Lhoist wereldwijde onderneming in delfstofwinning, lanceert Office 365 en ShareBox

Lhoist definieerde eerst een samenwerkingsvisie gebaseerd op drie pijlers: kennisdeling, betere communicatie mogelijk maken en samenwerkingen versterken. Daarna lanceerde Lhoist een RFP en voerde het een marktonderzoek uit, met als doel om een platform en implementatiepartner te vinden die het best past bij hun visie.

Een toekomstbestendige fundering voor de digital workplace: SharePoint Modern

“We analyseerden hoe werknemers samenwerken en welke systemen beschikbaar waren. We concludeerden dat ons landschap versnipperd was geraakt,” legt Raphaël Vander Auwera, Directeur Business Solutions & Intelligence bij Lhoist België. “We kozen Office 365 als ideale basis voor onze nieuwe samenwerkingsaanpak. Het heeft een goede reputatie, onze gebruikers zijn gewend aan de tools en het biedt de beste prijs-kwaliteitverhouding.”

Het project werd afgetrapt met het implementeren van Lhoist’s intranet platform Connect. Dit platform is gebaseerd op SharePoint en is geïmplementeerd door delaware’s digital workplaceteam. Benoît Loffet, Digital Workplace and Innovation Manager bij delaware, legt uit: “We ontwikkelden het systeem in eerste instantie met SharePoint’s klassieke webpaginafundament. Maar tussentijds benaderden we Microsoft met het idee om hun nieuwe standaard voor intranetpagina’s, Microsoft SharePoint Modern, toe te passen.”

De ondersteuning van zowel delaware als Microsoft overtuigde Lhoist ervan dat ze deze stap moesten nemen voor een toekomstbestendige digital workplace. Benoît: “Het is een vooruitstrevende keuze die destijds nog maar weinig organisaties hadden gemaakt, vanwege het gebrek aan functionaliteiten die nodig zijn voor een wereldwijd intranet.

We zetten de plus- en minpunten op een rij en presenteerden onze conclusies aan het Lhoist team. SharePoint Modern bleek op alle vlakken de voorkeursoptie. Het biedt mobiele responsiveness en veel kant-en-klare integraties die de oude standaard niet bood. Het is bovendien de toekomst van Microsoft. Ze voegen geen nieuwe functionaliteiten meer toe aan de oude standaard.”

Communicatie, kennisdeling en samenwerking

Het Connect intranetplatform stelt Lhoist medewerkers over heel de wereld in staat om informatie, communicatie, evenementen en nieuws te publiceren voor verschillende publieksgroepen. Het systeem raad gebruikers nieuwe items aan gebaseerd op hun locatie en rol. Connect combineert mogelijkheden voor personalisering en automatisering, zonder dat er configuratiewijzigingen nodig zijn.

Naast deze inspanningen om communicatie te bevorderen, helpt delaware Lhoist bij het migreren van oude kennisbanken, van SAP-portal en Lotus Notes naar het nieuwe Connect-platform. "Deze kennisbanken bevatten bedrijfsspecifieke informatie over verantwoordelijkheden, taken of technische processen die een beperkt aantal mensen moet kennen", vervolgt Raphaël. “Door ze naar ons Microsoft-intranet te verplaatsen, hebben de juiste mensen via elk apparaat toegang tot de juiste informatie. Zonder VPN's of serverproblemen.”

Om samenwerking te verbeteren heeft Lhoist intuïtieve interactie tussen werknemers mogelijk gemaakt in de cloud. Hiervoor gebruikt Lhoist SharePoint Modern en de ShareBox-oplossing van delaware voor geautomatiseerd beheer van de samenwerkingsruimten.

Gebruikers de regie geven zonder een ‘oerwoud’ te creëren

"Onze grootste angst bij de implementatie van SharePoint was het creëren van een oerwoud aan bestanden en teams", aldus Raphaël. "ShareBox - met name het dashboard - biedt belangrijke voordelen voor het vereenvoudigen van samenwerking. Het brengt governance en basisregels in beeld, het is niet te zwaar. Het biedt bovendien een gestructureerd raamwerk en een diepgaande integratie met de Office 365-suite.”

“Ongeveer 1.200 ShareBox-ruimtes hebben bestaande on-premise bestandssystemen vervangen en dat is nog maar het begin," zegt Benoît. "ShareBox automatiseert het proces voor het controleren van creatie- en toegangsrechten van samenwerkingsruimten. Dit zorgt voor grote opluchting bij zowel gebruikers als de IT-afdeling. Elke gebruiker kan nu een ShareBox maken, zonder IT in te schakelen.”

Een nieuw onderdeel van het project is de introductie van Power Apps, MS Flow en Power BI. Met deze services kunnen snel mobiele mini-apps worden gemaakt binnen het intranetplatform, om te voldoen aan de IT- en businessbehoeften van Lhoist.

Benoît: "De eerste use case was de snelle ontwikkeling van een app voor medewerkers om toegang te krijgen tot hardware, software en services. De app standaardiseert bedrijfsaanvragen en stuurt deze door naar de juiste mensen, waardoor tijd en middelen worden bespaard voor het IT-team."

Verandermanagement als centraal projectelement

Vanwege de ingrijpende gevolgen van het digitale samenwerkingsproject, zijn verandermanagement en een robuuste communicatiestrategie vanaf het begin sleutelelementen geweest. 

Benoît legt uit: "delaware’s technische team van de digital workplace werkte nauw samen met het verander- en communicatieteam om de visie van Lhoist tastbaar te maken. Sterker nog, 15 procent van delaware’s uren aan het project zijn ingezet voor het verander- en communicatieteam." 

De technische deskundigen en veranderingsdeskundigen van delaware werkten samen om de KPI’s te definiëren. Hiermee kon Lhoist het succes van het project meten en strategieën bepalen om het project op schema te houden. De veranderingsdeskundigen hebben bovendien geholpen bij de opbouw van het ambassadeursnetwerk bij Lhoist. Dit netwerk bestaat wereldwijd uit honderd mensen die de voordelen van het gebruik van Connect verspreiden.  

"Het was erg waardevol om met delaware aan het verandermanagement te werken tijdens het project", zegt Raphaël. "Ze kwamen binnen met een verfijnde aanpak, goed ontwikkelde communicatiemethoden en beproefde templates. Er was geen sprake van giswerk of 'het wiel opnieuw uitvinden'. Het team van delaware had al ruime ervaring met wereldwijde implementatieprojecten.”