisés/numériques non identifiés dans un dossier de dépôt centralisé où les collègues des RH peuvent les examiner et les attribuer à un employé spécifique. Ensuite, ces documents sont aussi automatiquement ajoutés au dossier numérique de l'employé ;
5. Il gère le cycle de vie des données du personnel dans le respect de la conformité au GDPR et contrôle quel gestionnaire a accès à ces documents ;
6. Et enfin, il offre des options de recherche et de filtrage faciles pour que l'employé, les RH ou le manager puissent rapidement retrouver les documents RH qu'ils recherchent.

« La mise en œuvre du dossier des employés basé sur SharePoint s'est déroulée sans problème et a été livrée dans les délais et le budget impartis », raconte Lien, « même si l'intégration avec SuccessFactors était très complexe. Mais grâce à des tests fréquents et à des exercices de feeback d'information, nous avons réussi à résoudre toutes les erreurs rapidement et efficacement. » Wouter est d'accord : « J'ai été positivement surpris par la grande connaissance de SharePoint des consultants delaware, qui ont parfaitement compris nos exigences commerciales et ont pu nous proposer d'excellentes solutions ad hoc lorsque nous étions bloqués sur un problème. »

Amélioration de l'expérience employé

Par chance, la mise en œuvre du dossier numérique des employés de Rode Kruis - Vlaanderen a été achevée juste avant l'arrivée de la pandémie de 2020. Il a donc pu faire ses preuves immédiatement, car le département des ressources humaines et de nombreux autres employés parmi les 1 500 que compte l'organisation ont dû commencer à travailler à domicile à plein temps. Lien ajoute : « L'attribution de documents depuis la maison a été un véritable gain de temps, tout comme la possibilité d'accéder à son dossier personnel de n'importe où et à tout moment. »

« La facilité d'utilisation du dossier numérique de l'employé a été une étape importante pour Rode Kruis - Vlaanderen dans l'amélioration de l'expérience de ses employés », clarifie Serge Desaranno, responsable de l'équipe Digital Workplace chez delaware. « Cela s'est également avéré être un grand avantage pour le département des ressources humaines, car ils peuvent désormais consulter les dossiers des employés, les pièces jointes et les commentaires depuis leur espace de travail à domicile. » Le classement des contrats est également devenu plus efficace. Depuis la mise en service, plus de 400 nouveaux employés ont reçu un nouveau contrat, et un nombre équivalent de contrats d'employés existants ont été facilement modifiés grâce à cette nouvelle plateforme.

Serge continue : « Ces avantages ont déjà permis d'économiser beaucoup de temps et d'efforts pour le département RH de Rode Kruis - Vlaanderen. Si l'on compare la charge de travail actuelle avec la situation antérieure, nous avons augmenté l'efficacité des RH de 0,25 ETP, ce qui se traduit par un retour complet de l'investissement en cinq ans. » Lien et Wouter sont également satisfaits de ces chiffres et espèrent que tout le monde à Rode Kruis - Vlaanderen sera bientôt à bord : « Nous avons même reçu un retour positif d'un collègue en Afrique, qui était ravi de pouvoir accéder à son dossier numérique d'employé à l'étranger également. »

Quelle est la suite?

« Notre prochaine étape consiste à former nos collègues et nos managers sur la manière d'utiliser le nouveau dossier personnel à son plein potentiel », explique Wouter. « Nous envisageons actuellement de créer diverses formations en ligne afin d'informer et d'impliquer les employés de Rode Kruis - Vlaanderen. Le prochain point à l'ordre du jour technologique est l'ajout de codes-barres à encore plus de nos modèles, et l'introduction d'une signature numérique pour rationaliser davantage notre processus de signature. »

« Dans un avenir proche, nous aimerions également ajouter un module d'onboarding à SuccessFactors et le relier également à SharePoint Online », ajoute Lien. « Actuellement, les documents de recrutement tels que les lettres de candidature et les CV sont ajoutés manuellement à SuccessFactors et liés à SharePoint. Lorsque cette intégration sera terminée, nous devrions être en mesure de classer tous les documents d'onboarding, des demandes d’abonnements pour le train aux choix de téléphone de l'entreprise. Nous aurons alors véritablement une vue d'ensemble de toutes les données relatives à nos employés en un seul endroit. »

Vous cherchez à rationaliser vos processus RH et à gérer vos dossiers du personnel à partir d'un portail central et facile à gérer ? Contactez Serge Desaranno pour plus d'informations.