Petrochemiereus INEOS promoot digitale samenwerking met ShareBox

Als federatie van business units is de INEOS-groep op unieke wijze ingericht. “Elke unit is volledig zelfstandig”, zegt Fabrizio Mio, hoofd IT van de business unit O&P North. “En hoewel elk bedrijf zijn eigen strategische en IT-beslissingen neemt, beseften we dat de samenwerking veel beter kon door nieuwe digitale tools te introduceren.”

Volledig gebruikmaken van de opties van Office 365

Als eerste stap op weg naar een digital workplace voor INEOS zetten Fabrizio en zijn team een aantal belangrijke functies op een rij. “De informatie in het INEOS-netwerk moest bijvoorbeeld voor iedereen beschikbaar zijn”, zegt hij. “Ten tweede moest het e-mailsysteem groepsbreed worden gedeeld, wat inhield dat er verschillende hordes op IT-gebied moesten worden genomen.”

In 2015 heeft het IT-team van INEOS O&P North het huidige Lotus Notes e-mailsysteem opnieuw onder de loep genomen en besloten over te stappen naar Office 365. “Deze keuze was echter slechts de eerste in een reeks beslissingen op weg naar het volledig benutten van de Office 365-suite. We hebben daarom een hele reeks mogelijkheden voor toekomstige implementatie vastgesteld.”

Het team van Fabrizio sprak met delaware om de beste aanpak voor INEOS te bepalen. “We werken al sinds het begin van de jaren 2000 met delaware samen. delaware heeft diepgaande kennis van ons bedrijf en de unieke behoeften van onze klanten”, aldus Fabrizio.

Serge Desaranno, manager en Digital Workplace Strategy Consultant bij delaware, gaf een presentatie over de eigenschappen en voordelen van de digital workplace en de gecombineerde voordelen van Office 365 en ShareBox.

“Dit bleek prima aan te sluiten op onze visie ten aanzien van digitale samenwerking”, zegt Fabrizio. “Bovendien bood Serge in zijn presentatie een krachtig raamwerk voor de digital workplace waarmee we zowel gebruikers als het managementteam enthousiast konden maken om akkoord te gaan.”

De ideale samenwerking: Office 365 en delaware ShareBox

De INEOS-groep maakte in 2016 kennis met Office 365, waarna in oktober 2018 ShareBox werd ingevoerd na een implementatiefase van vijf maanden. Hoewel INEOS wereldwijd over specifieke functionaliteiten van de Office 365-suite kan beschikken, host ShareBox momenteel zo'n 800 samenwerkingsomgevingen en zal de uiteindelijke doelgroep 20.000 gebruikers bedragen.

“delaware heeft ShareBox intern ontwikkeld als het ideale overkoepelende samenwerkingskader voor Office 365”, aldus Serge. “ShareBox biedt kerncapaciteiten die verder gaan dan de standaard beschikbare software, zoals geautomatiseerde governancefuncties en zelfbediening voor gebruikers. Zo kunnen gebruikers samenwerkingsomgevingen aanvragen, waarna het systeem automatisch het goedkeuringsproces in gang zet en gebruikers vraagt om inactieve omgevingen te archiveren.”

“Hierdoor heeft de IT-afdeling meer tijd om zich te richten op activiteiten die waarde toevoegen”, vervolgt hij. “Gebruikers krijgen direct toegang tot hun samenwerkingsomgevingen, het bedrijf krijgt de middelen en de verantwoordelijkheid voor de goedkeuring, en data-archieven kunnen effectief en transparant worden onderhouden.

“Met ShareBox kan de IT-afdeling de Office 365 samenwerkingstechnologie op gecontroleerde wijze uitrollen zonder dat het een knelpunt vormt. Het bedrijf kan de complete levenscyclus van een samenwerkingsomgeving beheren, waardoor de bedrijfsinvesteringen beperkt blijven. Via geautomatiseerde governance krijgen gebruikers direct toegang tot hun samenwerkingsomgevingen en kunnen data-archieven effectief en transparant worden onderhouden.”

Serge Desaranno, manager en Digital Workplace Strategy Consultant bij delaware

Verandermanagement en gebruikersondersteuning maken de weg vrij

De technische implementatie is echter pas het begin van de evolutie op weg naar de digital workplace.

“Dat we de eerste stap hebben gezet, betekent niet dat onze gebruikers zich al volledig thuis voelen bij de oplossing", zegt Fabrizio. “Gebruikersondersteuning is voor ons essentieel om de waarde van de tool volledig te kunnen benutten. Om meer inzicht te krijgen in het volwassenheidsniveau van de gebruikers en hun ideeën over de oplossing geef ik trainingen en spreek ik één op één met hen.”

“Zo heb ik onlangs aan een gebruiker uitgelegd hoe de cockpit werkt en hoe deze de efficiency verhoogt. Alle functies die gebruikers nodig hebben, staan op één gepersonaliseerd scherm – taken, goedkeuringen, apps, enz. Kunt u zich voorstellen hoeveel zelfstandiger deze nieuwe manier van werken mensen maakt? Gebruikers waarderen dit, maar in het kader van gestructureerd verandermanagement moeten we ze actief blijven benaderen.”

De resultaten spreken voor zich

Na enkele maanden zien Fabrizio en zijn team al tastbare voordelen binnen hun business unit. “We hebben nog geen onderzoek gedaan, maar we merken dat het IT-team al veel minder tickets en aanvragen krijgt”, zegt hij. “Gebruikers hebben veel bevoegdheden, zijn minder afhankelijk van IT en na een training is het volwassenheidsniveau zichtbaar verhoogd.”

Daarnaast bieden de governancefuncties van ShareBox unieke voordelen voor zowel de IT-omgeving als de gebruikers. Fabrizio: “De omgeving wordt op gestroomlijnde en geautomatiseerde wijze up-to-date gehouden. De mechanismen en tools van ShareBox hebben onze gebruikers veel gedisciplineerder gemaakt bij het opzetten en onderhouden van samenwerkingsomgevingen.”

Het IT-team van INEOS O&P North richt zich nu al op het ontsluiten van specifieke functies van Office 365 en een upgrade naar ShareBox 2.0. “De digital workplace is een strategische pijler van onze systeemarchitectuur en we verwachten dat de uitrol zo'n twee jaar gaat duren”, besluit Fabrizio.

Serge: “Het is belangrijk om te beseffen dat dit geen IT-project is, maar een organisatiebreed project. Iedereen binnen het bedrijf moet zich ervan bewust zijn dat de technologieën van Microsoft en ShareBox slechts stukjes zijn van een grote puzzel die wordt aangevuld door governance, training, verandermanagement en communicatie. Als je echt gezamenlijk succes wilt bereiken, zul je je op elk van die aspecten moeten richten.”

Klaar om optimaal gebruik te maken van de kracht van digitale samenwerkingsomgevingen van Office 365? Ontdek hoe en waarom en neem contact op met een van onze digital workplace-experts.