O trabalho remoto via Teams – 3 práticas recomendadas
O coronavírus / COVID-19 nos surpreendeu: de repente, trabalhar remotamente se tornou uma norma e não a exceção. Compreensivelmente, a falta de uma estrutura sólida de governança e curva de aprendizado - lembra-se desse luxo? - pode causar confusão. Nestes tempos difíceis, a equipe Digital Workplace da delaware oferece ideais e as melhores práticas - e uma linha direta para todas as dúvidas e preocupações.
A equipe do Digital Workplace tem anos de experiência em iniciar empresas com tecnologias de trabalho remoto - inclusive dentro de sua própria empresa. “Nos últimos anos, configuramos a infraestrutura para permitir que todos trabalhem remotamente, o Microsoft Teams foi implantado em toda a empresa, etc.”, explica Serge Desaranno, gerente da delaware. “ Antes trabalhavamos juntos nos escritórios da delaware, agora nós trabalhamos remotamente em casa, devido ao COVID-19, a mudança ocorreu sem problemas. Afinal, a “nova maneira de trabalhar” não é nova para os #peopleofdelaware. ”
Embora todas as empresas sejam diferentes, as equipes geralmente veem o mesmo tipo de perguntas e desafios em todos os projetos. Como resultado, Serge e sua equipe criaram uma série de boas práticas e ideias para organizar o trabalho remoto, tanto para as empresas quanto para os funcionários individuais. “Entendemos o desafio que muitas organizações enfrentam atualmente - mesmo que já tenham um sistema como o Office 365 ou o Microsoft Teams. No entanto, com algumas diretrizes importantes, eles podem evitar confusões e caos e garantir a eficiência o máximo possível. ”
Regra #1: Faça acordos claros
Sem a interação cara a cara, há muito mais espaço para os mal-entendidos. Sua equipe pode eliminar isso definindo algumas regras básicas, incluindo:
- Manter agendas compartilhadas (Outlook ou outras) atualizadas em tempo real.
- O uso correto da indicação de status das equipes, como "ocupado", "disponível" e "não perturbe". Você pode alterar seu status no canto superior direito.
- Concorde com o uso de ferramentas para chamadas em conferência para todos via equipes, com o vídeo ativado por padrão.
- Manter a colaboração de todos em relação às atividades da equipe e usar canais privados dentro da mesma para projetos específicos, em vez de criar um novo grupo.
- Respeitar o objetivo de cada canal para evitar confusão e melhorar a velocidade de localização de conteúdo.
Regra #2: Escolha o canal de comunicação certo
Sem a opção de simplesmente ir até a mesa do seu colega ou marcar uma reunião pessoalmente, a pergunta permanece: como posso me comunicar melhor com meus colegas?
- Anúncios gerais, compartilhamento de conhecimento, perguntas práticas: publique-o no canal público de uma equipe.
- Anúncios relevantes para um subconjunto de colegas, como equipe ou CLT: publique sua postagem em uma subequipe (correspondente a um canal privado) ou configure uma reunião de equipes.
- Anúncio para um número limitado de pessoas, por exemplo, referente a um projeto específico: publique na equipe relacionada ao projeto ou inicie um bate-papo em grupo ou uma reunião de equipes.
- Um anúncio individual ou uma pergunta curta: pressione o botão de bate-papo ou ligue para eles.
Dicas!
- Chat em grupo se estendendo demais? Inicie uma conferência ou vídeo chamada para economizar tempo e esclarecer tudo rapidamente.
- Falta alguém no chat ou na chamada em grupo? Você pode adicioná-lo rapidamente durante a chamada, pressionando o botão no canto superior direito abaixo da sua própria imagem de perfil.
Regra # 3: Realize reuniões regulares da equipe, mas mantenha-a eficiente
As interações devem ocorrer frequentemente no nível da equipe, são muito importantes ao trabalhar remotamente. Você pode aumentar a eficiência respeitando algumas regras básicas:
- Seja breve: as apresentações, por exemplo, devem ser reduzidas o máximo possível, pois o tempo de atenção para a audição remota é menor do que nas interações face to face. Tente permanecer dentro do intervalo de tempo planejado.
- Use o botão mudo se estiver ouvindo alguém fazendo uma apresentação para manter o ruído ambiente e ecoar.
- Mantenha as câmeras rodando para aumentar a sensação de união e aumentar a quantidade de comunicação não verbal.
- Use a funcionalidade Microsoft Whiteboard no Teams para substituir seu flipchart confiável e esboçar idéias e visuais em tempo real. Não se esqueça de que você também pode compartilhar sua tela para mostrar aos colegas sobre o que está falando.
- Grave a reunião para pessoas que não puderam participar e armazene-a no espaço das equipes.
Dicas!
Confira os vídeos de treinamento do Microsoft Teams no Youtube para obter dicas mais práticas.
Brinque primeiro, estruture depois.
Embora essas regras não façam magicamente uma mudança repentina no trabalho remoto, lembrá-las pode ajudar a resolver alguns dos problemas iniciais. Serge explica: “Este é um momento excepcional, mas também é uma oportunidade para muitas empresas ajudarem seus funcionários a se familiarizarem com as equipes e outras plataformas para trabalhar remotamente. Em algumas semanas, essas lutas resultarão em informações valiosas sobre como configurar a infraestrutura e uma boa estrutura para refletir as necessidades exclusivas da sua organização."
Você pode entrar em contato com nossa equipe e explicar suas preocupações mais urgentes sobre o trabalho remoto.