The smart digital workplace as employee experience reinforcement tool

"Es ist noch gar nicht so lange her, dass HR-IT-Projekte in erster Linie dazu dienten, die Personalabteilung durch die Erfassung von Daten, die Rationalisierung von Prozessen und die Optimierung von Abläufen zu unterstützen", erklären Luk Moreels, Projektleiter Intelligent Workforce, und Kristof Nuytens, HCM Solution Lead bei delaware. In der Zwischenzeit, so die beiden Experten, haben sich die Dinge schnell weiterentwickelt. Erstens, indem die Mitarbeitererfahrung in den Vordergrund rückt, mit dem Ziel, niedrigschwellige, mitarbeiterzentrierte Dienstleistungen zu organisieren. Luk: "Ich vergleiche diese Art der Mitarbeitererfahrung mit einer Bestellung auf bol.com: alles muss schnell und einfach gehen."

Kristof: "In letzter Zeit haben wir einen neuen Trend beobachtet. Das Mitarbeitererlebnis ist immer noch das Hauptziel, aber wir integrieren mehrere Lösungen in unsere Projekte. Diese Entwicklung ist logisch, denn die Mitarbeitererfahrung ist fragmentiert und hat sich in eine zersplitterte Landschaft aus unzähligen Anwendungen verwandelt. Eine Anwendung für das Onboarding, eine für das Leistungsmanagement, für Schulung und Entwicklung, für die Verwaltung, für Sozialleistungen... die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Jedes Mal muss sich ein Mitarbeiter zurechtfinden, mit separaten Logins für jede Anwendung. Außerdem können diese Apps nicht effizient miteinander verknüpft werden, was zu Überlastung und Verwirrung führt.

Aufgrund der obligatorischen Telearbeit im vergangenen Jahr hat sich auch die Einführung digitaler Kollaborationstools beschleunigt, wie z. B. digitale Meetings, aber auch Lösungen, die eher informelle Treffen ersetzen, wie z. B. das schnelle Update, das man früher im Büro gemacht hat, wenn man am Schreibtisch von jemandem vorbeikam."

Bei delaware ist ein sprunghafter Anstieg der Nachfrage aus allen Arten von Organisationen zu beobachten. Luk: "Unternehmen wenden sich an uns mit der Frage, wie sie das alles wieder zusammenführen können, wie Technologie helfen kann, die Erfahrungen der Mitarbeiter zu optimieren."

Lösungen sind bereits auf dem Markt

Kristof: "Die gute Nachricht ist, dass es solche Lösungen bereits gibt; sie waren ein Schwerpunkt für alle großen Softwareanbieter. Nehmen Sie zum Beispiel SAP Work Zone for HR, ein neues Produkt, das in den Startlöchern steht. Diese Plattform bietet einen einheitlichen und mitarbeiterzentrierten Einstiegspunkt in den Arbeitsplatz. Solche intelligenten Work Zones sind aus unserer Sicht die Zukunft, denn Sie bieten Ihren Mitarbeitern eine einzige Homepage mit Zugang zu allen Apps, Wissensdatenbanken, Schulungsinhalten und Kollaborationswerkzeugen, die sie für ihre Arbeit benötigen."

Luk: "Die Herausforderung besteht darin, all diese Informationen zusammenzubringen, da es so viele Inhalte gibt. Nehmen wir an, Sie sind ein Mitglied des Finanzteams. Sie werden in Ihrem Arbeitsbereich keine HR-KPIs sehen wollen, sondern eher Finanz-KPIs. Dann nehmen wir an, Sie tragen eine besondere Verantwortung, z. B. die eines Teamleiters. In diesem Fall benötigen Sie alle Informationen, die den Managern zur Verfügung stehen. Sie haben vielleicht bestimmte Interessengebiete, über die Sie auf dem Laufenden bleiben wollen. Und Sie haben einen bestimmten Arbeitsplatz in einer bestimmten Region und einem bestimmten Büro. Ein intelligenter digitaler Arbeitsplatz fasst alle relevanten Informationen zusammen, so dass Sie nicht suchen müssen, sondern ganz individuelle Informationen erhalten. Ein Mitarbeiter im Büro in Kortrijk hat kein Interesse daran, den Speiseplan der Kantine in Gent zu sehen. Das hilft den Menschen, intelligenter und effizienter zu arbeiten", erklärt Luk.

In der Praxis

Für UZGent digitalisieren die delaware-Berater die HR-Software durch die Implementierung einer SAP/Microsoft-Lösung. Der Prozess für die Beantragung von struktureller Freistellung wurde zum Beispiel vollständig automatisiert. Die Mitarbeiter haben nun einen persönlichen Überblick darüber, wie viel Zeit sie freinehmen können, um dann ihren Antrag und damit den digitalen (Genehmigungs-)Prozess digital zu starten. Kein Suchen mehr nach Informationen, keine Bürokratie mehr. Je effektiver man seine Arbeit erledigen kann, desto mehr Zeit bleibt für den eigentlichen Pflegeaspekt. 

Kristof: "Wir digitalisieren derzeit den Ausbildungsprozess einer großen flämischen Organisation, die in der häuslichen Krankenpflege tätig ist. Diese Organisation ist gerade dabei, sich auf die häusliche Pflege zu spezialisieren. Bis vor kurzem wurden die Schulungen in Form von zweistündigen, großen Versammlungen in einem Gruppenraum durchgeführt. Heute werden diese Art von Schulungen zu neuen medizinischen Geräten digital angeboten. Die Teammitglieder nehmen an der Schulung teil, wann es ihnen passt, die Organisation verfolgt, wer die Schulung absolviert hat, die Prüfungen finden ebenfalls digital statt und das Zertifikat wird automatisch dem Kompetenzprofil des jeweiligen Mitarbeiters hinzugefügt. Dieser Automatisierungsgrad führt zu einer enormen Zeitersparnis, die in der jetzigen Situation noch schneller umgesetzt wird."

Fahrplan für Mitarbeitererfahrungen

Die Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes erfordert die Installation mehrerer Systeme, die logischerweise miteinander verknüpft werden müssen. Kristof: "Genau darauf hat sich delaware spezialisiert, und unser Ansatz ist einzigartig. Wir haben eine Methode entwickelt, um die digitalen Tools und Prozesse, die die Mitarbeiter unterstützen, strukturell zu erfassen."

Unsere spezialisierten Berater erstellen in Zusammenarbeit mit den funktionalen Service-Centern des Kunden wie HR, IT, Kommunikation, Marketing und Finanzen eine Zusammenfassung bzw. eine Employee Experience Roadmap, ausgehend von einer Analyse der Employee Experience Gaps, der Lücken in Prozessen und Tools. Darauf folgt eine Analyse der verwendeten Systeme, der Herausforderungen und Ziele. Alle Ergebnisse werden dann in einem mittelfristigen Plan modelliert, nachdem ein Konsens mit allen beteiligten Abteilungen erzielt wurde, begleitet von einem klaren Budget und ROI."

Das ultimative Ziel: der zufriedene Mitarbeiter

Das Arbeiten aus der Ferne wird bleiben, so sieht man es zumindest bei delaware, und die Fähigkeit, sich digital zu verbinden, wird eine Grundvoraussetzung bleiben. Kristof: "Die Mitarbeiter empfinden einen Arbeitsplatz dann als sinnvoll, wenn sie effizient arbeiten können und ihnen maßgeschneiderte Informationen zur Verfügung stehen. Auch die Belegschaften werden immer mobiler. Onboarding, Offboarding, Crossboarding, ... sind an einem digitalen Arbeitsplatz kein Problem, da alle Informationen, Prozesse und Tools dem Mitarbeiter folgen, wohin er geht. Darüber hinaus wird ein digitaler Arbeitsplatz auch dem zunehmenden Wunsch nach flexiblem Arbeiten gerecht. Unsere Schlussfolgerung? Ein intelligenter, digitaler Arbeitsplatz hilft unseren Kunden, ein vernetztes und engagiertes Team von Mitarbeitern zu schaffen."

Möchten Sie anfangen?

Schritt für Schritt zu einem intelligenten digitalen Arbeitsplatz?

Luk Moreels (luk.moreels@delaware.pro) und 

Kristof Nuytens (kristof.nuytens@delaware.pro) erklären Ihnen gerne, wie Sie dabei vorgehen können.