Peppol, une voie rapide vers une facturation électronique

Peppol, la voie rapide vers une facturation électronique conforme

La facturation électronique prend de plus en plus d’ampleur chez les entreprises belges. Rien d’étonnant à cela car elle est plus sûre, plus normalisée, plus efficace et plus économique que la facturation sur papier. delaware est spécialisé dans l’implémentation de la facturation électronique avec Peppol (Pan-European Public Procurement Online), une norme internationale de facturation électronique.

Pourquoi utiliser Peppol?

En Belgique, la facturation électronique est réglementée par la loi. Les entreprises peuvent utiliser des factures électroniques à condition de respecter certaines exigences légales. Il s’agit notamment de garantir que les factures électroniques sont signées à l’aide d’une signature électronique avancée, de préserver l’intégrité de la facture tout au long de son cycle de vie et de veiller à ce que les factures électroniques soient présentées dans un format structuré.

Depuis 2019, l’application de la facturation électronique est obligatoire en Belgique pour toutes les factures B2G (business-to-government). Il est prévu qu’en juillet 2024, cette obligation soit étendue aux factures B2B (comme spécifié dans la présente note politique). Par conséquent, il devient primordial pour les organisations en Belgique de passer à la facturation électronique pour rester en conformité mais aussi pour profiter des avantages de cette méthode de facturation moderne et efficace

Conformité : L’implémentation de la facturation électronique garantit la conformité aux exigences légales en matière de facturation, épargnant ainsi à votre organisation des pénalités et des problèmes juridiques potentiels.
Efficacité accrue : La facturation électronique limite le temps et les coûts associés à la facturation sur papier. Les processus de facturation automatisés minimisent également le risque d’erreurs. Par l’accélération des cycles de paiement, la facturation électronique permet de payer les fournisseurs plus rapidement.
Sécurité renforcée : Par rapport à la facturation sur papier, la facturation par voie électronique garantit une plus grande sécurité car le transfert des données est sécurisé et le risque d’activités frauduleuses est réduit.

Impact environnemental : L’implémentation de la facturation électronique dans une organisation favorise la durabilité par la diminution de la consommation de papier et des déchets liés aux méthodes de facturation traditionnelles. Elle soutient également les efforts de l’organisation en matière de responsabilité environnementale et contribue à un avenir plus vert.
Réduction des coûts : L’implémentation de la facturation sans papier permet aux entreprises de réduire les coûts associés à l’impression, au papier, à l’affranchissement et à la saisie manuelle des données. L’élimination de la facturation sur papier atténue également le risque de perte ou d’égarement des factures pouvant entraîner des dépenses supplémentaires.

Entrons dans les detail

Peppol est un ensemble de spécifications techniques initié par la Commission européenne qui permet aux entreprises et aux organisations gouvernementales d’échanger des documents électroniques - comme des factures électroniques - par delà les frontières dans un format standardisé. Cette démarche est en ligne avec la législation 2014/55/EU qui a établi une norme européenne commune de la facturation électronique pour les marchés publics, facilitant ainsi l’échange de factures entre les entreprises et les entités publiques dans l’UE.

La norme Peppol fonctionne selon un modèle à quatre coins impliquant un expéditeur, un destinataire et deux points d’accès. L’expéditeur crée un message au format du réseau et l’envoie via son point d’accès qui, à son tour, référencie l’identifiant Peppol du destinataire et transmet le message via son point d’accès. Les points d’accès confirment ensuite la bonne délivrance du message par un accusé de réception de transport.

En adoptant la facturation électronique, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations, économiser de l'argent et se préparer aux prochaines exigences locales.

Peppol avec SAP

La solution SAP Document and Reporting Compliance (DRC) couvre l’ensemble du flux de travail, de la génération de documents électroniques et de rapports de conformité au format prescrit jusqu’à l’approbation et la soumission. En outre, cette solution garantit une expérience utilisateur transparente et normalisée pour tous les rapports de conformité supportés, via l’interface intuitive de SAP Fiori.

L'un des principaux atouts de la solution est une couverture mondiale massive : la Belgique fait partie des plus de 57 pays déjà couverts par SAP DRC. Les formats spécifiques à chaque pays sont entièrement conformes à la législation belge en matière de facturation électronique, incluant les exigences pour les autorités publiques d’accepter les factures électroniques au format Peppol BIS. En tant que Point d’Accès Peppol certifié, SAP DRC peut faciliter la transmission sécurisée et fiable des factures électroniques. SAP DRC propose également toute une série de fonctionnalités pour supporter la conformité, comme un tableau de bord holistique pour unifier l’expérience utilisateur à travers les scénarios et les pays, une gestion pratique des corrections et la surveillance en temps réel de l’état de la conformité.

Envie d'en savoir plus?

Contactez Isabel De Bruyn

Peppol avec Microsoft Dynamics

Les clients de delaware qui utilisent la plateforme Microsoft Dynamics 365 F&O peuvent être assurés de leur conformité aux exigences imminentes de la facturation électronique en Belgique. Le support est fourni par une solution intégrée qui effectue la communication requise directement depuis Dynamics 365 F&O vers le réseau Peppol.

La solution delaware SmartLink assure la connexion entre votre solution Dynamics 365 F&O et le réseau Peppol. Grâce à cette connexion, une communication transparente avec ce réseau est réalisée à l’aide d’un ensemble limité d’API dédiées qui récupèrent automatiquement et en toute sécurité les informations client requises pour éviter les erreurs et les retards dans le traitement des factures, envoyer la facture au réseau et surveiller l’état de la communication de la facture en temps réel. Toutes les informations sont rassemblées dans un portail permettant aux clients et aux utilisateurs finaux de suivre ce qui se passe chez Peppol.

Envie d'en savoir plus?

Contactez Anne-Sophie Speybroeck

Pourquoi travailler avec delaware?

delaware propose une expertise dédiée aux entreprises actives dans diverses industries. Notre équipe de consultants hautement expérimentés possède les connaissances et une compréhension approfondies du marché belge et de son paysage juridique unique. Nous excellons dans l’implémentation et la personnalisation de technologies de pointe, comme SAP et Microsoft Dynamics, en veillant à ce que nos solutions soient adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Nous privilégions la collaboration et nous entretenons des partenariats étroits avec nos clients, en favorisant des relations à long terme et en fournissant un support continu pour vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux. Vous pouvez compter sur delaware pour fournir des services de conseil complets qui stimulent la croissance et le succès de votre organisation sur le marché belge et au-delà.